So organisierst du ein Freiwilligenfest

Ein Freiwilligenfest gelingt, wenn du zuerst Datum, Programm und Location festlegst und erst danach Einladungen und Catering planst. Arbeite mit einer vorläufigen Gästezahl, aber setze spätestens einige Tage vorher eine verbindliche Zahl fest. So kannst du Sitzplätze, Essen, Getränke und Namensschilder passend vorbereiten. Plane außerdem genug Zeit für Kühlung, Buffet, Technik und den Aufbau ein – diese Punkte werden kurz vor Beginn am häufigsten unterschätzt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Festlocation reservieren
3
Catering und Material reservieren
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Erinnerung an Gäste senden
9
Endgültige Gästezahl festlegen
2 Personen
10
Raumaufteilung erstellen
2 Personen
11
Musik und Playlist auswählen
2 Personen
12
Programm und Quiz vorbereiten
2 Personen
13
Namensschilder vorbereiten
14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Getränke und Kühlprodukte abholen
2 Personen
17
Materialien prüfen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
3 Personen
19
Obst und Gemüse schneiden
2 Personen
20
Brötchen und Belag bereitstellen
2 Personen
21
Getränke kalt stellen
2 Personen
22
Location öffnen
2 Personen
23
Tische aufstellen
3 Personen
24
Stühle aufstellen
3 Personen
25
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
26
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
27
Dekoration aufhängen
3 Personen
28
Tontechnik anschließen
2 Personen
29
Quiz- und Spielmaterial bereitstellen
2 Personen
30
Namensschilder bereitlegen
31
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

32
Gäste empfangen
3 Personen
33
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
34
Anwesenheit erfassen
35
Snacks servieren
3 Personen
36
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Begrüßungswort übernehmen
39
Quiz moderieren
2 Personen
40
Buffet auffüllen
3 Personen
41
Abendessen servieren
4 Personen
42
Gebäck und Kaffee servieren
2 Personen
43
Musik organisieren
44
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
45
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
46
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen

Nachbereitung

47
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
48
Dekoration entfernen
3 Personen
49
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
50
Geschirr abwaschen
3 Personen
51
Tonanlage ausschalten
52
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
53
Location reinigen
4 Personen
54
Toiletten reinigen
2 Personen
55
Geliehenes Material prüfen
2 Personen
56
Materialien zurückgeben
2 Personen
57
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 55
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
GläserAnz. 80
WeingläserAnz. 60
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 3

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
StifteAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Spielmaterial

QuizformulareAnz. 60
Stifte für QuizAnz. 60
PreiseAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere die Location möglichst mehrere Wochen vorher. Prüfe dabei, ob Tische, Stühle, Buffetflächen und eine Garderobe vorhanden sind oder organisiert werden müssen.
Verschicke die Einladungen frühzeitig und bitte um Rückmeldung bis zu einem festen Termin, idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Fest. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen, statt diese später einzeln nachzufassen.
Bestelle Catering und Material erst mit einer realistischen Gästezahl. Aktualisiere die endgültige Zahl 3 bis 5 Tage vor der Feier und teile vegetarische, vegane oder andere Sonderwünsche sichtbar für die Vorbereitung ein.
Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn: Rechne mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Buffet, Getränkestation, Namensschilder und Dekoration ein. Getränke und Kühlprodukte sollten so spät abgeholt werden, dass sie bis zum Start kalt bleiben.
Bereite Quiz, Playlist und Namensschilder vor dem Veranstaltungstag vor. Schneide Obst und Gemüse, stelle Brötchen und Belag bereit und prüfe Lautsprecher, Kaffeemaschine, Wasserkocher sowie Verlängerungskabel spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Freiwilligenfest organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit genügend Rückmeldungen eingehen.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?: Setze die verbindliche Gästezahl 3 bis 5 Tage vor der Feier fest. Dann kannst du Catering, Geschirr, Sitzplätze, Namensschilder und Getränke genauer planen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Freiwilligenfest?: Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Bei einer größeren Gruppe oder einer Location ohne vorbereitetes Mobiliar sind 2 Stunden realistischer.
Was wird bei einem Freiwilligenfest häufig vergessen?: Oft fehlen rechtzeitig gekühlte Getränke, Servierbesteck, Flaschenöffner oder Verlängerungskabel. Prüfe diese Dinge spätestens am Vortag und richte eine eigene Getränkestation ein, bevor die Gäste eintreffen.

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