Checkliste für einen Französischen Weihnachtsmarkt

Ein Französischer Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände und Lichter: Verkäufer, Strom, Verpflegung und Besucherführung müssen zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Ortes bis zum Kühlen der Getränke durch die Vorbereitung. Plane Marktaufteilung, Schichten und Zahlungsabläufe frühzeitig, damit am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Besonders bei frischen Produkten, Stromanschlüssen und Wechselgeld entstehen sonst kurzfristig die größten Probleme.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Datum bestätigen
Location reservieren
Stromanschlüsse und Verbindungen kontrollieren
2 Personen
Marktplan erstellen
2 Personen
Standbetreiber und Verkäufer kontaktieren
2 Personen
Verkäufer und Produkte registrieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Lebensmittellieferanten kontaktieren
Anzeigen und Plakate verteilen
2 Personen
Programm und Öffnungszeiten veröffentlichen
Freiwillige und Mitarbeitende einplanen
2 Personen
Aufgaben und Dienste verteilen
2 Personen
Standaufteilung an Verkäufer senden
Strom- und Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
Zahlungsweise und Wechselgeld regeln
2 Personen
Musik und Playlist vorbereiten
Namensschilder und Beschilderung erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Besucherliste prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks und Zutaten vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck sortieren
2 Personen
Stände und Zelte prüfen
2 Personen
Marktfläche kehren
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stände je Verkäufer einrichten
6 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beleuchtung anschließen
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Buffet und Getränkestation einrichten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Warme Gerichte auf Temperatur bringen
4 Personen
Allergeninformationen sichtbar anbringen
Preiskarten und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Kassen und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

Verkäufer empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Warme Speisen servieren
4 Personen
Kalte Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet regelmäßig auffüllen
2 Personen
Tische und Sitzplätze ordentlich halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
Musik organisieren
Weihnachtsaktivität betreuen
2 Personen
Besucher über die Abfahrtszeit informieren
2 Personen
Verkauf und Catering abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Verkäufer auschecken
3 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr und Materialien einsammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Zelte und Dekoration abbauen
6 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
Dekoration und Material inventarisieren
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
Geschirr spülen und wegräumen
3 Personen
Kasse und Abrechnung abschließen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Poster und Beschilderung entfernen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 14
BiertischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 60
KassentischeAnz. 3
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 8
StandgewichteAnz. 32
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
SuppenkesselAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
KartenterminalsAnz. 3
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
SteckdosenleistenAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 16
WeihnachtskränzeAnz. 8
Französische FlaggenAnz. 12
TischläuferAnz. 20
WeihnachtstischdeckenAnz. 16
HolzkistenAnz. 24
KreidetafelnAnz. 16
KreidestifteAnz. 12
NamensschilderAnz. 40
WegweiserAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochpistolenAnz. 8
KüchenzangenAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
OfenhandschuheAnz. 6
SchürzenAnz. 12
TablettsAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Ort und Datum zuerst und erstelle danach den Marktplan. Prüfe dabei jeden Stromanschluss, die Kabellängen und die Wege zwischen Verkaufsständen, Catering und Besuchsbereich.
Hole verbindliche Zusagen der Standbetreiber rechtzeitig ein und erfasse Produkte sowie Ernährungswünsche. Für die endgültige Cateringmenge solltest du die Besucherliste spätestens 3 bis 5 Tage vorher prüfen.
Veröffentliche Programm und Öffnungszeiten zusammen mit den Einladungen und Plakaten. So wissen Verkäufer, Helfer und Gäste, wann Aufbau, Marktöffnung und Abbau stattfinden.
Plane Helfer in klaren Schichten und verteile Aufgaben schriftlich. Für Kasse, Einlass, Nachfüllen, Geschirr und Abfall sollte während der gesamten Öffnungszeit jeweils eine zuständige Person eingetragen sein.
Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und stelle Zelte, Standgewichte sowie Kühl- und Warmhaltemöglichkeiten bereit. Getränke gehören früh genug in Kühlschränke oder Kühlboxen; frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Französischen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Location. Verkäufer, Einladungen, Werbung und Helferschichten lassen sich dann rechtzeitig koordinieren.
Wie viele Getränke brauche ich pro Gast auf einem Weihnachtsmarkt?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro weiterer Stunde ein. Bei kaltem Wetter solltest du zusätzlich Heißgetränke und ausreichend Wasser vorsehen.
Wann sollte ich die Cateringmengen endgültig berechnen?: Berechne die Mengen zunächst mit den erwarteten Anmeldungen und bestätige sie 3 bis 5 Tage vor dem Markt. Frische Waren kaufst du möglichst kurz vor der Ausgabe ein, damit Kühlung und Qualität gesichert bleiben.
Was muss ich am Tag vor dem Weihnachtsmarkt prüfen?: Kontrolliere am Vortag Wetter, Strom- und Sicherheitsplan, Standaufteilung, Beschilderung und Wechselgeld. Getränke sollten dann bereits gekühlt werden; die endgültige Besucherliste und die Helferschichten müssen vorliegen.

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