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Gedichtwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gedichtwettbewerb braucht mehr als eine Bühne und ein Mikrofon. Du musst Teilnahme, Reglement, Jury, Moderation und Bewertung rechtzeitig festlegen und am Veranstaltungstag Technik, Sitzplätze und Verpflegung koordinieren. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Veranstaltungsorts bis zum letzten Mikrofontest durch die Vorbereitung. Besonders leicht vergessen werden klare Zeitvorgaben, ausgedruckte Wertungsbögen und ein getesteter Timer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Wettkampfreglement erstellen

    2 Personen

  • Jurymitglieder ansprechen

  • Moderator festlegen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Jurybriefing vorbereiten

  • Teilnehmerliste bestätigen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Preise und Zertifikate organisieren

  • Wertungsformulare drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Wettkampftisch einrichten

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Wertungsbogen bereitlegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Jury empfangen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Wettkampfrunden betreuen

    3 Personen

  • Zeit pro Vortrag überwachen

  • Wertungsbögen sammeln

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Juryergebnis überprüfen

    3 Personen

  • Finalisten ankündigen

  • Finale betreuen

    3 Personen

  • Sieger ehren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Möbel zurückstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 10
  • HockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • TimerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • Bühnenhintergrund
  • Willkommensschild
  • Wegweiser-SchilderAnz. 6

Spielmaterial

  • KlemmbretterAnz. 12
  • WertungsbögenAnz. 120
  • TeilnehmernummernAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 120
  • ZertifikateAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Wettkampfreglement spätestens vier Wochen vor dem Termin fest. Darin sollten Redezeit, Bewertungsmaßstäbe, Reihenfolge und Regeln bei Punktgleichheit eindeutig stehen.
  • Bestätige die Teilnehmerliste spätestens sieben Tage vorher und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. So kannst du Namensschilder, Teilnehmernummern, Zertifikate und Snacks passend vorbereiten.
  • Plane für jeden Auftritt eine feste Zeit ein und teste den Timer vor Beginn. Bei mehreren Funkmikrofonen sollte jedes Mikrofon einzeln mit Lautsprechern und Mischpult geprüft werden.
  • Öffne den Raum mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Kontrolliere zuerst Stromanschlüsse und Tontechnik, stelle danach Tische und Stühle auf und richte den Wettkampftisch mit Klemmbrettern und Wertungsbögen ein.
  • Kühle Getränke nicht erst kurz vor dem Start. Stelle Gläser, Teller, Besteck, Servierschalen und Thermoskannen vor dem Einlass bereit und platziere Abfallbehälter dort, wo Publikum und Teilnehmer sie tatsächlich erreichen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Gedichtwettbewerb organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du den Veranstaltungsort reservieren, Jury und Moderation anfragen, das Reglement erstellen und Anmeldungen bearbeiten.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Veranstaltungstag?
Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Für einen Techniktest mit Funkmikrofonen, Lautsprechern und Mischpult solltest du zusätzlich 30 Minuten ohne Publikum reservieren.
Wie viele Jury-Mitglieder braucht ein Gedichtwettbewerb?
Für einen kleinen Wettbewerb sind drei Jurymitglieder eine praktikable Mindestzahl. Bei mehr als 20 Teilnehmern sind fünf Personen sinnvoll, damit einzelne Bewertungen weniger stark ins Gewicht fallen.
Wann sollte ich Wertungsbögen und Zertifikate drucken?
Drucke die Wertungsbögen spätestens drei Tage vorher und bereite die Zertifikate nach bestätigter Teilnehmerliste vor. Halte außerdem einige leere Bögen und zusätzliche Zertifikate als Reserve bereit.

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