Eine Gravel-Tour von der Route bis zum Zieleinlauf organisieren
Eine Gravel-Tour steht und fällt mit einer belastbaren Route und klaren Abläufen. Lege zuerst Strecke, Start und Ziel fest, prüfe Genehmigungen sowie Barrierefreiheit und öffne erst danach die Anmeldung. In den letzten Tagen geht es um Teilnehmerdaten, Helfer, GPS-Dateien, Beschilderung und die Versorgung unterwegs. Plane außerdem Zeit für Wetterprüfung, Fahrradtechnik und Notfallkommunikation ein – diese Punkte werden bei Gravel-Touren besonders häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route endgültig ausarbeiten
2 Personen
- 2
Route auf Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 3
Genehmigungen und Zustimmungen regeln
- 4
Start- und Zielort reservieren
- 5
Versicherung für Teilnehmer organisieren
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Routeninformationen versenden
- 12
Wettervorhersage prüfen
- 13
Teilnehmerliste ausdrucken
- 14
Notrufnummern ausdrucken
- 15
Armbänder und Startnummern bereitlegen
2 Personen
- 16
Routendateien auf GPS-Geräte laden
2 Personen
- 17
Einkaufsliste prüfen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Richtungspfeile und Bänder sortieren
2 Personen
- 20
Fahrräder und Anhänger prüfen
2 Personen
- 21
Kommunikationsmittel aufladen
- 22
Kleidung und Westen bereitlegen
- 23
Startnummern befestigen
2 Personen
- 24
Route festlegen
4 Personen
- 25
Versorgungsstation einrichten
3 Personen
- 26
Start- und Zielbereich aufbauen
6 Personen
- 27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 29
Fahrradparkplatz absperren
2 Personen
- 30
Pfeile und Informationen aufhängen
2 Personen
- 31
Beschallungsanlage testen
- 32
Beleuchtung und Strom prüfen
2 Personen
- 33
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 34
Verpflegung kühlen
2 Personen
- 35
Snacks und belegte Brötchen vorbereiten
3 Personen
- 36
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
- 37
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 38
An der Registrierungstheke Dienst machen
3 Personen
- 39
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 40
Startbriefing geben
2 Personen
- 41
Teilnehmer starten lassen
4 Personen
- 42
Routeposten besetzen
3 Personen
- 43
Verpflegung verteilen
4 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Route und Teilnehmer verfolgen
2 Personen
- 46
Technische Hilfe leisten
2 Personen
- 47
Zielerfassung führen
3 Personen
- 48
Finisher empfangen
3 Personen
- 49
Suppe und Brötchen servieren
3 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Snacks auffüllen
2 Personen
- 52
Teilnehmer über die Route informieren
- 53
Fahrräder sicher abstellen
2 Personen
- 54
Letzte Teilnehmende aufnehmen
2 Personen
- 55
Routenstation abbauen
3 Personen
- 56
Preisverleihung betreuen
2 Personen
- 57
Letzte Getränke servieren
2 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
Nachbereitung
- 59
Abfall sammeln
4 Personen
- 60
Start- und Zielbereich aufräumen
5 Personen
- 61
Wegweiser und Bänder entfernen
4 Personen
- 62
Location reinigen
4 Personen
- 63
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 65
Restbestand einlagern
2 Personen
- 66
Routenunterlagen archivieren
- 67
Gefundene Gegenstände bearbeiten
- 68
Fotos und Ergebnisse veröffentlichen
- 69
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 40
- FahrradständerAnz. 12
- AbsperrgitterAnz. 20
- KühlboxenAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 130
- ArmbänderAnz. 130
- WegweiserAnz. 180
- AbsperrbandAnz. 12
- WegweiserAnz. 20
- VerkehrskegelAnz. 30
- PumpenAnz. 4
- ErsatzschläucheAnz. 30
- MultitoolsAnz. 6
- ReifenheberAnz. 12
- FahrradhandschuheAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
- RettungsdeckenAnz. 15
- WarnwestenAnz. 20
- PfeifenAnz. 8
- GPS-GeräteAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 8
- StempelkartenAnz. 130
- MedaillenhalterAnz. 130
Ausstattung
- Beschallungsanlage
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermokannenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
- LadestationenAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- TellerAnz. 150
- SchälchenAnz. 120
- MesserAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- LöffelAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 8
- ThermobecherAnz. 20
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- BrotmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 8
- SuppenkesselAnz. 3
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 10
Reinigung
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 6
- DesinfektionsmittelAnz. 4
- AbfalltrennbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Route mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Start ab. Prüfe dabei nicht nur die Kilometer, sondern auch schwierige Passagen, Umfahrungen und die Barrierefreiheit; erst danach solltest du Routeninformationen und GPS-Dateien verschicken.
- Regle Genehmigungen, Zustimmungen, Versicherung sowie Start- und Zielort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Eine mündliche Zusage reicht nicht, wenn Zufahrten, Absperrungen oder öffentliche Flächen betroffen sind.
- Erfasse bei der Anmeldung neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und Notfallkontakte. Drucke die Teilnehmerliste und Notrufnummern spätestens am Vorabend aus und bewahre zusätzlich eine digitale Kopie auf.
- Teile Helfer spätestens 7 Tage vor der Tour festen Aufgaben zu: Anmeldung, Strecke, Versorgungsstation, Technik und Ziel. Lade Funkgeräte, GPS-Geräte und Powerbanks am Vorabend vollständig und lege Ersatzakkus bereit.
- Richte die Versorgungsstation mindestens 60 Minuten vor dem ersten erwarteten Teilnehmer ein. Sortiere Wegweiser, Absperrband und Verkehrskegel nach Streckenabschnitten und prüfe Pumpen, Ersatzschläuche, Multitools und Reifenheber vor dem Aufbau.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Gravel-Tour organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Route, Genehmigungen, Versicherung und Start-Ziel-Ort brauchen den größten Vorlauf; Anmeldung und Helferplanung folgen danach.
- Wann muss die Route einer Gravel-Tour feststehen?
- Die endgültige Route sollte 4 bis 6 Wochen vor dem Start feststehen. So bleiben mindestens 2 bis 3 Wochen für Teilnehmerinformationen, GPS-Dateien, Beschilderungsplanung und eine letzte Probefahrt.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Gravel-Tour?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung und Ziel, eine für die Versorgungsstation, eine für die Strecke und eine für Technik oder Notfälle ein. Bei mehreren Streckenabschnitten sollte pro Abschnitt mindestens ein Streckenhelfer eingeplant werden.
- Was muss am Tag vor einer Gravel-Tour erledigt sein?
- Am Vorabend sollten Teilnehmerliste und Notrufnummern gedruckt, Startnummern und Armbänder sortiert, GPS-Geräte geladen und Kommunikationsmittel vollständig aufgeladen sein. Prüfe außerdem Wettervorhersage, Fahrräder, Anhänger und das komplette Reparatur- und Erste-Hilfe-Material.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!