Checklist para organizar un Mercado de Navidad francés

Organizar un Mercado de Navidad francés requiere coordinar el espacio, los vendedores, la comida y la atención al público en un orden claro. Empieza cerrando el lugar y la fecha, y después reserva tiempo para diseñar los puestos, confirmar expositores y revisar las conexiones eléctricas. En la última semana se concentran las compras, la señalización, los turnos y la comprobación del tiempo. Esta checklist reúne 73 tareas y 67 materiales para que no llegues al montaje improvisando.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
Hacer la reserva del lugar
Comprobar los puntos de corriente y las conexiones
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Contactar con los expositores y vendedores
2 personas
Registrar vendedores y productos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Contactar a los proveedores de comida
Distribuir anuncios y carteles
2 personas
Publicar el programa y los horarios de apertura
Planificar a los voluntarios y al personal
2 personas
Distribuir tareas y turnos
2 personas
Enviar a los vendedores la distribución de puestos
Desarrollar el plan eléctrico y de seguridad
2 personas
Gestionar el método de pago y el cambio
2 personas
Preparar la música y la lista de reproducción
Hacer las acreditaciones y la señalización
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista definitiva de visitantes
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos e ingredientes
4 personas
Clasificar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Comprobar puestos y carpas
2 personas
Barrer el suelo del mercado
2 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los puestos por vendedor
6 personas
Colgar la decoración
4 personas
Conectar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Poner los platos calientes a temperatura
4 personas
Colocar visiblemente la información sobre alérgenos
Colocar las tarjetas de precios y los carteles de ruta
2 personas
Preparar las cajas registradoras y el cambio
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los vendedores
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir platos calientes
4 personas
Servir bebidas frías
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el buffet regularmente
2 personas
Mantener las mesas y los asientos ordenados
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Proporcionar la música
Acompañar la actividad navideña
2 personas
Informar a los visitantes sobre la hora de salida
2 personas
Cerrar la venta y el catering
3 personas

Seguimiento

Registrar la salida de los vendedores
3 personas
Empaquetar alimentos de forma segura
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Reunir la vajilla y los materiales
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas y la decoración
6 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Inventariar decoración y materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Lavar y guardar la vajilla
3 personas
Cerrar caja y administración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Retirar carteles y señalización
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 14
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cajacant. 3
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 8
Pesos para carpascant. 32
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6
Ollas para sopacant. 3
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Terminales de pagocant. 3
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Regletascant. 6

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 16
Coronas navideñascant. 8
Banderas francesascant. 12
Manteles runnerscant. 20
Manteles de Navidadcant. 16
Cajitas de maderacant. 24
Pizarrascant. 16
Rotuladores de tizacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40
Carteles direccionalescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Escopetas de cocinacant. 8
Pinzas de cocinacant. 8
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Guantes de hornocant. 6
Delantalescant. 12
Bandejascant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y la fecha antes de contactar con vendedores: calcula también el tiempo de montaje, desmontaje y limpieza, no solo las horas de apertura.
Pide a cada expositor sus productos y necesidades eléctricas con antelación. Envía la distribución definitiva de los puestos varios días antes para evitar cambios durante el montaje.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas. Reserva con margen los productos frescos y enfría las bebidas antes de abrir, especialmente si el mercado empieza por la mañana.
Haz una prueba del plan eléctrico antes del día del evento: comprueba conexiones, cables alargadores, regletas y puntos de corriente, y deja libres las zonas de paso y las salidas.
Prepara acreditaciones, carteles, programa y turnos antes de la llegada de los vendedores. Designa a una persona para pagos y cambio, otra para incidencias y otra para coordinar voluntarios durante cada turno.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de Navidad francés?: Empieza al menos 8-12 semanas antes. Reserva primero el lugar y la fecha; después confirma vendedores, catering, electricidad, personal y comunicación.
¿Cuándo hay que enviar la distribución de los puestos a los vendedores?: Envíala entre 5 y 7 días antes del mercado, cuando ya estén confirmados los expositores. Incluye el número del puesto, el horario de llegada y cualquier necesidad eléctrica.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un mercado navideño?: Calcula las cantidades según el número definitivo de visitantes, la duración y las preferencias dietéticas. Para el primer servicio de bebidas, toma como referencia 2-3 bebidas por persona y deja una reserva para las horas punta.
¿Qué hay que comprobar el día antes del mercado?: Revisa la previsión meteorológica, la lista final de visitantes, las conexiones eléctricas, los pagos, la señalización y los turnos. Compra los productos frescos y enfría las bebidas el día anterior cuando sea posible.

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