Fototransferworkshop organiseren: checklist
Een fototransferworkshop vraagt om meer voorbereiding dan alleen transfermedium en kwasten klaarleggen. Je regelt eerst de datum, werkruimte en aanmeldingen, daarna test je de techniek en bepaal je de fotoformaten. In de laatste dagen sorteer je de foto’s per deelnemer, maak je laserprints en richt je elke werktafel volledig in. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, zodat deelnemers direct kunnen starten en je tijdens de workshop niet hoeft te improviseren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Workshopdatum en locatie vastleggen
Werkruimte reserveren
Uitnodigingstekst schrijven
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestigingen versturen
Programma en uitleg maken
Voorbeeldwerken voorbereiden
2 personen
Transfertechniek testen
Fotoformaten bepalen
Laserprints laten maken
Werkstukken inkopen
Catering inkopen
Houdbare dranken inkopen
Verse boodschappen inkopen
Foto's sorteren per deelnemer
2 personen
Werktafels labelen
Materialen per tafel klaarzetten
2 personen
Werkruimte controleren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Tafels afdekken
2 personen
Demonstratietafel inrichten
Ontvangstbalie klaarzetten
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma en veiligheidsregels uitleggen
Transfertechniek demonstreren
Foto's en werkstukken uitdelen
2 personen
Deelnemers begeleiden bij aanbrengen
3 personen
Droogtijd en pauze begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Papier bevochtigen en verwijderen
3 personen
Hapjes en dranken serveren
2 personen
Werkstukken laten drogen
Afwerking met vernis demonstreren
Werkstukken afwerken
3 personen
Werkstukken laten uitharden
Werkstukken fotograferen
Werkstukken verpakken
2 personen
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen
Nazorg
Overgebleven eten koelen
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Werkruimte schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Materialen laten nadrogen
Herbruikbare materialen opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Foto's met deelnemers delen
Werkruimte eindinspecteren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 6
- Stoelenaantal 28
- Presentatietafel
- Ontvangsttafel
- Afvalbakkenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Beamerdoek
- Fotocamera
- Kaartlezer
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Bureaulampenaantal 6
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparaat
- Koelboxenaantal 2
- Serveerbladenaantal 4
Servies
- Mokkenaantal 30
- Drinkglazenaantal 30
- Bordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 30
- Tafelbordjesaantal 6
- Kleurrijke tafellopersaantal 6
Workshopmateriaal
- Houten plankjesaantal 30
- Laserprintsaantal 36
- Transfermediumaantal 6
- Acrylvernisaantal 4
- Sponskwastenaantal 30
- Kwastenaantal 30
- Mengbakjesaantal 30
- Waterbakjesaantal 30
- Schuursponzenaantal 30
- Schuurpapieraantal 60
- Plastic spatelsaantal 30
- Droogrekkenaantal 6
- Werkbeschermingsmattenaantal 30
- Schortenaantal 30
- Nitrilhandschoenenaantal 60
- Veiligheidsbrillenaantal 30
- Papiertapeaantal 12
- Potloodsetsaantal 15
- Scharenaantal 15
- Linialenaantal 15
- Inpakdozenaantal 30
- Bakpapieraantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasborstelsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Test de transfertechniek vóór je materiaal inkoopt. Gebruik daarbij dezelfde laserprints, werkstukken, transfermedium en sponskwasten als tijdens de workshop; zo ontdek je op tijd of de droogtijd en afwerking kloppen.
- Bepaal de fotoformaten voordat je de laserprints laat maken. Sorteer de foto’s daarna per deelnemer en leg ze bij de juiste werktafel, zodat je bij de ontvangst geen losse prints meer hoeft uit te zoeken.
- Plan de werkruimte op basis van werktafels én droogruimte. Houd naast iedere tafel plaats vrij voor materialen en afvalbakken; natte werkstukken mogen niet tussen stoelen, tassen en drankjes terechtkomen.
- Stuur bevestigingen pas nadat je dieetwensen en aanmeldingen hebt verwerkt. Noteer per deelnemer de gekozen foto’s of eventuele bijzonderheden, zodat je catering en tafelindeling op tijd kunt afronden.
- Richt de demonstratietafel apart in en controleer laptop, beamer, beamerdoek, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers binnenkomen. Een technische test van 15 minuten voorkomt dat je uitleg stilvalt bij de start.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fototransferworkshop organiseren?
- Leg de datum en werkruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en laat minimaal 1 week tussen de definitieve deelnemerslijst en het laten maken van de laserprints.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een fototransferworkshop klaar te zetten?
- Reserveer op de dag zelf ongeveer 2 uur voor tafels, stoelen, afdekken, materialen per tafel en de demonstratietafel. Plan daarnaast 30 minuten voor de technische controle en ontvangsttafel.
- Wanneer moet ik de laserprints voor een fototransferworkshop regelen?
- Laat de laserprints maken zodra de fotoformaten en deelnemerslijst definitief zijn, bij voorkeur 5 tot 7 dagen vóór de workshop. Sorteer ze direct per deelnemer en controleer of iedere set compleet is.
- Hoeveel drank en catering heb ik nodig voor een fototransferworkshop?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer en vul daarna aan op basis van de workshopduur. Koop houdbare dranken eerder in en haal verse boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf, zodat je op de workshopdag alleen nog hoeft te serveren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!