Französischen Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein französischer Weihnachtsmarkt steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst Ort und Termin sichern, dann Stände, Händler und Programm festlegen. Plane Strom, Sicherheit und Wege frühzeitig, bevor Marktstände und Zelte bestellt oder aufgebaut werden. Besonders leicht vergessen werden Anmeldefristen, Wechselgeld, Kühlung und die genaue Standaufteilung. Mit einem festen Zeitplan koordinierst du Verkäufer, Helfer und Verpflegung ohne Last-Minute-Chaos.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum bestätigen
2
Location reservieren
3
Stromanschlüsse und Verbindungen kontrollieren
2 Personen
4
Marktplan erstellen
2 Personen
5
Standbetreiber und Verkäufer kontaktieren
2 Personen
6
Verkäufer und Produkte registrieren
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Cateringmengen berechnen
2 Personen
11
Lebensmittellieferanten kontaktieren
12
Anzeigen und Plakate verteilen
2 Personen
13
Programm und Öffnungszeiten veröffentlichen
14
Freiwillige und Mitarbeitende einplanen
2 Personen
15
Aufgaben und Dienste verteilen
2 Personen
16
Standaufteilung an Verkäufer senden
17
Strom- und Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
18
Zahlungsweise und Wechselgeld regeln
2 Personen
19
Musik und Playlist vorbereiten
20
Namensschilder und Beschilderung erstellen
2 Personen
21
Wettervorhersage prüfen
22
Endgültige Besucherliste prüfen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Frische Produkte abholen
2 Personen
25
Getränke kalt stellen
2 Personen
26
Snacks und Zutaten vorbereiten
4 Personen
27
Geschirr und Besteck sortieren
2 Personen
28
Stände und Zelte prüfen
2 Personen
29
Marktfläche kehren
2 Personen
30
Zelte aufbauen
6 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Stände je Verkäufer einrichten
6 Personen
33
Dekoration aufhängen
4 Personen
34
Beleuchtung anschließen
3 Personen
35
Musikanlage anschließen
2 Personen
36
Buffet und Getränkestation einrichten
4 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
38
Warme Gerichte auf Temperatur bringen
4 Personen
39
Allergeninformationen sichtbar anbringen
40
Preiskarten und Wegweiser aufstellen
2 Personen
41
Kassen und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
43
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

44
Verkäufer empfangen
3 Personen
45
Besucher begrüßen
3 Personen
46
Infostand besetzen
2 Personen
47
Heiße Getränke servieren
3 Personen
48
Warme Speisen servieren
4 Personen
49
Kalte Getränke servieren
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Buffet regelmäßig auffüllen
2 Personen
52
Tische und Sitzplätze ordentlich halten
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
55
Musik organisieren
56
Weihnachtsaktivität betreuen
2 Personen
57
Besucher über die Abfahrtszeit informieren
2 Personen
58
Verkauf und Catering abschließen
3 Personen

Nachbereitung

59
Verkäufer auschecken
3 Personen
60
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
61
Geräte ausschalten
2 Personen
62
Geschirr und Materialien einsammeln
4 Personen
63
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
64
Zelte und Dekoration abbauen
6 Personen
65
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
66
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
67
Dekoration und Material inventarisieren
2 Personen
68
Restbestand einlagern
2 Personen
69
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
70
Geschirr spülen und wegräumen
3 Personen
71
Kasse und Abrechnung abschließen
2 Personen
72
Fundsachen sammeln
73
Poster und Beschilderung entfernen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 14
BiertischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 60
KassentischeAnz. 3
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 8
StandgewichteAnz. 32
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
SuppenkesselAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
KartenterminalsAnz. 3
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
SteckdosenleistenAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 16
WeihnachtskränzeAnz. 8
Französische FlaggenAnz. 12
TischläuferAnz. 20
WeihnachtstischdeckenAnz. 16
HolzkistenAnz. 24
KreidetafelnAnz. 16
KreidestifteAnz. 12
NamensschilderAnz. 40
WegweiserAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochpistolenAnz. 8
KüchenzangenAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
OfenhandschuheAnz. 6
SchürzenAnz. 12
TablettsAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Sichere Ort und Datum zuerst und prüfe direkt danach Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und die zulässige Standaufstellung. Ohne diesen Check lässt sich der Marktplan später oft nur noch mühsam ändern.
Kontaktiere Standbetreiber frühzeitig und setze eine verbindliche Rückmeldefrist. Erfasse neben Standgröße und Produkten auch Ernährungswünsche, damit Catering und Beschilderung nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden müssen.
Veröffentliche Öffnungszeiten und Programm erst, wenn Händler, Helfer und Aufbauzeiten feststehen. Schicke die Standaufteilung anschließend gesammelt an alle Verkäufer, damit jeder weiß, wo Marktstand, Kassentisch und Ware hingehören.
Plane warme und kalte Verpflegung getrennt: Suppenkessel, Warmhaltebehälter und Thermoskannen brauchen Strom, während Getränke und frische Produkte rechtzeitig gekühlt oder abgeholt werden müssen. Prüfe die benötigte Leistung, bevor Kaffeemaschinen und Wasserkocher gleichzeitig laufen.
Lege vor dem Aufbau fest, wer Kasse, Wechselgeld, Beschilderung, Sicherheit und Abbau übernimmt. Prüfe Wettervorhersage und endgültige Besucherliste spätestens am Vortag und sichere Partyzelte mit Standgewichten, bevor der erste Stand geöffnet wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen französischen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Händleranfragen. Strom, Standaufteilung, Helferplan und Programm sollten spätestens 2 Wochen vor dem Markt feststehen.
Wie viele Händler braucht man für einen französischen Weihnachtsmarkt?: Das hängt von der Fläche ab, aber plane die Standaufteilung erst nach einer verbindlichen Zusage aller Verkäufer. Lass mindestens 1 bis 2 Reserveflächen oder Ausweichmöglichkeiten frei, falls ein Stand kurzfristig ausfällt.
Wann muss man Catering und Getränke für den Weihnachtsmarkt bestellen?: Berechne die Mengen nach der endgültigen Besucherliste und bestelle haltbare Waren etwa 7 Tage vorher. Frische Produkte holst du möglichst am selben oder am vorherigen Tag ab; Getränke sollten vor der Öffnung ausreichend gekühlt sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen französischen Weihnachtsmarkt?: Plane pro gleichzeitig besetztem Aufgabenbereich mindestens eine Person ein und zusätzlich 2 bis 3 Helfer für Wechsel und Pausen. Für Aufbau und Abbau solltest du einen eigenen Zeitplan mit mindestens 2 Stunden Puffer erstellen.

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