Zo organiseer je een galafeest zonder last-minute stress

Begin een galafeest niet met decoratie, maar met datum, locatie en budget. Leg daarna de gastenlijst, aanmeldingen en dieetwensen vast voordat je catering en tafelschikking definitief maakt. Werk vervolgens het programma, muziekplan en draaiboek uit en wijs duidelijke taken toe aan vrijwilligers. De laatste dagen draaien om leveringen, koeling, naamkaartjes, routebordjes en een controle van entree, vloer en buffet. Zo blijft er op de avond zelf tijd over voor ontvangst en begeleiding.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reserveringen maken
3
Budget en entreeprijs bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma opstellen
2 personen
10
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
11
Catering bestellen
2 personen
12
Leveringen bevestigen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Draaiboek afdrukken
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Muziekbestanden controleren
17
Routebordjes maken
2 personen
18
Voorraad controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Koelruimte vrijmaken
2 personen
21
Dranken koud zetten
3 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Allergenen apart verpakken
2 personen
24
Locatie controleren
2 personen
25
Vloer en entree schoonmaken
3 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Buffettafels plaatsen
3 personen
29
Garderobe inrichten
2 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Servies klaarzetten
3 personen
32
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Drankpunten inrichten
3 personen
35
Versiering ophangen
4 personen
36
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
37
Fotoplek inrichten
2 personen
38
Verlichting ophangen
3 personen
39
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
40
Muziek en microfoon testen
2 personen
41
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen
43
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
44
Briefing cateringteam geven
3 personen
45
Briefing toezichtteam geven
3 personen

Event

46
Deuren en entree openen
2 personen
47
Gasten registreren
3 personen
48
Garderobe beheren
2 personen
49
Welkomstdrank serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Buffet openen
3 personen
52
Buffet bijvullen
4 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Dranken bijvullen
3 personen
56
Tafels afruimen
3 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Programmaonderdelen aankondigen
59
Muziek bedienen
60
Fotoplek begeleiden
61
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
62
Muziek uitschakelen
63
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

64
Restanten gekoeld opbergen
3 personen
65
Servies verzamelen
4 personen
66
Afval sorteren
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Apparatuur afkoppelen
2 personen
70
Servies afwassen
4 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Voorraad terugbrengen
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Materialen controleren
2 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Leveranciersfacturen verwerken
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 130
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 140
Dessertbordenaantal 140
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 140
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 140
Dinervorkenaantal 140
Opscheplepelsaantal 16

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Servettenhoudersaantal 16
Tafellopersaantal 12
Glazen vazenaantal 12
Kunstbloemboekettenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 6
Decoratielintaantal 6
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Welkomstbord
Routebordjesaantal 8
Tafelnummersaantal 12
Batterijlichtjesaantal 24
Decoratieve slingersaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Laptop
Laptoplader
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Kassa
Pinautomaat
Kledingrekkenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksbroodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
IJscontainersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie en reserveringen minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer meteen of er ruimte is voor rechthoekige tafels, buffettafels, garderoberekken, afvalbakken en een aparte koelruimte.
Open de aanmeldingen zodra datum, locatie en entreeprijs vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en allergieën, zodat je uiterlijk 10 dagen voor het feest aantallen en aparte verpakkingen aan de cateraar kunt doorgeven.
Maak het programma en muziekprogramma minstens 2 weken vooraf definitief. Controleer de muziekbestanden nogmaals op de dag vóór het feest en zet een geprinte versie van het draaiboek klaar.
Richt de zaal in met tafelnummers, naamkaartjes en routebordjes voordat de gasten komen. Tel servies, glazen, stoelen en tafelkleden per tafel na; ontbrekende spullen vallen dan nog op vóór de catering arriveert.
Plan de opbouw in tijdsblokken: decoratie en tafels eerst, daarna buffet en drank, en als laatste hapjes en koude dranken. Zet dranken enkele uren vooraf koud en reserveer minimaal 30 minuten voor de controle van entree, vloer, verlichting en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een galafeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, budget en reserveringen. Verstuur uitnodigingen daarna zodra de entreeprijs en basisinformatie vaststaan, zodat je minimaal 3 weken hebt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Wanneer moet je de catering voor een galafeest bestellen?: Bestel de catering ongeveer 4 weken vooraf en bevestig de levering nogmaals 7 dagen voor het feest. Geef het definitieve aantal gasten, dieetwensen en allergenen uiterlijk 10 dagen vooraf door.
Hoe maak je een draaiboek voor een galafeest?: Zet per onderdeel een tijdstip, verantwoordelijke en locatie in het draaiboek, van opbouw en ontvangst tot diner, muziek en afsluiting. Print het draaiboek uiterlijk 1 dag vooraf en geef iedere vrijwilliger alleen zijn eigen taak en tijd door.
Wanneer zet je drinken koud voor een galafeest?: Zet dranken enkele uren vóór de ontvangst koud en controleer vooraf of de koelruimte vrij is. Houd daarnaast een kleine reserve apart, zodat je tijdens het programma niet opnieuw hoeft te zoeken of inkopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.