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Foodparade organisieren: die praktische Checkliste

Eine Foodparade steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst Ort, Datum und Anmeldungen sichern, dann Lieferanten, Strom und Standplan festlegen. In den letzten Tagen geht es um Einkauf, Kühlung und vorbereitete Zutaten. Am Veranstaltungstag müssen Kassen, Arbeitsstationen, Zelte und Sitzbereiche bereit sein. Diese Checkliste zeigt dir, was du frühzeitig und was du erst kurz vor dem Start erledigen solltest.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten bestätigen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Speisekarte und Preise drucken

  • Allergenübersicht drucken

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    4 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen

    3 Personen

  • Soßen portionieren

    2 Personen

  • Gemüse schneiden

    4 Personen

  • Fleisch marinieren

    2 Personen

  • Arbeitsstationen beschriften

    2 Personen

  • Kassen vorbereiten

    2 Personen

  • Wechselgeld bereitlegen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Standtücher befestigen

    3 Personen

  • Lichterketten aufhängen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Kochgeräte aufstellen

    4 Personen

  • Gasflaschen kontrollieren

    2 Personen

  • Buffets einrichten

    4 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Getränkestand einrichten

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Allergenkarten auslegen

    2 Personen

  • Handwaschstationen auffüllen

    2 Personen

  • Vorrat pro Stand aufteilen

    4 Personen

  • Vorbereitete Gerichte prüfen

    3 Personen

  • Mitarbeiter einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Bestellungen aufnehmen

    4 Personen

  • Gerichte zubereiten

    8 Personen

  • Gerichte servieren

    6 Personen

  • Getränke ausschenken

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet nachfüllen

    4 Personen

  • Tische sauber halten

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bestände kontrollieren

    2 Personen

  • Diätbestellungen separat zubereiten

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen bearbeiten

    4 Personen

  • Kassen abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kochgeräte ausschalten

    3 Personen

  • Reste sicher verpacken

    4 Personen

  • Getränke wegräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abräumen

    5 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Geschirr sortieren

    3 Personen

  • Geräte reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung abkoppeln

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Verderbliche Reste entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 6
  • BiertischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 20
  • StandtücherAnz. 6

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 180
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • WeingläserAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 20
  • ServierplattenAnz. 24

Ausstattung

  • GasgrillsAnz. 3
  • BackblecheAnz. 3
  • FritteusenAnz. 2
  • InduktionsplattenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 8
  • KassenAnz. 3
  • KartenlesegeräteAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 12
  • KochmesserAnz. 12
  • RührschüsselnAnz. 12
  • VorratsboxenAnz. 30
  • KüchenzangenAnz. 12
  • MessbecherAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 6
  • FrischhaltefolieAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • MenükartenAnz. 8
  • AllergenkartenAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • MüllbeutelhalterAnz. 12
  • PutzeimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • HandwaschspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum, Ort und Lieferanten spätestens zwei bis drei Wochen vorher. So bleibt Zeit, fehlende Marktstände, Zelte oder Stromanschlüsse zu organisieren.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Allergien mit der Anmeldung und drucke die Allergenübersicht spätestens am Vortag. Plane pro Speisenstand gut sichtbare Informationen ein.
  • Kontrolliere den Strombedarf für Gasgrills, Fritteusen, Induktionsplatten und Warmhaltebehälter mindestens eine Woche vorher. Zähle Verlängerungskabel und Anschlüsse, bevor die Stände aufgebaut werden.
  • Bereite haltbare Zutaten am Vortag vor und hole frische Produkte erst am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher ab. Getränke und Kühlboxen sollten vor dem Einlass vollständig gekühlt sein.
  • Richte Kassen, Kartenlesegeräte und Wechselgeld vor dem Aufbau der Essensausgabe ein. Beschrifte jede Arbeitsstation und lege Teller, Becher, Besteck sowie Servierutensilien direkt am passenden Stand bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Foodparade organisieren?
Beginne mindestens drei bis vier Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort, Einladungen und Lieferanten. Stromplanung, Lageplan und Ausstattung sollten spätestens eine Woche vorher bestätigt sein.
Was muss ich am Tag vor der Foodparade vorbereiten?
Drucke Speisekarten und Allergenübersicht, portioniere Soßen, wasche Gemüse und mariniere Fleisch. Kontrolliere außerdem Bestand, Wechselgeld, Geschirr und die Einsatzbereitschaft der Kassen.
Wie plane ich die Stromversorgung für eine Foodparade?
Erstelle mindestens sieben Tage vorher eine Liste aller Geräte und ihrer Anschlüsse. Prüfe danach vor Ort, ob Stromanschlüsse und Verlängerungskabel für Fritteusen, Induktionsplatten und Warmhaltebehälter ausreichen.
Wann sollte ich Zelte, Tische und Stühle aufbauen?
Baue Partyzelte und Marktstände zuerst auf und stelle anschließend Biertische, Stehtische und Klappstühle auf. Plane dafür mindestens zwei bis drei Stunden vor dem Einlass ein, damit die Ausgabestationen noch eingerichtet werden können.

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