Checklist voor een geologiecongres organiseren
Een geologiecongres vraagt om meer dan een zaal en een programma. Je moet sprekers, lezingen, inschrijvingen, dieetwensen, catering en presentatietechniek op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna het inhoudelijke programma en de uitnodigingen uit. In de laatste weken controleer je deelnemersgegevens, badges, bewegwijzering, presentaties en de opstelling van registratie, lezingen en pauzes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Congresdatum vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
Lezingen verzamelen
Sprekersinformatie versturen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Naambadges ontwerpen
Naambadges printen
2 personen
Programmafolders printen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Bewegwijzering printen
Catering reserveren
Lunchmenu samenstellen
2 personen
Dieetmaaltijden bestellen
Koffiepauzes plannen
Techniek reserveren
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Plattegrond maken
Zaalindeling vastleggen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Informatiemateriaal uitstallen
2 personen
Event
Registratie openen
4 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Badges uitdelen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Lezingen begeleiden
3 personen
Sprekers aankondigen
Presentatietijd bewaken
Microfoons bedienen
Vragenronde begeleiden
Pauzesnacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Lunchbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Avondlezingen begeleiden
3 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Laatste dranken serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringmateriaal reinigen
2 personen
Zaal opruimen
5 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Presentaties veilig opslaan
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Restmateriaal inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemersbedankje versturen
Sprekersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Congrestafelsaantal 18
- Stoelenaantal 170
- Registratietafelaantal 2
- Spreektafel
- Krukkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 180
- Glazenaantal 180
- Dinerbordenaantal 180
- Dessertbordenaantal 180
- Messenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Lepelsaantal 180
- Serveerbestekaantal 20
- Koffiekannenaantal 8
- Theepottenaantal 4
- Waterkannenaantal 12
Catering
- Buffetbakkenaantal 12
- Chafing dishesaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen voor snacksaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 12
- Koelboxenaantal 6
- Drankdispensersaantal 4
- Boodschappen
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Projectoraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- Presentatieklikkeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- HDMI-kabelsaantal 4
- USB-C-adaptersaantal 4
- Laserpointeraantal 2
- Flip-oversaantal 4
- Flip-overstandaardsaantal 4
- Presentatietimeraantal 2
- Registratielaptopsaantal 2
- Betaalterminal
- Labelprinter
Decoratie
- Congresbanneraantal 2
- Tafelrokkenaantal 8
- Naamkaartstandaardsaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Geologische gesteentemonstersaantal 20
- Toonbankstandaardsaantal 10
Kantoor
- Naambadgehoudersaantal 180
- Lanyardsaantal 180
- Programmafoldersaantal 180
- Notitieblokkenaantal 180
- Balpennenaantal 200
- Naamstickersaantal 200
- A4-printpapieraantal 2
- Markeerstiftenaantal 12
- Pennenbakjesaantal 6
- Clipboardsaantal 8
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 4
- Nietmachinesaantal 3
- Nietjesaantal 5
- Papierversnipperaar
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Handdesinfectiehoudersaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 20
- Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Veiligheid
- Kabelgotenaantal 12
- Antislipmattenaantal 8
- Zaklampenaantal 4
Tips
- Leg de congresdatum en locatie eerst vast. Reserveer daarna zo snel mogelijk techniek, catering en meubilair, omdat je pas met een definitieve ruimte de capaciteit, zaalopstelling en pauzemomenten goed kunt bepalen.
- Benader sprekers voordat je het programma publiceert en vraag presentaties vooraf op. Plan een uiterste aanleverdatum van minimaal 7 dagen voor het congres, zodat je bestanden op de laptop en projector kunt testen.
- Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor het congres. Controleer dan ook dieetwensen, naambadges en het aantal lunch- en dieetmaaltijden.
- Plan koffiepauzes niet alleen in het programma, maar ook in de logistiek. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes, glazen en serveerbestek klaar vóór de eerste pauze.
- Maak bewegwijzering vanaf de ingang tot de registratietafel en congreszaal. Leg badges, programmafolders en een bijgewerkte deelnemerslijst op de registratietafel voordat de eerste deelnemer arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een geologiecongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra het programma en de verwachte deelnemersaantallen voldoende duidelijk zijn.
- Wanneer moet ik sprekers voor een geologiecongres benaderen?
- Benader sprekers idealiter 3 tot 4 maanden voor het congres. Vraag na bevestiging direct hun lezingstitel, bio, presentatiemateriaal en technische wensen op.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een geologiecongres verzamelen?
- Vraag dieetwensen uit tijdens de inschrijving en controleer ze 7 dagen voor het congres. Geef het definitieve aantal dieetmaaltijden uiterlijk 3 dagen vooraf door aan de catering.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de registratie van een geologiecongres?
- Plan voor de registratie minimaal 60 minuten vóór de eerste lezing. Zet de registratietafel, badges, programmafolders en deelnemerslijst minstens 30 minuten voor opening klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!