Comment organiser une Granfondo sans rien laisser au hasard

Une Granfondo se prépare dans un ordre précis : d’abord les inscriptions et les autorisations, puis le parcours, les bénévoles et la logistique. Le nombre de participants détermine les postes de circulation, les dossards, les ravitaillements et le stationnement des vélos. La reconnaissance du parcours doit être faite avant le balisage, pas la veille au soir. Ce qui est souvent oublié arrive dans les dernières 48 heures : météo, alimentation, moyens de paiement, batteries et matériel de réparation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Vérifier la liste des participants
2 personnes
6
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
7
Vérifier les autorisations de parcours
8
Répartir les postes de circulation
2 personnes
9
Confirmer les réservations
10
Commander le catering
11
Aménager le parking à vélos
2 personnes
12
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
13
Trier les dossards
3 personnes
14
Préparer les kits de bienvenue
4 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Remplir les camions frigorifiques et les glacières
3 personnes
17
Reconnaître le parcours
3 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Balisage des zones de départ et d’arrivée
6 personnes
20
Monter les tentes de réception
6 personnes
21
Installer les tables d’inscription
4 personnes
22
Installer le parking à vélos
4 personnes
23
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
24
Installer des barrières de circulation
6 personnes
25
Installer les flèches et les rubans
4 personnes
26
Installer des tables pour les postes de secours
4 personnes
27
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
28
Tester le système de sonorisation
2 personnes
29
Tester le chronométrage
2 personnes
30
Préparer les dossards
3 personnes
31
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
32
Réapprovisionner les postes de secours
6 personnes
33
Préparer les en-cas
5 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

35
Accueillir les participants
6 personnes
36
Distribuer les dossards
5 personnes
37
Effectuer les contrôles des vélos
3 personnes
38
Faire le briefing des participants
2 personnes
39
Commencer l’encadrement
8 personnes
40
Tenir les postes de circulation
12 personnes
41
Assurer la permanence aux postes de ravitaillement
10 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
43
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
4 personnes
44
Vérifier les flèches d’itinéraire
3 personnes
45
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
46
Accueillir les finishers
5 personnes
47
Distribuer la médaille et le goodie bag
4 personnes
48
Servir des amuse-bouches
4 personnes
49
Assurer la musique d’arrivée
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Accueillir les derniers participants
3 personnes
53
Fermer l'arrivée
4 personnes
54
Clôturer les postes du parcours
2 personnes

Suivi

55
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
56
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
57
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Faire la vaisselle
4 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Nettoyer le lieu
5 personnes
62
Nettoyer les postes de secours
4 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Retourner les matériels de location
3 personnes
65
Retourner le matériel de circulation
3 personnes
66
Ranger le stock restant
2 personnes
67
Enregistrer les objets trouvés
68
Publier les résultats
2 personnes
69
Informer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Râteliers à vélosqté 120
Poubellesqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 4
Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Porte-dossardsqté 250
Médailles des participantsqté 250
Porte-bidonsqté 250
Chambres à air de rechangeqté 30
Pompes à véloqté 8
Démonte-pneusqté 16
Outillage vélo de baseqté 8
Bidonsqté 300
Cartes d'itinéraireqté 250
Gilets de sécuritéqté 30
Siffletsqté 20
Barrières de circulationqté 40
Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 30
Ruban de balisageqté 12
Cônesqté 40
Ancrages au solqté 30
Serre-câblesqté 500
Ruban adhésifqté 8
Piles de rechangeqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 120
Thermosqté 12

Cuisine

Glacièresqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Jerricans pour eau potableqté 10
Carafes d’eauqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Raclettes de solqté 4
Sets de balaiqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Gants en caoutchoucqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pompes de désinfectionqté 8
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer une date limite d’inscription et traitez les demandes au fil de l’eau. Recueillez dès ce moment les besoins alimentaires afin d’ajuster le catering sans commande précipitée.
Reconnaissez le parcours plusieurs jours avant l’épreuve, puis vérifiez les autorisations et les points dangereux. Préparez les panneaux, flèches et rubans par secteur pour éviter de chercher le bon matériel le matin du départ.
Attribuez les numéros de départ après la vérification finale de la liste des participants. Triez les dossards et préparez les kits de bienvenue dans l’ordre prévu pour réduire les files aux tables d’inscription.
Dimensionnez les postes de circulation selon le parcours et confirmez chaque bénévole à l’avance. Prévoyez des gilets de sécurité et des sifflets pour les personnes placées aux intersections, pas uniquement pour l’équipe d’arrivée.
Faites les courses et remplissez les glacières avant le montage. Contrôlez aussi les pompes, chambres à air, démonte-pneus, outils, rallonges, multiprises, batteries externes et terminaux de paiement avant le jour J.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Granfondo ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour gérer les inscriptions, les autorisations de parcours, les bénévoles et les réservations. Gardez les 7 derniers jours pour la reconnaissance finale, le matériel et les contrôles météo.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une Granfondo ?: Ouvrez-les idéalement 6 à 10 semaines avant le départ. Fixez une date de clôture quelques jours avant l’épreuve afin de vérifier les participants, attribuer les dossards et commander le catering sur une base fiable.
Quand installer le balisage du parcours ?: Faites une reconnaissance plusieurs jours avant, puis installez les panneaux, flèches et rubans le plus près possible du départ, généralement la veille ou le matin même. Contrôlez ensuite chaque secteur avant l’arrivée des cyclistes.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo pendant une Granfondo ?: Prévoyez au minimum des chambres à air de rechange, des pompes, des démonte-pneus et un outillage vélo de base. Répartissez ce matériel sur les points d’assistance et vérifiez-le avant l’ouverture du parcours.

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