Checklist para organizar una boda en el jardín

Una boda en el jardín necesita más coordinación que una celebración en un espacio cerrado. Además de cerrar la fecha, los invitados y los proveedores, tendrás que prever mesas, sillas, iluminación, comida, bebidas y una alternativa por si llueve. Esta checklist reúne 82 tareas y 68 elementos para avanzar en orden, desde las invitaciones hasta la refrigeración de los postres. Úsala para repartir responsabilidades y llegar al día de la boda con las comprobaciones finales hechas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
Reservar el catering
Pedir tarta
Encargar flores
Elegir la música para la ceremonia
2 personas
Seleccionar la música para la fiesta
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Definir el plan por lluvia
2 personas
Finalizar la lista de invitados
Compartir el resumen de dietas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprar bebidas
2 personas
Comprobar el stock de alimentos no perecederos
Lavar el mantel
Comprobar vajilla y vasos
2 personas
Preparar arreglos florales
2 personas
Mantener los postres refrigerados
2 personas
Lavar y cortar las verduras
3 personas
Preparar salsas y aderezos
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Marcar el lugar de la ceremonia
2 personas
Comprobar el jardín y la terraza
2 personas
Limpiar el césped y la terraza
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar las sillas de la ceremonia
2 personas
Colocar el mantel
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Colgar las guirnaldas de luces
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Reponer los baños
Probar el catering
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Coordinar la ceremonia
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Cortar la tarta nupcial
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger los platos y los cubiertos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el postre
2 personas
Proporcionar la música
Mantener libre la pista de baile
Comprobar los baños periódicamente
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger bebidas y comida
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
Preclasificar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Separar y desechar los residuos
2 personas
Limpiar el jardín y la terraza
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Sillas de la ceremoniacant. 60
Mesas altascant. 4
Perchero
Pista de baile

Vajilla

Platos de cenacant. 70
Platos de postrecant. 70
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 70
Copas de champáncant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Cucharas soperascant. 70
Tenedorescant. 70
Cuchilloscant. 70

Cocina

Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Neveras portátilescant. 5
Termoscant. 4
Cuchillo para tarta
Base para tartas

Equipo

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Refrigerador
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Porta-servilletascant. 8
Jarronescant. 12
Arreglos floralescant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Farolescant. 10
Velas LEDcant. 30
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Tarjetas de nombrecant. 60
Números de mesacant. 8
Cojín para anillos
Marcos de fotoscant. 8

Iluminación

Lámparas de exteriorcant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de gomacant. 6

Catering

Dispensadores de bebidascant. 3
Cubiterascant. 4
Botellas térmicascant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Coctelerascant. 2
Jarras de vidriocant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Fuentes para postrescant. 6
Compras

Consejos

Cierra el plan de lluvia antes de enviar las invitaciones. Comprueba si la carpa plegable cubre también la zona del buffet y deja espacio suficiente para que los invitados puedan comer sentados.
Confirma el número final de invitados y sus restricciones dietéticas al menos 7 días antes. Comparte ese resumen con el catering y revisa que haya opciones identificadas para cada necesidad.
Cuenta la vajilla y la cristalería una semana antes y vuelve a comprobarla el día anterior. Prepara platos de cena y postre, vasos de agua, copas de vino y champán, cubiertos y tazas de café según el número confirmado de asistentes.
No dejes las bebidas para la última compra: calcula las cantidades a partir del número de invitados y guarda las que necesiten frío en neveras portátiles. Los postres también deben mantenerse refrigerados hasta el momento de servirlos.
Imprime el plan de trabajo y asigna a una persona cada tarea del montaje. Incluye una hora concreta para colocar las mesas, preparar las flores, montar el buffet, poner la música y revisar el pronóstico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda en el jardín?: Empieza a organizarla entre 6 y 12 meses antes, sobre todo si necesitas reservar catering, tarta, flores o mobiliario. Las invitaciones conviene enviarlas con unos 3 meses de antelación y cerrar la lista final aproximadamente 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados para el catering?: Confirma el número definitivo entre 7 y 14 días antes de la boda. En ese momento recoge también las preferencias dietéticas y comparte un resumen actualizado con el catering.
¿Qué hacer si llueve en una boda en el jardín?: Define el plan alternativo al menos 2 semanas antes y comprueba la previsión 48 horas antes. La carpa debe cubrir las zonas de ceremonia, comida y circulación, y conviene dejar preparada la distribución de mesas y sillas para cambiarla rápidamente.
¿Cuánta vajilla necesito para una boda en el jardín?: Calcula como mínimo una pieza por invitado para cada servicio: plato de cena, plato de postre, vaso de agua, cubiertos y la cristalería que vayas a utilizar. Añade entre un 10 % y un 15 % de reserva para roturas, cambios y piezas que se ensucien durante el montaje.

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