Organiser un salon du jeu sans rien laisser au hasard

Un salon du jeu se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, les horaires et les exposants, puis les inscriptions et la programmation. L’implantation doit séparer les tournois, les démonstrations, les espaces de circulation et l’accueil. Le matériel technique demande un test complet avant l’ouverture, surtout pour les consoles, PC, écrans et connexions réseau. Enfin, prévoyez l’accueil, la signalétique, les bénévoles, les boissons et la gestion des prix avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Examiner le lieu et l'agencement de la salle
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Inscrire les tournois
2 personnes
8
Composer la table des prix
2 personnes
9
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
10
Attribuer les emplacements
2 personnes
11
Établir le calendrier du tournoi
2 personnes
12
Imprimer les règles du jeu
13
Concevoir la signalétique
14
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
15
Préparer les formulaires d’inscription
16
Préparer les badges nominatifs
17
Tester la technique et les consoles
3 personnes
18
Sélectionner les jeux et les démonstrations
3 personnes
19
Commander le catering
20
Vérifier les stocks et les prix
2 personnes
21
Répartir les bénévoles
2 personnes
22
Imprimer les consignes de sécurité
23
Prévoir les prix et la monnaie
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Protéger le sol et les tables
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Accueillir les exposants
3 personnes
30
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
31
Installer les consoles et les ordinateurs
4 personnes
32
Brancher les écrans
3 personnes
33
Tester le réseau
2 personnes
34
Préparer les jeux et les consoles
3 personnes
35
Installer la décoration
2 personnes
36
Installer la table d'inscription
2 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
38
Mettre en place la table du tournoi
2 personnes
39
Installer la signalisation
2 personnes
40
Tester le son et le micro
2 personnes
41
Donner le briefing aux collaborateurs
3 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Vérifier les billets
2 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Informer les visiteurs
2 personnes
46
Accompagner les démonstrations
4 personnes
47
Lancer les tournois
3 personnes
48
Animer les tournois
3 personnes
49
Enregistrer les scores
2 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Garder le buffet propre et réapprovisionné
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
56
Résoudre les pannes techniques
2 personnes
57
Assurer la remise des prix
3 personnes
58
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
59
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

60
Éteindre l’équipement
3 personnes
61
Rassembler les jeux et les accessoires
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le sol
2 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
69
Retourner le matériel
2 personnes
70
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
71
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Tabouretsqté 12
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Consoles de jeuqté 8
PC gamingqté 8
Moniteursqté 16
Téléviseursqté 8
Consoles de jeuxqté 8
Manettes de jeuqté 24
Claviersqté 8
Souris gamingqté 8
Casquesqté 16
Haut-parleursqté 2
Microphone
Pied de microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Multiprisesqté 16
Rallongesqté 20
Câbles HDMIqté 16
Câbles réseauqté 20
Switches réseauqté 2
Routeur wifi
Stations de rechargeqté 4
Batteries externesqté 4

Matériel de jeu

Jeux de sociétéqté 30
Jeux de cartesqté 15
Jeux de tableqté 8
Désqté 60
Tapis de jeuqté 12
Bacs à cônesqté 12
Contrôleurs du tournoiqté 8
Panneaux de scoreqté 6
Chronomètresqté 4
Porte-cartesqté 8

Inscription

Ordinateur portableqté 2
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Porte-badgesqté 100
Braceletsqté 120
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Imprimante
Papier d’impressionqté 2

Décoration

Affiches du jeuqté 20
Bannièresqté 8
Guirlande de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Multiprisesqté 8

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Pincesqté 4
Carafes de serviceqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par mesurer la salle et dessinez le parcours des visiteurs. Gardez des circulations d’au moins 1,20 m et attribuez les emplacements avant de confirmer les exposants.
Fermez les inscriptions à une date précise, idéalement 7 jours avant l’événement. Utilisez les réponses pour préparer les badges, les besoins alimentaires et les tableaux de tournois.
Testez chaque poste technique au moins 24 heures avant l’ouverture : image, son, manettes, câbles HDMI, réseau et alimentation. Prévoyez une multiprise et une rallonge de secours par zone équipée.
Publiez les règles et les horaires des tournois avant le salon, puis imprimez-les sur place. Un calendrier affiché à l’entrée évite les questions répétées et les retards entre deux manches.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et donnez à chacun une consigne écrite. Gardez une personne disponible pour les inscriptions, une pour les tournois et une pour les incidents techniques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du jeu ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour contacter les exposants, ouvrir les inscriptions et construire la programmation. Réservez les équipements et le catering dès que la date et la salle sont confirmées.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un salon du jeu ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement et clôturez-les 7 jours avant. Ce délai permet de finaliser les badges, les tournois et les besoins alimentaires.
Comment organiser les tournois pendant un salon du jeu ?: Fixez les jeux, le nombre de participants et la durée de chaque manche au moins 2 semaines avant. Ajoutez 10 à 15 minutes entre les manches pour les résultats, les changements de joueurs et les éventuels problèmes techniques.
Quel matériel tester avant un salon du jeu ?: Testez chaque console, PC gaming, écran, manette, casque et connexion réseau au plus tard la veille. Vérifiez aussi les câbles, les multiprises et les stations de recharge, car ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au montage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.