Ein Granfondo Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Granfondo greifen Anmeldung, Strecke, Verkehrssicherung und Verpflegung eng ineinander. Beginne mit dem Termin, den Genehmigungen und der Routenprüfung, bevor du Teilnehmerzahlen oder Catering festlegst. Danach folgen Anmeldung, Startnummern, Helfereinteilung und Reservierungen. In der letzten Woche zählt die Kontrolle: Wetter, Material, Kühlung, Beschilderung und Stromversorgung müssen zusammenpassen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldeformular öffnen
3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
6
Startnummern zuweisen
2 Personen
7
Routen-Genehmigungen prüfen
8
Verkehrsposten einteilen
2 Personen
9
Reservierungen bestätigen
10
Catering bestellen
11
Fahrradstellplatz einteilen
2 Personen
12
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
13
Startnummern sortieren
3 Personen
14
Willkommenspakete zusammenstellen
4 Personen
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Kühlwagen und Kühlboxen befüllen
3 Personen
17
Route erkunden
3 Personen
18
Wettervorhersage prüfen
19
Start- und Zielbereich absperren
6 Personen
20
Partyzelte aufbauen
6 Personen
21
Anmeldetische aufstellen
4 Personen
22
Fahrradständer aufbauen
4 Personen
23
Wegweiser aufstellen
6 Personen
24
Verkehrsabsperrungen aufstellen
6 Personen
25
Pfeile und Bänder anbringen
4 Personen
26
Tische für Verpflegungsstationen aufstellen
4 Personen
27
Stromversorgung anschließen
2 Personen
28
Beschallungsanlage testen
2 Personen
29
Zeiterfassung testen
2 Personen
30
Startnummern bereitlegen
3 Personen
31
Empfangstresen einrichten
3 Personen
32
Versorgungsstationen bestücken
6 Personen
33
Snacks vorbereiten
5 Personen
34
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen

Event

35
Teilnehmende empfangen
6 Personen
36
Startnummern ausgeben
5 Personen
37
Fahrradkontrollen durchführen
3 Personen
38
Teilnehmer einweisen
2 Personen
39
Start begleiten
8 Personen
40
Verkehrsposten besetzen
12 Personen
41
Versorgungsstationen besetzen
10 Personen
42
Getränke nachfüllen
4 Personen
43
Obst und Snacks auffüllen
4 Personen
44
Wegweiser prüfen
3 Personen
45
Zieleinlauf registrieren
4 Personen
46
Finisher begrüßen
5 Personen
47
Medaillen und Goodie-Bags ausgeben
4 Personen
48
Snacks servieren
4 Personen
49
Zielmusik bereitstellen
2 Personen
50
Toiletten kontrollieren
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
3 Personen
53
Zielbereich abschließen
4 Personen
54
Routenposten abmelden
2 Personen

Nachbereitung

55
Wegweiser entfernen
6 Personen
56
Verkehrsbarrieren entfernen
6 Personen
57
Zelte und Tische abbauen
6 Personen
58
Geräte ausschalten
2 Personen
59
Geschirr abwaschen
4 Personen
60
Abfall sammeln
4 Personen
61
Location reinigen
5 Personen
62
Versorgungsstationen reinigen
4 Personen
63
Materialien inventarisieren
2 Personen
64
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
65
Verkehrsmaterialien zurückgeben
3 Personen
66
Restbestand einlagern
2 Personen
67
Fundgegenstände registrieren
68
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
69
Teilnehmer informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
FahrradständerAnz. 120
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Zeitmesssystem
LaptopAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 6

Sportmaterial

StartnummernAnz. 250
StartnummernhalterAnz. 250
TeilnehmermedaillenAnz. 250
FlaschenhalterAnz. 250
ErsatzschläucheAnz. 30
FahrradpumpenAnz. 8
ReifenheberAnz. 16
Basis-FahrradwerkzeugAnz. 8
TrinkflaschenAnz. 300
RoutenpläneAnz. 250
SicherheitswestenAnz. 30
PfeifenAnz. 20
VerkehrsbarrierenAnz. 40
WegweiserAnz. 80
WegweiserAnz. 30
AbsperrbandAnz. 12
KegelAnz. 40
BodenankerAnz. 30
KabelbinderAnz. 500
GewebeklebebandAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 40

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
ThermoskannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
Kanister für TrinkwasserAnz. 10
WasserkannenAnz. 12

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 6
BodenabzieherAnz. 4
BesensetsAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 30
GummihandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 8
DesinfektionsspenderAnz. 8
ToilettenpapierhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst eine vorläufige Teilnehmerzahl fest und öffne danach das Anmeldeformular. Ernährungswünsche solltest du spätestens 7 Tage vor dem Start auswerten, damit das Catering sie berücksichtigen kann.
Prüfe die Route nicht nur auf dem Papier: Fahre sie ab und kontrolliere Kreuzungen, Engstellen und mögliche Umleitungen. Verkehrsposten und Genehmigungen sollten mindestens 4 Wochen vor dem Granfondo geklärt sein.
Sortiere Startnummern und Willkommenspakete nach Teilnehmerliste, bevor die Ausgabe beginnt. Plane für 100 Anmeldungen mindestens zwei Ausgabetische und zusätzliche Zeit für Nachmeldungen ein.
Baue Start- und Zielbereich, Fahrradständer, Zelte und Wegweiser am Vortag auf. So bleiben am Veranstaltungsmorgen nur noch Kontrolle, Kühlung, Zeitmessung und letzte Absperrungen.
Teste Zeitmesssystem, Kartenlesegeräte, Lautsprecher und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Halte Powerbanks sowie Fahrradpumpen, Ersatzschläuche und Basiswerkzeug an einem klar markierten Reparaturpunkt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Granfondo organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Streckenprüfung und Verkehrsposten sollten spätestens 4 Wochen vor dem Start feststehen.
Wann sollte man die Anmeldung für einen Granfondo öffnen?: Öffne die Anmeldung, sobald Termin, Strecke und Teilnahmebedingungen geklärt sind, meist 6 bis 8 Wochen vorher. Schließe sie für die endgültige Cateringplanung etwa 7 Tage vor dem Event.
Wie viele Helfer braucht man für einen Granfondo?: Für 100 Teilnehmer solltest du grob 10 bis 15 Helfer einplanen, zusätzlich zu den Personen für Zeitmessung und Verpflegung. Die genaue Zahl hängt vor allem von Streckenlänge, Kreuzungen und Zahl der Verkehrsposten ab.
Was muss am Tag vor dem Granfondo aufgebaut werden?: Baue Zelte, Tische, Stühle, Fahrradständer, Startnummerntische und die Wegweisung am Vortag auf. Kontrolliere außerdem Absperrungen, Lautsprecher, Strom und Kühlmöglichkeiten, damit am Startmorgen keine Aufbauarbeiten mehr blockieren.

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