Fototransfer-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einem Fototransfer-Workshop müssen Technik, Werkstücke und Arbeitsplätze gleichzeitig bereitstehen. Lege zuerst Termin, Raum und Teilnehmerzahl fest, bevor du Fotos, Holzbrettchen und Transfermedium bestellst. Plane außerdem Zeit für einen eigenen Techniktest und die Vorbereitung der Laserdrucke ein. Am Veranstaltungstag zählen beschriftete Tische, sortierte Fotos und eine klare Vorführung: So warten die Teilnehmenden nicht auf Material oder Erklärungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Workshopdatum und -ort festlegen
Arbeitsbereich reservieren
Einladungstext schreiben
Einladungen verschicken
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Bestätigungen versenden
Programm und Erklärung erstellen
Beispielwerke vorbereiten
2 Personen
Transfertechnik testen
Fotoformate festlegen
Laserprints anfertigen lassen
Werkstücke einkaufen
Catering einkaufen
Haltbare Getränke einkaufen
Frische Einkäufe besorgen
Fotos nach Teilnehmenden sortieren
2 Personen
Arbeitstische beschriften
Materialien pro Tisch bereitstellen
2 Personen
Arbeitsbereich kontrollieren
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Tische eindecken
2 Personen
Vorführtafel einrichten
Empfangstresen aufstellen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Programm und Sicherheitsregeln erklären
Transfertechnik demonstrieren
Fotos und Arbeiten verteilen
2 Personen
Teilnehmende beim Aufbringen begleiten
3 Personen
Trocknungszeit und Pause begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
Papier befeuchten und entfernen
3 Personen
Snacks und Getränke servieren
2 Personen
Werkstücke trocknen lassen
Oberflächenveredelung mit Lack demonstrieren
Arbeiten fertigstellen
3 Personen
Werkstücke aushärten lassen
Werkstücke fotografieren
Exponate verpacken
2 Personen
Verabschiedung von den Teilnehmern
2 Personen
Nachbereitung
Übrig gebliebenes Essen kühlen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Arbeitsbereich reinigen
3 Personen
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
Materialien trocknen lassen
Wiederverwendbare Materialien verstauen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Arbeitsbereich final inspizieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 6
- StühleAnz. 28
- Präsentationstisch
- Empfangstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektorleinwand
- Fotokamera
- Kartenlesegerät
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 6
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- KühlboxenAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 4
Geschirr
- TassenAnz. 30
- TrinkgläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
Dekoration
- NamensschilderAnz. 30
- TischschilderAnz. 6
- Bunte TischläuferAnz. 6
Workshopmaterial
- HolzbrettchenAnz. 30
- LaserdruckeAnz. 36
- TransfermediumAnz. 6
- AcryllackAnz. 4
- SchwammpinselAnz. 30
- PinselAnz. 30
- MischschalenAnz. 30
- WasserschalenAnz. 30
- ScheuerschwämmeAnz. 30
- SchleifpapierAnz. 60
- KunststoffspatelAnz. 30
- TrockengestelleAnz. 6
- ArbeitsmattenAnz. 30
- SchürzenAnz. 30
- NitrilhandschuheAnz. 60
- SchutzbrillenAnz. 30
- PapierklebebandAnz. 12
- BleistiftsätzeAnz. 15
- ScherenAnz. 15
- LinealeAnz. 15
- VerpackungsboxenAnz. 30
- BackpapierAnz. 2
Reinigung
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 20
- SpülbürstenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Teste die Transfertechnik mindestens 7 Tage vor dem Workshop an einem Beispielstück. Dabei siehst du rechtzeitig, ob Laserdrucke, Transfermedium und Acryllack zusammen funktionieren.
- Sortiere die Fotos spätestens am Vortag nach Teilnehmenden und lege pro Tisch die benötigten Materialien bereit. Das spart beim Start mehrere Minuten pro Person.
- Plane pro Arbeitsplatz mindestens einen Arbeitstisch und einen Stuhl ein; beschrifte die Tische vor dem Eintreffen der Gruppe mit Tischschildern oder Namen.
- Richte Laptop, Beamer, Projektorleinwand und Vorführtafel mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und die Sicht von den hinteren Plätzen.
- Erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Termin und kaufe haltbare Getränke früher ein. Frische Einkäufe und gekühlte Getränke gehören erst am Veranstaltungstag in die Kühlboxen.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Vorbereitung für einen Fototransfer-Workshop?
- Plane mindestens 2 bis 3 Wochen Vorlauf ein. In dieser Zeit kannst du Einladungen verschicken, Anmeldungen bearbeiten, Werkstücke einkaufen und die Transfertechnik testen.
- Wann sollte ich die Laserdrucke für den Fototransfer anfertigen lassen?
- Bestelle oder fertige die Laserdrucke etwa 7 Tage vor dem Workshop an. So bleibt genug Zeit, fehlerhafte Fotos nachzubearbeiten oder fehlende Ausdrucke zu ersetzen.
- Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag zum Aufbau?
- Rechne mit mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Materialien, Technik, Catering und die Vorführtafel. Kontrolliere den Arbeitsbereich zusätzlich etwa 15 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden.
- Wie viele Materialien brauche ich pro Teilnehmer beim Fototransfer?
- Plane pro Person mindestens ein Werkstück, einen passenden Laserdruck und die benötigte Menge Transfermedium, Acryllack und Pinsel ein. Lege zusätzlich 10 Prozent Ersatzmaterial bereit, damit ein beschädigtes Stück den Ablauf nicht stoppt.
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