Organiser une fête des bénévoles, étape par étape
Une fête des bénévoles se prépare d’abord sur le papier : fixez la date, le programme et le lieu avant de lancer les invitations. Prévoyez ensuite un suivi des inscriptions, des besoins alimentaires et du nombre final de participants. La dernière semaine sert à confirmer la restauration, les boissons et le matériel. Le jour même, gardez une équipe pour l’installation de la salle, du buffet et du point boissons, afin que l’accueil ne repose pas sur une seule personne.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu de l'événement
- 3
Réserver la restauration et le matériel
- 4
Rédiger les invitations
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Envoyer un rappel aux invités
- 9
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
- 10
Faire l’aménagement de la salle
2 personnes
- 11
Choisir la musique et la playlist
2 personnes
- 12
Préparer le programme et le quiz
2 personnes
- 13
Préparer les badges nominatifs
- 14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
- 17
Vérifier le matériel
2 personnes
- 18
Préparer les en-cas
3 personnes
- 19
Couper les fruits et légumes
2 personnes
- 20
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
2 personnes
- 21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 22
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 23
Installer les tables
3 personnes
- 24
Installer les chaises
3 personnes
- 25
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
- 26
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 27
Suspendre la décoration
3 personnes
- 28
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 29
Préparer le quiz et le matériel de jeu
2 personnes
- 30
Préparer les badges nominatifs
- 31
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 32
Accueillir les invités
3 personnes
- 33
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
- 34
Enregistrer la présence
- 35
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 36
Servir le café et le thé
2 personnes
- 37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 38
Assurer le mot de bienvenue
- 39
Animer le quiz
2 personnes
- 40
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 41
Servir le dîner
4 personnes
- 42
Servir les gâteaux et le café
2 personnes
- 43
Fournir la musique
- 44
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
- 45
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
- 46
Accompagner le départ des invités
2 personnes
Suivi
- 47
Ranger les restes au frais
2 personnes
- 48
Retirer la décoration
3 personnes
- 49
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 50
Faire la vaisselle
3 personnes
- 51
Éteindre le matériel sonore
- 52
Collecter et trier les déchets
3 personnes
- 53
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 54
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 55
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
- 56
Retourner les matériels
2 personnes
- 57
Ranger les courses restantes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 55
- Tables de buffetqté 3
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Verresqté 80
- Verres à vinqté 60
- Couteauxqté 60
- Fourchettesqté 60
- Cuillèresqté 60
- Louchesqté 10
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Saladiersqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Thermosqté 4
- Tire-bouchonsqté 3
- Tire-bouchonsqté 3
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 60
- Stylosqté 20
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Poubellesqté 6
Matériel de jeu
- Feuilles de quizqté 60
- Stylos pour le quizqté 60
- Prixqté 10
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date, le lieu et le programme au moins 6 à 8 semaines avant la fête. Les invitations peuvent partir dès que ces trois éléments sont confirmés, même si le menu n’est pas encore définitif.
- Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires avec une date limite située 10 à 14 jours avant l’événement. Envoyez un rappel 5 à 7 jours avant, puis arrêtez le nombre final d’invités pour commander les bonnes quantités.
- Organisez le buffet par zones : assiettes et couverts au début, plats et garnitures au centre, puis serviettes et boissons à part. Prévoyez au moins 2 tables de buffet si vous accueillez un groupe important, pour éviter une file unique.
- Réfrigérez les boissons et les produits frais le jour précédent lorsque c’est possible. Gardez les produits réfrigérés dans des glacières pendant le transport et vérifiez les ouvre-bouteilles, les pinces de service, les louches et les thermos avant de quitter le lieu d’achat.
- Arrivez 2 à 3 heures avant l’accueil des bénévoles pour installer tables, chaises, nappes, musique et décoration. Testez les enceintes, rallonges et multiprises avant l’arrivée des invités, puis préparez les badges nominatifs et le quiz pendant que la salle est encore calme.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une fête des bénévoles ?
- Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date, dès que le lieu et le programme sont fixés. Donnez une date limite d’inscription environ 2 semaines avant la fête.
- Quand confirmer le nombre de participants ?
- Arrêtez le nombre final 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps d’ajuster la restauration, les boissons, les assiettes, les verres et les places assises.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Comptez 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, le point boissons et la décoration. Ajoutez 30 minutes pour tester la musique et vérifier le matériel électrique.
- Que faut-il préparer la veille d’une fête des bénévoles ?
- La veille, mettez les boissons et les produits réfrigérés au frais, vérifiez les courses et le matériel, puis préparez les éléments qui se conservent. Gardez la découpe des fruits et légumes et le montage des sandwiches pour le jour même, quelques heures avant l’accueil.
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