Organiser une randonnée en gravier, étape par étape

Pour organiser une randonnée en gravier, commencez par un itinéraire réellement praticable pour les vélos et le niveau annoncé. Ensuite, sécurisez les autorisations, le départ et l’arrivée, puis ouvrez les inscriptions avec des informations précises sur la distance, le terrain et les horaires. La dernière semaine sert surtout à préparer le balisage, les vélos d’assistance, le ravitaillement et les moyens de communication. Le jour J, chaque bénévole doit connaître son poste et disposer des mêmes informations que les participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
3
Obtenir les permis et autorisations
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Organiser l'assurance pour les participants
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les informations sur l’itinéraire
12
Vérifier les prévisions météo
13
Imprimer la liste des participants
14
Imprimer les numéros d’urgence
15
Préparer les bracelets et les dossards
2 personnes
16
Mettre les fichiers d'itinéraire sur les appareils GPS
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
18
Faire les courses
2 personnes
19
Trier les flèches de parcours et les rubans
2 personnes
20
Vérifier les vélos et la remorque
2 personnes
21
Recharger les moyens de communication
22
Préparer les vêtements et les gilets
23
Fixer les dossards
2 personnes
24
Tracer l’itinéraire
4 personnes
25
Installer le poste de ravitaillement
3 personnes
26
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer la table d'inscription
2 personnes
29
Balisage du parking à vélos
2 personnes
30
Accrocher les flèches et les informations
2 personnes
31
Tester le système de sonorisation
32
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Réfrigérer les stocks
2 personnes
35
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
36
Préparer le matériel de premiers secours
37
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

38
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
39
Accueillir les participants
3 personnes
40
Faire le briefing de départ
2 personnes
41
Faire démarrer les participants
4 personnes
42
Tenir le poste de route
3 personnes
43
Distribuer les provisions
4 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Suivre le parcours et les participants
2 personnes
46
Fournir une assistance technique
2 personnes
47
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
48
Accueillir les finisseurs
3 personnes
49
Servir la soupe et les petits pains
3 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
52
Informer les participants sur l’itinéraire
53
Stationner les vélos en toute sécurité
2 personnes
54
Faire entrer les derniers participants
2 personnes
55
Démonter le poste de parcours
3 personnes
56
Animer la remise des prix
2 personnes
57
Servir les dernières boissons
2 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes

Suivi

59
Rassembler les déchets
4 personnes
60
Ranger la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
61
Retirer les flèches d’itinéraire et les rubans
4 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Rapporter le matériel
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Archiver les fichiers du parcours
67
Traiter les objets trouvés
68
Publier les photos et les résultats
69
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Porte-vélosqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Glacièresqté 8
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 130
Braceletsqté 130
Flèches de directionqté 180
Ruban de balisageqté 12
Panneaux de directionqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Pompesqté 4
Chambres à air de rechangeqté 30
Outils multifonctionsqté 6
Démonte-pneusqté 12
Gants de véloqté 4
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 15
Gilets réfléchissantsqté 20
Siffletsqté 8
Appareils GPSqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 8
Cartes de poinçonnageqté 130
Porte-médaillesqté 130

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Lampes LEDqté 8
Stations de rechargeqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 120
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 8
Mugs isothermesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 4
Saladiersqté 8
Marmites à soupeqté 3
Bacs de rangementqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Désinfectantqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Finalisez le parcours au moins 4 semaines avant le départ. Vérifiez l’accessibilité des chemins, les éventuelles restrictions et les autorisations avant de publier le formulaire d’inscription.
Indiquez dans les informations d’inscription la distance, le type de gravier, l’horaire de départ, les besoins alimentaires et le niveau d’assistance prévu. Relancez les inscrits dont les informations manquent 7 jours avant l’événement.
Préparez le balisage en deux temps : triez les flèches, rubans et panneaux la veille, puis installez-les le matin du départ avec un bénévole chargé de vérifier chaque embranchement. Retirez tout le matériel après le dernier passage.
Placez le ravitaillement à un endroit accessible aux vélos et prévoyez une solution en cas de météo défavorable. Les glacières, tables, poubelles et couvertures de survie sont souvent oubliées jusqu’au dernier chargement.
Chargez les talkies-walkies, appareils GPS et batteries externes la veille, puis testez-les avant l’accueil. Imprimez aussi la liste des participants et les numéros d’urgence : une batterie vide ou un fichier introuvable ralentit immédiatement l’organisation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée en gravier ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour une randonnée de petite ou moyenne taille. Ce délai permet de finaliser l’itinéraire, obtenir les autorisations, réserver le départ et l’arrivée, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand faut-il finaliser l’itinéraire d’une randonnée en gravier ?: Finalisez-le environ 4 semaines avant l’événement, puis contrôlez les prévisions météo et l’état des chemins dans les 72 dernières heures. Gardez une variante courte si une portion devient impraticable.
Que faut-il prévoir pour les réparations vélo pendant la randonnée ?: Préparez au moins une pompe, un outil multifonction, des démonte-pneus et des chambres à air de rechange par poste d’assistance. Pour le nombre exact, comptez un poste mobile ou fixe pour environ 30 à 50 participants selon l’isolement du parcours.
Quand envoyer les informations sur le parcours aux participants ?: Envoyez le parcours, les horaires, les consignes de sécurité et les points de ravitaillement 7 à 10 jours avant le départ. Renvoyez un rappel la veille avec les éventuelles modifications liées à la météo ou à l’accessibilité.

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