Zo organiseer je een geologiecongres zonder last-minute chaos

Begin bij de congresdatum en locatie en werk daarna terug vanaf het programma. Leg eerst de inhoudelijke onderdelen vast: sprekers, lezingen en tijdsblokken. Pas daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen, catering en drukwerk, omdat aantallen en dieetwensen dan beter te voorspellen zijn. Reserveer techniek vroeg en verzamel presentaties uiterlijk enkele dagen vooraf; een projector of draadloze microfoon vervangen op de congresdag kost veel tijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Congresdatum vastleggen
2 personen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Sprekers benaderen
2 personen
5
Sprekers bevestigen
6
Lezingen verzamelen
7
Sprekersinformatie versturen
8
Aanmeldformulier maken
9
Uitnodigingen opstellen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
14
Deelnemerslijst controleren
2 personen
15
Naambadges ontwerpen
16
Naambadges printen
2 personen
17
Programmafolders printen
2 personen
18
Bewegwijzering ontwerpen
19
Bewegwijzering printen
20
Catering reserveren
21
Lunchmenu samenstellen
2 personen
22
Dieetmaaltijden bestellen
23
Koffiepauzes plannen
24
Techniek reserveren
25
Presentaties verzamelen
26
Presentaties controleren
2 personen
27
Plattegrond maken
28
Zaalindeling vastleggen
2 personen
29
Materialen verzamelen
2 personen
30
Boodschappen doen
3 personen
31
Dranken koelen
2 personen
32
Presentaties klaarzetten
2 personen
33
Zaal schoonmaken
3 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen opstellen
4 personen
36
Registratiebalie inrichten
2 personen
37
Naambadges klaarleggen
2 personen
38
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
39
Projector aansluiten
2 personen
40
Microfoons testen
2 personen
41
Presentaties testen
2 personen
42
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
43
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
44
Bewegwijzering ophangen
2 personen
45
Informatiemateriaal uitstallen
2 personen

Event

46
Registratie openen
4 personen
47
Deelnemers verwelkomen
3 personen
48
Badges uitdelen
3 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
51
Lezingen begeleiden
3 personen
52
Sprekers aankondigen
53
Presentatietijd bewaken
54
Microfoons bedienen
55
Vragenronde begeleiden
56
Pauzesnacks serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Lunchbuffet serveren
5 personen
59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
60
Buffet bijvullen
3 personen
61
Servies afruimen
3 personen
62
Avondlezingen begeleiden
3 personen
63
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
64
Afsluiting verzorgen
2 personen
65
Laatste dranken serveren
2 personen
66
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

67
Afval verzamelen
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Cateringmateriaal reinigen
2 personen
70
Zaal opruimen
5 personen
71
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
72
Techniek uitschakelen
2 personen
73
Presentaties veilig opslaan
74
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
75
Zaal schoonmaken
3 personen
76
Restmateriaal inventariseren
2 personen
77
Materialen retourneren
2 personen
78
Gevonden voorwerpen registreren
79
Deelnemersbedankje versturen
80
Sprekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 18
Stoelenaantal 170
Registratietafelaantal 2
Spreektafel
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerbestekaantal 20
Koffiekannenaantal 8
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 12

Catering

Buffetbakkenaantal 12
Chafing dishesaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen voor snacksaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
HDMI-kabelsaantal 4
USB-C-adaptersaantal 4
Laserpointeraantal 2
Flip-oversaantal 4
Flip-overstandaardsaantal 4
Presentatietimeraantal 2
Registratielaptopsaantal 2
Betaalterminal
Labelprinter

Decoratie

Congresbanneraantal 2
Tafelrokkenaantal 8
Naamkaartstandaardsaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Geologische gesteentemonstersaantal 20
Toonbankstandaardsaantal 10

Kantoor

Naambadgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Programmafoldersaantal 180
Notitieblokkenaantal 180
Balpennenaantal 200
Naamstickersaantal 200
A4-printpapieraantal 2
Markeerstiftenaantal 12
Pennenbakjesaantal 6
Clipboardsaantal 8
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Nietmachinesaantal 3
Nietjesaantal 5
Papierversnipperaar

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handdesinfectiehoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalscheidingsbakkenaantal 6

Veiligheid

Kabelgotenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Tips

Leg de congresdatum en locatie minimaal 4 tot 6 maanden vooraf vast. Controleer meteen of er genoeg ruimte is voor een registratietafel, spreektafel, congresstoelen en een aparte plek voor koffie en lunch.
Benader sprekers voordat je het definitieve programma publiceert. Vraag per lezing om titel, samenvatting, spreektijd en presentatie; stuur bevestigde sprekersinformatie uiterlijk 3 weken voor het congres.
Open de aanmelding zodra programma en uitnodiging klaar zijn, bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Verzamel dieetwensen in hetzelfde formulier en sluit de registratie 7 tot 10 dagen voor het congres af, zodat je deelnemerslijst en dieetmaaltijden kunt controleren.
Plan techniek per zaal en niet alleen per congres. Test laptop, projector, projectiescherm, presentatieklikker en draadloze microfoons minstens 2 uur voor de start; verzamel alle presentaties uiterlijk 24 uur eerder op één laptop.
Bestel catering op basis van bevestigde deelnemers en houd rekening met drie eetmomenten: koffie bij ontvangst, een lunch en geplande koffiepauzes. Zet voor water, koffie en thee aparte kannen of dispensers klaar en controleer of servies en serveerbestek per buffet aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een geologiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de locatie, datum en hoofdsprekers. Start de aanmeldingen ongeveer 8 tot 10 weken voor het congres en sluit ze 7 tot 10 dagen vooraf.
Wanneer moet je sprekers voor een geologiecongres benaderen?: Benader sprekers zodra datum, locatie en de gewenste thema’s vaststaan, meestal 3 tot 5 maanden vooraf. Vraag bevestigde sprekers uiterlijk 3 weken voor het congres om hun definitieve titel, samenvatting en presentatiegegevens.
Wanneer bestel je catering voor een geologiecongres?: Reserveer de cateraar ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en geef 7 tot 10 dagen voor het congres het definitieve aantal door. Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en bestel dieetmaaltijden apart.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een congres te testen?: Plan minimaal 2 uur voor de start van het geologiecongres voor een volledige test. Controleer laptop, projector, scherm, presentatieklikker en microfoons en zet de presentaties uiterlijk 24 uur vooraf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.