Checklist voor een goed georganiseerde eerste steenlegging
Bij een eerste steenlegging komen ceremonie, ontvangst en catering op één moment samen. Begin met datum en locatie, werk daarna de gastenlijst, uitnodigingen en het programma uit. Regel parkeerplaatsen, sprekers en catering ruim vooraf en verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen. In de laatste week controleer je materialen, techniek en weersverwachting; op de dag zelf draait alles om een duidelijke looproute, een ingerichte ceremonieplek en een soepel ontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerplaatsen reserveren
Levering catering bevestigen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Sprekers en genodigden bevestigen
Toespraken verzamelen
Ceremoniescript afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Troffel en steen voorbereiden
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Naambadges klaarmaken
Aanmeldlijst afdrukken
Dranken koelen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Ceremonieplek afzetten
2 personen
Looproute vrijmaken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Audioapparatuur testen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Steen en mortel klaarzetten
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Event
Registratietafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Programma aankondigen
Welkomstwoord verzorgen
Toespraken begeleiden
2 personen
Eerste steen onthullen
3 personen
Eerste steen leggen
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Catering afdekken
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Audioapparatuur opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Beschadigde materialen melden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 60
- Statafelsaantal 4
- Kleed voor tafelaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 100
- Gebaksbordjesaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerplateausaantal 8
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 6
- Vlaggenaantal 10
- Welkomstbord
- Programmastandaard
- Naambadgesaantal 70
- Tafelnummersaantal 6
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Powerbanksaantal 2
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Buitenlampenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Messenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
- Theepottenaantal 2
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 2
- Sponzenaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilset
Ceremonie
- Gedenksteen
- Troffelsaantal 3
- Werkhandschoenenaantal 6
- Veiligheidshelmenaantal 6
- Veiligheidsvestenaantal 6
- Mortelkuip
- Metselspaanaantal 2
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 2
Catering
- Koffieurn
- Afvalbakkenaantal 4
- Koelzakkenaantal 6
- Isolatiecontainersaantal 3
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma met vaste tijden voor ontvangst, toespraken en de steenlegging. Verzamel toespraken vooraf en druk het ceremoniescript uiterlijk de dag ervoor af, zodat niemand tijdens de ceremonie hoeft te zoeken.
- Controleer de aanmeldingen minstens twee keer: één keer ongeveer twee weken vooraf en nogmaals enkele dagen voor het evenement. Gebruik de definitieve aantallen voor catering, stoelen, naambadges en parkeerplaatsen.
- Maak de ceremonieplek herkenbaar met afzetting en een vrijgemaakte looproute. Leg troffel en steen vooraf klaar en controleer of gasten vanaf hun zit- of staanplaats goed zicht hebben.
- Test de draagbare speaker, draadloze microfoons en microfoonstandaard op locatie. Leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks klaar voordat de gasten arriveren; buitenlocaties hebben vaak minder stroompunten dan verwacht.
- Neem de weersverwachting enkele dagen vooraf door en controleer partytenten, buitenlampen en ledlichtsnoeren. Zet tafels en stoelen pas definitief neer nadat je hebt bepaald waar droge, veilige looproutes blijven bij regen of wind.
Veelgestelde vragen
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een eerste steenlegging?
- Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag gasten om zich uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de bijeenkomst aan te melden, zodat catering, badges en parkeerplaatsen op tijd kunnen worden bevestigd.
- Hoeveel tijd trek je uit voor een eerste steenlegging?
- Plan meestal 60 tot 90 minuten voor ontvangst, ceremonie, toespraken en een aansluitend drankje. Reserveer daarnaast minimaal 2 uur vooraf voor opbouw, techniekcontrole en het gereedmaken van de ceremonieplek.
- Wanneer controleer je de weersverwachting voor een eerste steenlegging?
- Bekijk de verwachting 5 tot 7 dagen vooraf en controleer opnieuw op de ochtend van het evenement. Gebruik die laatste controle om tenten, buitenverlichting, looproutes en de opstelling van tafels en stoelen aan te passen.
- Hoeveel drankjes reken je per gast bij een eerste steenlegging?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Tel koffie en thee apart mee en koel de dranken uiterlijk enkele uren voor ontvangst.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!