So organisierst du eine Game-Messe
Eine Game-Messe steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum, Öffnungszeiten und Raumaufteilung fest, dann folgen Aussteller, Anmeldungen und Turniere. Plane Technik und Strom nicht erst am Veranstaltungstag, sondern teste Konsolen, PCs, Bildschirme und Netzwerk vorher vollständig. Auch Standplätze, Besucherführung und Beschilderung brauchen einen festen Plan. Kurz vor dem Start werden außerdem Wechselgeld, gekühlte Getränke, Namensschilder und ausgedruckte Spielregeln häufig vergessen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
- 2
Location und Raumaufteilung ansehen
2 Personen
- 3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Turniere anmelden
2 Personen
- 8
Preistisch zusammenstellen
2 Personen
- 9
Besucherplan erstellen
2 Personen
- 10
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 11
Turnierplan erstellen
2 Personen
- 12
Spielregeln ausdrucken
- 13
Beschilderung entwerfen
- 14
Werbung in sozialen Medien posten
- 15
Anmeldeformulare vorbereiten
- 16
Namensschilder vorbereiten
- 17
Technik und Konsolen testen
3 Personen
- 18
Spiele und Demos auswählen
3 Personen
- 19
Catering bestellen
- 20
Lagerbestand und Preise prüfen
2 Personen
- 21
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 22
Sicherheitsinformationen drucken
- 23
Preise und Wechselgeld regeln
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Boden und Tische schützen
3 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Aussteller empfangen
3 Personen
- 30
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 31
Konsolen und Computer aufstellen
4 Personen
- 32
Bildschirme anschließen
3 Personen
- 33
Netzwerk testen
2 Personen
- 34
Spiele und Konsolen bereitstellen
3 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 36
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 37
Catering bereitstellen
3 Personen
- 38
Turniertisch einrichten
2 Personen
- 39
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 40
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
- 41
Briefing für Mitarbeitende geben
3 Personen
Event
- 42
Besucher empfangen
4 Personen
- 43
Tickets kontrollieren
2 Personen
- 44
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 45
Besucher informieren
2 Personen
- 46
Demos betreuen
4 Personen
- 47
Turniere starten
3 Personen
- 48
Turniere betreuen
3 Personen
- 49
Punkte erfassen
2 Personen
- 50
Getränke servieren
3 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Buffet sauber und aufgefüllt halten
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
- 56
Technische Störungen beheben
2 Personen
- 57
Preisverleihung durchführen
3 Personen
- 58
Besucher verabschieden
3 Personen
- 59
Standbetreiber auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Geräte ausschalten
3 Personen
- 61
Spiele und Zubehör zusammenstellen
4 Personen
- 62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 63
Dekoration entfernen
2 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Boden reinigen
2 Personen
- 67
Toiletten reinigen
2 Personen
- 68
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 69
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 70
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
- 71
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 18
- HockerAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- SpielkonsolenAnz. 8
- Gaming-PCsAnz. 8
- BetreuerAnz. 16
- FernseherAnz. 8
- SpielkonsolenAnz. 8
- GamecontrollerAnz. 24
- TastaturenAnz. 8
- Gaming-MäuseAnz. 8
- HeadsetsAnz. 16
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Mikrofonständer
- Beamer
- Projektionsleinwand
- SteckdosenleistenAnz. 16
- VerlängerungskabelAnz. 20
- HDMI-KabelAnz. 16
- NetzwerkkabelAnz. 20
- Netzwerk-SwitchesAnz. 2
- WLAN-Router
- LadestationenAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Spielmaterial
- BrettspieleAnz. 30
- KartenspieleAnz. 15
- Tabletop-SpieleAnz. 8
- WürfelAnz. 60
- SpielmattenAnz. 12
- PylonenbecherAnz. 12
- TurnierkontrolleureAnz. 8
- AnzeigetafelnAnz. 6
- StoppuhrenAnz. 4
- SpielkartenhalterAnz. 8
Registrierung
- LaptopAnz. 2
- Kassenschale
- Kartenterminal
- BadgehalterAnz. 100
- ArmbänderAnz. 120
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- Drucker
- DruckpapierAnz. 2
Dekoration
- SpielposterAnz. 20
- BannerAnz. 8
- WimpelketteAnz. 6
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- KlebebandAnz. 6
- SeilAnz. 2
- WegweiserAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
Geschirr
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 2
- MesserAnz. 4
- ZangenAnz. 4
- ServierkannenAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Standplätze und Besucherwege fest, bevor du Tische und Stehtische stellst. Plane Durchgänge breit genug ein und markiere Bereiche für Turniere, Demos, Catering und Einlass mit Schildern.
- Teste die komplette Technik spätestens am Vortag: Konsole oder PC, Fernseher oder Beamer, Controller, Headsets, HDMI-Kabel, Netzwerk und Stromversorgung. Ein einzelner Funktionstest ohne angeschlossenes Zubehör reicht nicht.
- Erstelle Turnierpläne mit festen Startzeiten und drucke die Regeln mehrfach aus. Hänge mindestens einen Plan am Turnierbereich aus und halte einen Ersatzplan für Änderungen bereit.
- Teile Helfer in Schichten ein, statt alle Aufgaben auf eine Person zu legen. Für Einlass, Technik, Turnierleitung und Standbetreuung sollte während der Öffnungszeiten jeweils eine zuständige Person erreichbar sein.
- Kläre Essen, Getränke, Preise und Wechselgeld mindestens 2 bis 3 Tage vorher. Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass, damit der Kühlschrank nicht unnötig lange voll steht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Game-Messe organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Location, Aussteller, Turniere, Anmeldungen, Technik und Werbung nacheinander planen, ohne kurzfristig umstellen zu müssen.
- Wann sollte man die Technik für eine Game-Messe testen?
- Teste die gesamte Technik spätestens am Vortag und wiederhole einen kurzen Check 1 bis 2 Stunden vor dem Einlass. Prüfe dabei auch Steckdosenleisten, Verlängerungskabel, HDMI-, Netzwerk- und Ladekabel.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Game-Messe?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Einlass, Technik, Turniere und Ausstellerbetreuung ein. Bei mehreren Bereichen oder durchgehenden Öffnungszeiten brauchst du zusätzlich Schichten, damit niemand mehrere Stunden ohne Pause gleichzeitig alles betreut.
- Was wird bei einer Game-Messe oft vergessen?
- Häufig fehlen ausgedruckte Regeln, Namensschilder, Ersatzkabel, Wechselgeld und eine klare Beschilderung. Lege diese Dinge spätestens am Vorabend an den jeweiligen Einsatzort und prüfe die Checkliste noch einmal 60 Minuten vor dem Start.
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