Geologiekongress organisieren: die praktische Checkliste

Ein Geologiekongress braucht früh klare Zusagen: Termin, Veranstaltungsort, Programm und Referenten hängen voneinander ab. Plane zuerst die Inhalte und Anmeldung, danach Catering, Technik und Drucksachen. Besonders leicht gehen Ernährungswünsche, Präsentationsdateien und die Ausstattung für Registrierung und Kaffeepausen unter. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Vorbereitungsschritte und hilft dir, am Veranstaltungstag nichts Wesentliches nachträglich zu beschaffen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Location reservieren
Kongressdatum festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Referenten bestätigen
Vorträge sammeln
Referenteninformationen versenden
Anmeldeformular erstellen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Namensschilder gestalten
Namensschilder drucken
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Beschilderung drucken
Catering reservieren
Mittagsmenü zusammenstellen
2 Personen
Diätmahlzeiten bestellen
Kaffeepausen planen
Technik reservieren
Präsentationen sammeln
Präsentationen prüfen
2 Personen
Lageplan erstellen
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Informationsmaterial auslegen
2 Personen

Event

Registrierung öffnen
4 Personen
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
Namensschilder ausgeben
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
Vorträge betreuen
3 Personen
Redner ankündigen
Vortragszeit überwachen
Mikrofone bedienen
Fragerunde moderieren
Pausensnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mittagsbuffet servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Abendvorträge begleiten
3 Personen
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
Abschluss organisieren
2 Personen
Letzte Getränke servieren
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringmaterial reinigen
2 Personen
Raum aufräumen
5 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Präsentationen sicher speichern
Beschilderung entfernen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Restmaterial inventarisieren
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Dankeschön an die Sprecher versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongresstischeAnz. 18
StühleAnz. 170
RegistrierungstischAnz. 2
Rednertisch
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierbesteckAnz. 20
KaffeekannenAnz. 8
TeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 12

Catering

BuffetbehälterAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten für SnacksAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
Einkäufe

Ausstattung

LaptopAnz. 2
ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
HDMI-KabelAnz. 4
USB-C-AdapterAnz. 4
LaserpointerAnz. 2
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-StänderAnz. 4
PräsentationstimerAnz. 2
Registrierungs-LaptopsAnz. 2
Kartenterminal
Etikettendrucker

Dekoration

KongressbannerAnz. 2
TischröckeAnz. 8
NamenskartenständerAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
Geologische GesteinsprobenAnz. 20
ThekenständerAnz. 10

Büro

NamensschildhalterAnz. 180
LanyardsAnz. 180
ProgrammhefteAnz. 180
NotizblöckeAnz. 180
KugelschreiberAnz. 200
NamensaufkleberAnz. 200
A4-DruckpapierAnz. 2
MarkerAnz. 12
StiftehalterAnz. 6
KlemmbretterAnz. 8
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4
TackerAnz. 3
KlammernAnz. 5
Aktenvernichter

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HanddesinfektionsspenderAnz. 8
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
AbfalltrennbehälterAnz. 6

Sicherheit

KabelkanäleAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4

Tipps

Lege Termin und Veranstaltungsort mindestens 6 Monate vorher fest. Prüfe dabei nicht nur Sitzplätze, sondern auch Raum für Registrierung, Rednertisch, Projektionsleinwand und Kaffeepausen.
Bitte Referenten spätestens 10 bis 12 Wochen vor dem Kongress um eine verbindliche Zusage. Setze für Vortragstitel, Kurztexte und Präsentationen eine feste Abgabefrist, damit das Programmheft rechtzeitig gedruckt werden kann.
Öffne die Anmeldung mindestens 8 Wochen vor dem Termin. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und verschicke eine Bestätigung, sobald die Anmeldung geprüft ist.
Bestelle Catering und Diätmahlzeiten etwa 10 bis 14 Tage vorher anhand der aktuellen Teilnehmerzahl. Plane für Kaffee- und Teepausen zusätzlich Tassen, Kannen, Wasser und Serviergeschirr ein.
Sammle Präsentationen und teste Laptop, Projektor, Leinwand, Präsentationsklicker und Funkmikrofone spätestens am Vortag. Drucke Namensschilder, Programmhefte und Wegweiser nicht erst am Morgen des Kongresses.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Geologiekongress organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Termin, Veranstaltungsort und Programmplanung. Referenten sollten etwa 10 bis 12 Wochen vor dem Kongress verbindlich zugesagt haben.
Wann sollte die Anmeldung für einen Geologiekongress starten?: Schalte das Anmeldeformular ungefähr 8 Wochen vor dem Termin frei. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu prüfen, Ernährungswünsche zu erfassen und die Teilnehmerliste zu aktualisieren.
Wann muss ich das Catering für einen Geologiekongress bestellen?: Bestelle das Catering 10 bis 14 Tage vorher auf Grundlage der aktuellen Teilnehmerzahl. Melde Diätmahlzeiten nicht nur an den Caterer, sondern gleiche sie auch mit der Teilnehmerliste ab.
Wann müssen Präsentationen und Technik für den Kongress bereit sein?: Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an und teste die komplette Technik am Vortag. Prüfe dabei Laptop, Projektor, Leinwand, Klicker und Funkmikrofone gemeinsam im Veranstaltungsraum.

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