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Gartenhochzeit planen: Die vollständige Checkliste

Eine Gartenhochzeit braucht mehr Vorbereitung als ein Fest in einer fertigen Location: Zelt, Mobiliar, Strom, Kühlung und ein belastbarer Regenplan müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum und Gästeliste und arbeite dich anschließend über Einladungen, Dienstleister und Ablauf bis zu Einkauf und Aufbau vor. Plane außerdem genug Zeit für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die finale Sitzordnung ein. Die Checkliste bündelt 82 Aufgaben und 68 benötigte Gegenstände für die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Gästeliste festlegen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten bestätigen

  • Catering reservieren

  • Torte bestellen

  • Blumen bestellen

  • Musik für die Zeremonie auswählen

    2 Personen

  • Musik für die Party zusammenstellen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Regenplan festlegen

    2 Personen

  • Gästeliste finalisieren

  • Diätübersicht teilen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke einkaufen

    2 Personen

  • Vorrat an haltbaren Lebensmitteln prüfen

  • Tischwäsche waschen

  • Geschirr und Gläser prüfen

    2 Personen

  • Blumengestecke vorbereiten

    2 Personen

  • Desserts gekühlt lagern

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    3 Personen

  • Saucen und Dressings zubereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Zeremonieort markieren

    2 Personen

  • Garten und Terrasse kontrollieren

    2 Personen

  • Rasen und Terrasse reinigen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Zeremoniestühle aufstellen

    2 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Lichterketten aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Catering verkosten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Zeremonie begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Hochzeitstorte anschneiden

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Teller und Besteck abholen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Tanzfläche freihalten

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Getränke und Essen wegräumen

    3 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Audioausrüstung abkoppeln

    2 Personen

  • Geschirr vorsortieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Garten und Terrasse reinigen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • Stühle für die ZeremonieAnz. 60
  • StehtischeAnz. 4
  • Garderobenständer
  • Tanzfläche

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 70
  • DesserttellerAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 70
  • ChampagnergläserAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • EsslöffelAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • MesserAnz. 70

Küche

  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 5
  • ThermoskannenAnz. 4
  • Tortenmesser
  • Kuchenteller

Ausstattung

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Kühlschrank
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • TischläuferAnz. 8
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • VasenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 8
  • LaternenAnz. 10
  • LED-KerzenAnz. 30
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • Willkommensschild
  • NamensschilderAnz. 60
  • TischnummernAnz. 8
  • Ringkissen
  • FotorahmenAnz. 8

Beleuchtung

  • AußenlampenAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • GummihandschuheAnz. 6

Catering

  • GetränkespenderAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • ThermosflaschenAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 4
  • CocktailshakerAnz. 2
  • GlaskaraffenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 20
  • Dessert-ServierplattenAnz. 6
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Regenplan spätestens vier Wochen vor der Hochzeit fest. Prüfe, ob Festzelt, Buffetische, Tanzfläche und Sitzplätze bei schlechtem Wetter tatsächlich hineinpassen.
  • Schließe die Gästeliste etwa drei Wochen vor dem Termin ab und teile die Übersicht zu Allergien und Ernährungswünschen sofort mit dem Catering. So lassen sich Sonderportionen rechtzeitig einplanen.
  • Prüfe Geschirr und Gläser mindestens sieben Tage vorher: Für Dinner-, Dessert- und Kaffeegeschirr sowie Wasser-, Wein- und Champagnergläser sollte die Anzahl zu den bestätigten Gästen passen.
  • Kaufe Getränke und haltbare Lebensmittel zwei bis drei Tage vor der Feier. Kühlboxen, Thermoskannen, Kaffeemaschine und Wasserkocher werden leicht vergessen, obwohl sie erst beim Buffet und beim Kaffee auffallen.
  • Bereite Blumengestecke und Tischwäsche am Vortag vor. Desserts und Torte brauchen außerdem eine freie, ausreichend große Kühlmöglichkeit; kläre deren Lagerung spätestens beim Eintreffen des Caterings.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gartenhochzeit planen?
Beginne mindestens sechs Monate vorher mit Datum, Gästeliste und Einladungen. Catering, Torte, Blumen und Musik sollten spätestens acht bis zwölf Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann verschickt man Einladungen für eine Gartenhochzeit?
Verschicke die Einladungen etwa drei bis vier Monate vorher. Setze die Rückmeldefrist sechs bis acht Wochen vor der Hochzeit, damit Catering und Tischordnung genügend Vorlauf haben.
Wie viele Getränke braucht man für eine Gartenhochzeit?
Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit ungefähr einem Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für die gesamte Feier und genügend Kühlkapazität ein.
Wann braucht man einen Regenplan für die Gartenhochzeit?
Der Regenplan sollte spätestens vier Wochen vorher feststehen und eine Woche vor der Hochzeit anhand der Wettervorhersage geprüft werden. Lege fest, wo Zeremonie, Essen und Tanz bei Regen stattfinden.

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