Eine Grundsteinlegung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Grundsteinlegung müssen Zeremonie, Gästebetreuung und Baustellenlogistik zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und Gästeliste, bevor du Einladungen und Programm festlegst. Plane anschließend Reden, Catering, Parkplätze und die Ausstattung für die Zeremonie. Am Veranstaltungstag zählen ein freier Laufweg, gut sichtbare Beschilderung und ein wetterfester Plan besonders.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Parkplätze reservieren
7
Catering-Lieferung bestätigen
8
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
9
Referenten und Gäste bestätigen
10
Reden sammeln
11
Zeremonieskript ausdrucken
12
Wettervorhersage prüfen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Materialien prüfen
2 Personen
15
Kelle und Stein vorbereiten
2 Personen
16
Catering vorbereiten
3 Personen
17
Namensschilder vorbereiten
18
Anmeldeliste ausdrucken
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Location inspizieren
2 Personen
21
Zelte aufbauen
4 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Veranstaltungsort der Zeremonie absperren
2 Personen
24
Laufweg freimachen
2 Personen
25
Dekoration aufhängen
3 Personen
26
Audioausrüstung testen
2 Personen
27
Beleuchtung anbringen
2 Personen
28
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
29
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
30
Stein und Mörtel bereitstellen
2 Personen
31
Referenten empfangen
2 Personen

Event

32
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
33
Gäste begrüßen
3 Personen
34
Namensschilder verteilen
2 Personen
35
Programm ankündigen
36
Begrüßungswort übernehmen
37
Reden begleiten
2 Personen
38
Grundstein enthüllen
3 Personen
39
Erster Spatenstich
3 Personen
40
Fotomoment begleiten
2 Personen
41
Snacks servieren
3 Personen
42
Getränke servieren
3 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
45
Abfall sammeln
2 Personen
46
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

47
Catering abdecken
2 Personen
48
Möbel abbauen
4 Personen
49
Zelte abbauen
4 Personen
50
Audioausrüstung aufräumen
2 Personen
51
Dekoration entfernen
2 Personen
52
Geschirr abwaschen
3 Personen
53
Location reinigen
3 Personen
54
Müll entsorgen
2 Personen
55
Materialien sortieren
2 Personen
56
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
57
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
58
Beschädigte Materialien melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 60
StehtischeAnz. 4
Tuch für TischAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 100
TortenplattenAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierlöffelAnz. 8
ServierplattenAnz. 8

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 6
FahnenAnz. 10
Willkommensschild
Programmstandard
NamensschilderAnz. 70
TischnummernAnz. 6

Ausstattung

Tragbarer Lautsprecher
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
AußenlampenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
MesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
TeekannenAnz. 2

Reinigung

SpülbeckenAnz. 2
SchwämmeAnz. 6
PutzlappenAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 2
Wischset

Zeremonie

Gedenkstein
KellenAnz. 3
ArbeitshandschuheAnz. 6
SicherheitshelmeAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 6
Mörtelkübel
MaurerkelleAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 2

Catering

Kaffeeurne
AbfallbehälterAnz. 4
KühltaschenAnz. 6
IsoliercontainerAnz. 3
Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und verschicke die Einladungen möglichst 4 bis 6 Wochen vorher. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage, um Anmeldungen, Ernährungswünsche und Parkplätze zu klären.
Erstelle den Ablauf mit festen Uhrzeiten für Empfang, Reden und die eigentliche Grundsteinlegung. Sammle die Redetexte spätestens 7 Tage vorher und drucke das Zeremonienskript zusätzlich auf Papier aus.
Prüfe den Zeremoniebereich am Vortag: Der Laufweg muss frei sein, der Bereich abgesperrt und Kelle sowie Stein müssen direkt bereitliegen. Bei einer Baustelle sollte eine verantwortliche Person die Sicherheitsprüfung übernehmen.
Plane Zelte, Tische und Stühle nicht erst am Veranstaltungsmorgen. Der Aufbau sollte mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste beginnen, damit Mikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel getestet werden können.
Kläre das Catering 48 Stunden vorher noch einmal mit dem Lieferdienst. Getränke gehören rechtzeitig in Kühlboxen, während Namensschilder, Anmeldeliste und Willkommensschild am Eingang griffbereit liegen sollten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Grundsteinlegung einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Catering, Sitzplätze und Parkplätze geplant werden können.
Wie lange dauert eine Grundsteinlegung?: Für die Zeremonie selbst solltest du ungefähr 30 bis 45 Minuten einplanen. Mit Empfang und anschließendem Catering dauert die gesamte Veranstaltung häufig 2 bis 3 Stunden.
Wann sollte man das Catering für eine Grundsteinlegung bestätigen?: Bestätige Lieferzeit, Personenanzahl und Ernährungswünsche spätestens 48 Stunden vor der Veranstaltung. Eine erste verbindliche Gästezahl sollte bereits 10 bis 14 Tage vorher vorliegen.
Was muss man bei schlechtem Wetter für eine Grundsteinlegung vorbereiten?: Lege spätestens am Vortag fest, ob Partyzelte und Außenlampen ausreichen oder der Ablauf angepasst werden muss. Prüfe die Wettervorhersage erneut 24 Stunden vorher und halte einen trockenen, sicheren Laufweg bereit.

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