Was du für einen Gastvortrag brauchst
Für einen Gastvortrag brauchst du mehr als Laptop und Beamer: Getränke, Snacks, Geschirr und eine funktionierende Präsentation gehören ebenso dazu. Plane die Mengen anhand der Teilnehmerzahl und stelle Technik, Namensaufkleber und Arbeitsblätter spätestens am Vortag bereit. Besonders häufig fehlen passende Kabel, ausreichend Kaffeetassen oder eine Möglichkeit, Getränke kühl zu halten. Mit dieser Einkaufs- und Materialliste kannst du Raum, Empfang und Vortrag ohne Last-Minute-Einkäufe vorbereiten.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 40
- BuffetischeAnz. 2
- Rednertisch
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 40
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 40
- MesserAnz. 40
- GabelnAnz. 40
- LöffelAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- KühlelementeAnz. 12
- FrischhaltefolieAnz. 2
- AluminiumfolieAnz. 2
- BrotkörbeAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Kabelloses Mikrofon
- PowerbankAnz. 2
- Laserpointer
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Zucker - 1 Kilo
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Kaffeemilch - 2 Becher
- Spa Blauw - 6 Flaschen
- Sprudelwasser - 4 Flaschen
- Cola - 3 Flaschen
- Cola Zero - 3 Flaschen
- Sinas - 2 Flaschen
- Apfelsaft - 2 Packungen
- Orangensaft - 2 Packungen
- Brot - 8 Brote
- Vollkornbrot - 4 Laibe
- Mini-Aufbackbrötchen - 50 Stück
- Butter - 2 Packungen
- Junger Käse - 2 Kilo
- Kochschinken - 1 kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 1 Kilo
- Hummus - 4 Schalen
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 2 Gläser
- Gurke - 6 Stück
- Tomaten - 2 Kilo
- Salat - 4 Köpfe
- Karotten - 2 Kilo
- Paprika - 8 Stück
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzstangen - 3 Tüten
- Kekse - 5 Packungen
- Müsliriegel - 40 Stück
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Olivenöl - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Streuer
- Servietten - 4 Packungen
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 1 Flasche
- Schwämme - 4 Stück
- Toilettenpapier - 2 Packungen
- WassergläserAnz. 50
Dekoration
- NamensaufkleberAnz. 45
- TischdeckenAnz. 8
- FlipchartblätterAnz. 2
- Stifte für FlipchartAnz. 8
Reinigung
- MülleimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 6
- EimerAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- GummihandschuheAnz. 4
Tipps
- Rechne pro Person mit zwei bis drei Getränken für den ersten Vortragsabend und stelle zusätzlich Wasser in Wasserkannen bereit. Getränke sollten mindestens zwei Stunden vor Beginn gekühlt werden.
- Plane bei Kaffee oder Tee etwa eine Tasse pro Person für die Begrüßung und eine weitere für die Pause ein. Thermoskannen halten das Angebot während des Vortrags griffbereit.
- Lege pro angemeldeter Person einen Namensaufkleber bereit und drucke zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. So kannst du Nachmeldungen oder beschädigte Aufkleber abdecken.
- Prüfe Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und HDMI-Kabel spätestens am Vortag mit der tatsächlichen Präsentation. Halte mindestens ein Verlängerungskabel und eine Powerbank als Reserve bereit.
- Stelle für Catering und Snacks ausreichend Mehrweg-Teller, Becher sowie Messer, Gabeln und Löffel bereit; plane je Teilnehmendem mindestens ein Geschirrset plus 10 Prozent Reserve ein.
Häufige Fragen
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Gastvortrag?
- Plane zwei bis drei Getränke pro Person für die ersten zwei Stunden, zusätzlich Wasser für die Pause. Bei einem längeren Termin rechnest du pro weiterer Stunde mit etwa einem Getränk pro Person.
- Wie viel Geschirr brauche ich für einen Gastvortrag?
- Plane pro Person mindestens einen Teller, einen Becher sowie je eine Gabel, ein Messer und einen Löffel ein. Für Nachschlag und Ersatz sind 10 Prozent zusätzlich sinnvoll.
- Wann sollte ich die Technik für den Gastvortrag prüfen?
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Mikrofon spätestens am Vortag mit der fertigen Präsentation. Am Veranstaltungstag sollte ein kurzer Funktionstest 60 Minuten vor Beginn erfolgen.
- Wie viele Namensaufkleber brauche ich?
- Drucke für jede angemeldete Person einen Namensaufkleber und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Bei 40 erwarteten Gästen solltest du also 44 Aufkleber vorbereiten.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!