Ein Geologiekongress Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Veranstaltungsort zuerst fest und reserviere die Räume frühzeitig. Prüfe dabei, ob Kongresstische, Stühle, ein Registrierungstisch und ein eigener Bereich für Referenten untergebracht werden können.
• Bestätige Referenten nicht nur mündlich: Bitte spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Kongress um Zusage, Vortragstitel und kurze Referenteninformationen. Setze für die Präsentationen eine Abgabefrist von mindestens sieben Tagen.
• Öffne die Anmeldung, sobald Programm und Referenten weitgehend feststehen. Erfasse neben Name und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und verschicke die Anmeldebestätigung spätestens innerhalb von drei Werktagen.
• Bestelle Catering nach der Anmeldefrist und rechne Diätmahlzeiten separat ab. Plane für jede Kaffeepause Kaffeekannen, Teekannen, Wasser, Tassen, Gläser sowie Serviergeschirr ein und kläre, wer nachfüllt.
• Teste Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, Präsentationsklicker und Funkmikrofone am Vortag. Drucke Namensschilder, Programmhefte und Wegweiser spätestens zwei Tage vorher, damit fehlende Namen oder Raumangaben noch korrigiert werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Geologiekongress planen?

Beginne etwa sechs Monate vorher mit Datum, Veranstaltungsort und dem groben Programm. Referenten sollten vier bis sechs Monate vorher angesprochen und spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Kongress verbindlich bestätigt werden.

Wann sollte die Anmeldung für einen Geologiekongress starten?

Starte die Anmeldung, sobald Programm und Referenten ausreichend feststehen, meist acht bis zehn Wochen vor dem Termin. Schließe sie etwa zehn bis vierzehn Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Catering bestellt werden können.

Bis wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?

Lege eine verbindliche Abgabefrist sieben Tage vor dem Kongress fest. So bleibt Zeit, Dateien auf dem Laptop zu prüfen, die Reihenfolge zu kontrollieren und Ersatzlösungen für inkompatible Formate vorzubereiten.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Kongresstag?

Plane mindestens drei Stunden vor Einlass für Registrierungstisch, Bestuhlung, Beschilderung, Catering und Technik ein. Der Techniktest mit jeder Präsentation und jedem Mikrofon sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.

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