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Foodfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Foodfestival braucht mehr als mehrere Essensstände und ein paar Biertische. Du musst Genehmigungen, Lieferanten, Allergene, Zahlungen und den Ablauf so planen, dass am Veranstaltungstag niemand suchen oder improvisieren muss. Diese Checkliste führt dich von der Location und den Anmeldungen bis zum Aufbau, den Lieferungen und der Reinigung. Besonders leicht vergessen werden gekühlte Ware, klare Wege zwischen den Ständen und getestete Geräte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location festlegen

  • Genehmigungen beantragen

  • Lebensmittellieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Foodstände einteilen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Allergenliste erstellen

    2 Personen

  • Speisekarten entwerfen

  • Preisliste festlegen

    2 Personen

  • Zahlungsmethode regeln

  • Lieferungen bestätigen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Route zu den Ständen markieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    3 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Vorrat pro Stand verteilen

    3 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Kabel sicher abdecken

    2 Personen

  • Kühlungen aufstellen

    3 Personen

  • Handwaschstationen einrichten

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Menükarten aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung installieren

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Zutaten waschen

    3 Personen

  • Gemüse schneiden

    4 Personen

  • Saucen portionieren

    3 Personen

  • Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Desserts vorbereiten

    3 Personen

  • Arbeitsflächen desinfizieren

    2 Personen

  • Kassen und Bezahlpunkte testen

    2 Personen

  • Vorräte pro Stand bereitstellen

    4 Personen

  • Crew-Briefing abhalten

    4 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Bestellungen aufnehmen

    6 Personen

  • Burger zubereiten

    4 Personen

  • Wraps zubereiten

    3 Personen

  • Pommes frittieren

    3 Personen

  • Salate servieren

    2 Personen

  • Desserts servieren

    2 Personen

  • Getränke ausschenken

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Bestand auffüllen

    3 Personen

  • Allergeninformationen beantworten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Endbestellungen abwickeln

    4 Personen

  • Verkauf abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle reinigen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort fegen und wischen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Wiederverwendbare Materialien zählen

    2 Personen

  • Materialien sauber und trocken lagern

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Endreinigung durchführen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 18
  • BiertischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 18
  • ServierwagenAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 220
  • SchälchenAnz. 100
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • KaffeetassenAnz. 80
  • MesserAnz. 220
  • GabelnAnz. 220
  • LöffelAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 24
  • ZangenAnz. 18
  • ServierplattenAnz. 24

Ausstattung

  • GasgrillsAnz. 3
  • FritteusenAnz. 2
  • InduktionskochplattenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KühlschränkeAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • StabmixerAnz. 2
  • KüchenwaagenAnz. 2
  • Digitale ThermometerAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 4
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Küche

  • SchneidebretterAnz. 12
  • Koch- und BrotmesserAnz. 12
  • RührschüsselnAnz. 12
  • VorratsboxenAnz. 30
  • MessbecherAnz. 6
  • PfannenAnz. 8
  • BackblecheAnz. 6
  • Aluminium-ServiertablettsAnz. 20
  • KüchenhockerAnz. 12
  • KühltaschenAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • MenükartenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • KreidestifteAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • SpülbeckenAnz. 6
  • EimerAnz. 8
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsspenderAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen und Auflagen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Foodfestival. Prüfe dabei ausdrücklich Strom, Wasser, Abfall, Brandschutz und den Umgang mit Gasgeräten.
  • Bestätige Liefermengen und Lieferzeiten spätestens 7 Tage vorher. Frische Lebensmittel kommen möglichst am Veranstaltungstag an, haltbare Ware kannst du früher einkaufen und nach Ständen vorsortieren.
  • Plane die Speisen nicht nur nach Geschmack: Erfasse Ernährungswünsche und führe für jeden Stand eine aktuelle Allergenliste. Drucke die Informationen zusätzlich zu den Speisekarten aus, damit sie auch bei vollem Betrieb sichtbar bleiben.
  • Teste Gasgrills, Fritteusen, Induktionskochplatten, Kühlschränke und Warmhaltebehälter mindestens 1 Tag vorher. Miss die Kühl- und Warmhaltetemperaturen mit digitalen Thermometern und verteile Ersatzgeräte oder Kühlboxen dort, wo Ausfälle den Betrieb stoppen würden.
  • Lege den Aufbau rückwärts vom Einlass fest: Zelte und Tische zuerst, danach Geräte, Vorräte und Beschilderung. Plane mindestens 2 Stunden für Aufbau und Funktionstest ein und markiere die Route zu allen Ständen, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Foodfestival anmelden?
Beginne mit Genehmigungen und der Location 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Für größere Veranstaltungen oder mehrere Verkaufsstände solltest du zusätzlich 2 Wochen Puffer für Rückfragen der Behörden einplanen.
Wie viel Personal brauche ich für ein Foodfestival?
Plane pro Foodstand mindestens 2 Personen ein, wenn dort gleichzeitig vorbereitet, ausgegeben und kassiert wird. Ergänze je 20 bis 30 Gäste eine Person für Einlass, Orientierung, Nachschub oder Reinigung.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Foodfestival?
Rechne bei einer Veranstaltung von etwa 3 Stunden mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Halte Wasser zusätzlich ein und kühle den ersten Vorrat spätestens 4 Stunden vor Beginn; Nachschub sollte getrennt von den Verkaufsständen bereitstehen.
Wann soll ich die Ausstattung für ein Foodfestival prüfen?
Kontrolliere Tische, Zelte, Mehrweg-Geschirr und Kochgeräte 1 bis 2 Tage vor dem Aufbau anhand deiner Bestandsliste. Geräte mit Gas oder Strom testest du spätestens am Vortag, damit defekte Teile noch ersetzt werden können.

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