Checklist para organizar un festival gastronómico

Un festival gastronómico necesita más que buenos platos: hay que coordinar permisos, proveedores, puestos, pagos, invitados y seguridad alimentaria. Esta checklist reúne las tareas en un orden lógico, desde fijar la ubicación hasta montar mesas, carpas y equipos. También te ayuda a controlar las compras, las preferencias dietéticas, los alérgenos y las entregas. Úsala para comprobar qué está cerrado y qué puede bloquear el montaje o el servicio.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la ubicación
Solicitar permisos
Contactar a proveedores de comida
2 personas
Organizar los puestos de comida
2 personas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de alérgenos
2 personas
Diseñar los menús
Establecer la lista de precios
2 personas
Gestionar el método de pago
Confirmar entregas
Programar voluntarios
2 personas
Marcar la ruta hacia los stands
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
3 personas
Hacer la compra de productos frescos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Distribuir el inventario por stand
3 personas
Probar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
Colocar los refrigeradores
3 personas
Montar los puntos de lavado de manos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colgar los carteles del menú
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Preparar la vajilla
3 personas
Lavar los ingredientes
3 personas
Cortar verduras
4 personas
Porcionar salsas
3 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Preparar los postres
3 personas
Desinfectar las superficies de trabajo
2 personas
Probar las cajas y los puntos de pago
2 personas
Preparar el stock por puesto
4 personas
Realizar briefing al personal
4 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Tomar pedidos
6 personas
Preparar hamburguesas
4 personas
Preparar wraps
3 personas
Freír patatas
3 personas
Servir las ensaladas
2 personas
Servir los postres
2 personas
Servir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Reponer existencias
3 personas
Responder sobre información de alérgenos
2 personas
Comprobar los baños
Completar los pedidos finales
4 personas
Cerrar ventas
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar mesas y sillas
3 personas
Barrer y fregar el recinto
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Contar los materiales reutilizables
2 personas
Guardar los materiales limpios y secos
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Realizar la limpieza final
3 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 18
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Mantelescant. 18
Carros de serviciocant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 220
Cuencoscant. 100
Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 220
Tenedorescant. 220
Cucharascant. 180
Cucharonescant. 24
Pinzascant. 18
Bandejas para servircant. 24

Equipo

Barbacoas de gascant. 3
Freidorascant. 2
Placas de induccióncant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Batidoras de manocant. 2
Básculas de cocinacant. 2
Termómetros digitalescant. 4
Terminales de pagocant. 4
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono

Cocina

Tablas de cortarcant. 12
Cuchillos de chef y de pancant. 12
Cuencos para mezclarcant. 12
Cajas de almacenamientocant. 30
Jarras medidorascant. 6
Sartenescant. 8
Bandejas de hornocant. 6
Bandejas de aluminio para servircant. 20
Taburetes de cocinacant. 12
Bolsas isotérmicascant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Canaletas para cablescant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 10
Carteles del menúcant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubetas para lavarcant. 6
Cuboscant. 8
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Esponjascant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ubicación y solicita los permisos con varias semanas de margen; sin esa confirmación no conviene contratar proveedores ni anunciar el festival.
Define los menús, precios, métodos de pago y alérgenos antes de abrir las inscripciones. Pide las preferencias dietéticas al registrarse y entrega una lista visible a cada puesto.
Confirma cada entrega al menos 48 horas antes y separa los productos no perecederos de los frescos. El día anterior, enfría las bebidas y revisa que haya neveras, cubiteras y espacio suficiente por puesto.
Haz una prueba completa del equipo antes del montaje: barbacoas, freidoras, placas de inducción, máquinas de café, termómetros y bandejas para mantener caliente. No esperes al día del festival para descubrir que falta una conexión o un utensilio.
Asigna voluntarios a puestos concretos y marca la ruta hacia los stands antes de abrir. Monta primero las carpas y mesas, después distribuye vajilla, inventario y equipos; deja tiempo para limpiar y hacer una última comprobación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival gastronómico?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la ubicación, solicitar permisos y contactar con proveedores. Deja la última semana para confirmar entregas, voluntarios, inscripciones y necesidades dietéticas.
¿Cuándo debo cerrar los menús y la lista de alérgenos?: Cierra los menús y precios al menos 3 semanas antes de enviar las invitaciones o abrir las inscripciones. Actualiza la lista de alérgenos después de confirmar cada receta y proveedor, y revísala 48 horas antes.
¿Cuánta bebida necesito para un festival gastronómico?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Añade margen para el calor y enfría una parte el día anterior, no todo a última hora.
¿Cuándo se debe montar el equipo y los puestos de comida?: Haz el montaje principal entre 3 y 4 horas antes de la apertura. Prueba el equipo antes de repartir el inventario y reserva al menos 30 minutos para colocar la ruta, revisar los pagos y comprobar que cada puesto tiene vajilla y utensilios.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.