Cómo organizar una gala sin perder el control

Organizar una gala empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero hay que cerrar fecha, lugar y presupuesto; después gestionar las inscripciones, el catering y el programa. La última semana se dedica a confirmar entregas, preferencias dietéticas, música y voluntarios. El día del evento, el orden de montaje evita que la decoración, las bebidas o las acreditaciones bloqueen la entrada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Hacer reservas
3
Fijar el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
4
Diseñar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir inscripciones
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Elaborar el programa
2 personas
10
Preparar el programa musical
2 personas
11
Pedir el catering
2 personas
12
Confirmar entregas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Imprimir el plan de trabajo
15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
16
Comprobar los archivos de música
17
Hacer carteles de ruta
2 personas
18
Comprobar el inventario
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Despejar la zona de refrigeración
2 personas
21
Enfriar las bebidas
3 personas
22
Preparar aperitivos
4 personas
23
Empaquetar los alérgenos por separado
2 personas
24
Comprobar el lugar
2 personas
25
Limpiar el suelo y la entrada
3 personas
26
Montar mesas
4 personas
27
Colocar las sillas
4 personas
28
Colocar mesas de buffet
3 personas
29
Montar el guardarropa
2 personas
30
Montar la mesa de registro
2 personas
31
Preparar la vajilla
3 personas
32
Disponer los platos del bufé
4 personas
33
Montar el punto de café
2 personas
34
Montar los puntos de bebidas
3 personas
35
Colgar la decoración
4 personas
36
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
37
Montar zona de fotos
2 personas
38
Colgar la iluminación
3 personas
39
Conectar el equipo de sonido
2 personas
40
Probar la música y el micrófono
2 personas
41
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
42
Comprobar los baños
2 personas
43
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
44
Dar briefing al equipo de catering
3 personas
45
Dar la sesión informativa al equipo de supervisión
3 personas

Evento

46
Abrir las puertas y la entrada
2 personas
47
Registrar a los invitados
3 personas
48
Gestionar el guardarropa
2 personas
49
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
50
Servir aperitivos
4 personas
51
Abrir el buffet
3 personas
52
Reponer el bufé
4 personas
53
Servir comidas especiales
2 personas
54
Servir café y té
2 personas
55
Rellenar las bebidas
3 personas
56
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Anunciar las partes del programa
59
Controlar la música
60
Coordinar el espacio fotográfico
61
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
62
Apagar la música
63
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

64
Guardar los sobrantes en frío
3 personas
65
Recoger la vajilla
4 personas
66
Clasificar residuos
3 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Desconectar el equipo
2 personas
70
Lavar la vajilla
4 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Devolver el stock
2 personas
74
Recoger objetos perdidos
75
Comprobar los materiales
2 personas
76
Devolver los objetos prestados
2 personas
77
Procesar facturas de proveedores
78
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Sillascant. 130
Percheroscant. 3
Taburetescant. 8
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 140
Platos de postrecant. 140
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 160
Copas de vinocant. 140
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 140
Tenedores de cenacant. 140
Cucharonescant. 16

Decoración

Mantelescant. 16
Porta-servilletascant. 16
Manteles runnerscant. 12
Jarrones de cristalcant. 12
Ramos de flores artificialescant. 12
Globoscant. 100
Soportes para globoscant. 6
Cinta decorativacant. 6
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 8
Números de mesacant. 12
Luces de pilacant. 24
Guirnaldas decorativascant. 10

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Portátil
Cargador de portátil
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Caja registradora
Cajero automático
Percheroscant. 3

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pan de chefcant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Contenedores para hielocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Lámparas nocturnascant. 4

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el presupuesto antes de abrir las inscripciones. Calcula por separado el alquiler del lugar, el catering, las bebidas, la decoración y un margen de al menos un 10 % para gastos imprevistos.
Envía las invitaciones con una fecha límite clara y pide las preferencias dietéticas al registrarse. Revisa esa información al menos 7 días antes para que el catering pueda preparar los menús correctamente.
Define el programa por franjas horarias y asigna una persona responsable de cada bloque. Comparte la versión final con el equipo y comprueba los archivos de música como mínimo 48 horas antes.
Reserva una zona de entrada para el cartel de bienvenida, las tarjetas de nombre y los percheros. Coloca los carteles de ruta antes de que lleguen los invitados, no durante la recepción.
Planifica el montaje en este orden: mobiliario, manteles y números de mesa, vajilla, decoración, bebidas y aperitivos. Despeja la zona de refrigeración y enfría las bebidas con varias horas de antelación; guarda los alimentos con alérgenos por separado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una gala?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá catering, reservas y un programa musical. Deja cerrados el lugar, el presupuesto y las reservas durante las dos primeras semanas.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una gala?: Envíalas entre 6 y 8 semanas antes y fija la fecha límite de inscripción aproximadamente 14 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes, nombres y preferencias dietéticas con el catering.
¿Cuánta bebida calcular para una gala?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, entre 1 y 2 por hora, además de agua. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y reserva espacio suficiente para mantenerlas separadas de la comida.
¿Qué se prepara el día antes de una gala?: El día anterior conviene comprobar el inventario, imprimir el plan de trabajo, preparar las tarjetas de nombre y verificar la música. También confirma las entregas y deja listos los carteles, la decoración y los alimentos que puedan conservarse.

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