Ein Gala Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Gala entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung, nicht die Dekoration allein. Lege zuerst Termin, Ort, Budget und Eintrittspreis fest, bevor du Einladungen verschickst oder das Programm ausarbeitest. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und die Einteilung der Helfer. In den letzten Tagen zählen vor allem bestätigte Lieferungen, geprüfte Musik, vorbereitete Namensschilder und ein sauberer, ausgeschilderter Veranstaltungsort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Reservierungen vornehmen
3
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
4
Einladungen gestalten
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Programm erstellen
2 Personen
10
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
11
Catering bestellen
2 Personen
12
Lieferungen bestätigen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Drehbuch ausdrucken
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Musikdateien prüfen
17
Wegweiser erstellen
2 Personen
18
Bestand prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Kühlraum freimachen
2 Personen
21
Getränke kalt stellen
3 Personen
22
Snacks vorbereiten
4 Personen
23
Allergene separat verpacken
2 Personen
24
Ort überprüfen
2 Personen
25
Boden und Eingang reinigen
3 Personen
26
Tische aufstellen
4 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Buffet-Tische aufstellen
3 Personen
29
Garderobe einrichten
2 Personen
30
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
31
Geschirr bereitstellen
3 Personen
32
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
34
Getränkepunkte einrichten
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
4 Personen
36
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
37
Fotobereich einrichten
2 Personen
38
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
39
Tontechnik anschließen
2 Personen
40
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
41
Notausgänge freihalten
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
43
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
44
Briefing für das Catering-Team geben
3 Personen
45
Briefing für das Aufsichtsteam geben
3 Personen

Event

46
Türen und Eingang öffnen
2 Personen
47
Gäste registrieren
3 Personen
48
Garderobe verwalten
2 Personen
49
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
4 Personen
51
Buffet eröffnen
3 Personen
52
Buffet nachfüllen
4 Personen
53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
3 Personen
56
Tische abräumen
3 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Programmpunkte ankündigen
59
Musik bedienen
60
Fotobereich betreuen
61
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen
62
Musik ausschalten
63
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

64
Reste gekühlt aufbewahren
3 Personen
65
Geschirr sammeln
4 Personen
66
Abfall trennen
3 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Geräte abkoppeln
2 Personen
70
Geschirr abwaschen
4 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Toiletten reinigen
2 Personen
73
Vorräte zurückbringen
2 Personen
74
Fundsachen sammeln
75
Materialien prüfen
2 Personen
76
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
77
Lieferantenrechnungen bearbeiten
78
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
StühleAnz. 130
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 140
DesserttellerAnz. 140
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 160
WeingläserAnz. 140
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 140
EsstischgabelnAnz. 140
ServierlöffelAnz. 16

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
ServiettenhalterAnz. 16
TischläuferAnz. 12
GlasvasenAnz. 12
KunstblumensträußeAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonständerAnz. 6
DekorationsbandAnz. 6
Fotowand
FotopropsAnz. 20
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
TischnummernAnz. 12
BatterielichterAnz. 24
Dekorative GirlandenAnz. 10

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherständerAnz. 2
Laptop
Laptop-Ladegerät
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadestationenAnz. 2
Kasse
Geldautomat
KleiderständerAnz. 3

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Küchenmesser für BrotAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
EisbehälterAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
NachtlampenAnz. 4

Reinigung

WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane das Gala rückwärts vom Einlass: Spätestens eine Woche vorher sollten Programm, Musikprogramm und Catering feststehen; drei bis fünf Tage vorher bestätigst du alle Lieferungen und Helfer.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Kapazität und Eintrittspreis geklärt sind. Erfasse neben Namen auch Ernährungswünsche und Allergien, damit Sonderportionen nicht am Veranstaltungstag improvisiert werden müssen.
Rechne die Tischaufstellung nicht nur nach Sitzplätzen: Rechteckige Tische, Buffetische, Stühle und ein Garderobenständer brauchen Wege. Lass am Eingang außerdem Platz für Willkommensschild, Wegweiser und Namensschilder.
Kümmere dich spätestens am Vortag um die Getränke: Kühlraum freimachen, Getränke kalt stellen und Bestand prüfen. Plane Wasser an den Tischen sowie separate Gläser für Wasser, Wein und Kaffee ein.
Drucke das Drehbuch aus und prüfe die Musikdateien am Tag vor dem Gala auf dem tatsächlich verwendeten Gerät. Kontrolliere vor dem Einlass Boden, Eingang, Beleuchtung, Abfallbehälter und die Beschilderung.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Gala organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Reservierungen und Budget. Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Gala verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.
Was muss man für ein Gala zuerst planen?: Zuerst legst du Datum, Ort, Kapazität und Budget fest. Danach bestimmst du den Eintrittspreis, reservierst den Ort und öffnest erst dann die Anmeldung.
Wie viele Getränke braucht man für ein Gala?: Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, danach meist mit 1 bis 2 pro Stunde. Wasser sollte zusätzlich durchgehend verfügbar sein; kaufe Getränke spätestens 1 bis 2 Tage vorher und kühle sie rechtzeitig.
Wann sollte das Catering für ein Gala bestellt werden?: Bestelle das Catering idealerweise 3 bis 6 Wochen vorher, abhängig von der Gästezahl und dem Menü. Die endgültige Zahl sowie Allergene und Sonderportionen bestätigst du 5 bis 7 Tage vor dem Termin.

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