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Checklist pour organiser un festival de food trucks

Un festival de food trucks demande plus qu’un emplacement et quelques camionnettes. Il faut réserver le lieu, obtenir les autorisations, coordonner les fournisseurs et prévoir un parcours simple pour les visiteurs. Les menus, les allergènes, les prix et le paiement doivent être prêts avant l’envoi des invitations. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, puis à gérer le matériel, les stocks, le montage et l’accueil le jour du festival.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Demander les autorisations

  • Contacter les fournisseurs alimentaires

    2 personnes

  • Répartir les stands de restauration

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Établir la liste des allergènes

    2 personnes

  • Concevoir les menus

  • Établir la liste des prix

    2 personnes

  • Organiser le mode de paiement

  • Confirmer les livraisons

  • Planifier les bénévoles

    2 personnes

  • Marquer le chemin vers les stands

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses pour les produits non périssables

    3 personnes

  • Faire les courses de produits frais

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Répartir les stocks par stand

    3 personnes

  • Tester l'équipement

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Monter les tentes

    4 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Recouvrir les câbles en toute sécurité

    2 personnes

  • Installer les réfrigérateurs

    3 personnes

  • Installer des points de lavage des mains

    2 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Installer les panneaux de menu

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Préparer la vaisselle

    3 personnes

  • Laver les ingrédients

    3 personnes

  • Couper les légumes

    4 personnes

  • Portionner les sauces

    3 personnes

  • Préparer les salades

    3 personnes

  • Préparer les desserts

    3 personnes

  • Désinfecter les plans de travail

    2 personnes

  • Tester les caisses et les points de paiement

    2 personnes

  • Préparer le stock par stand

    4 personnes

  • Tenir le briefing de l’équipe

    4 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Prendre les commandes

    6 personnes

  • Préparer les burgers

    4 personnes

  • Préparer les wraps

    3 personnes

  • Faire frire les frites

    3 personnes

  • Servir les salades

    2 personnes

  • Servir les desserts

    2 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Collecter la vaisselle

    3 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Garder les tables propres

    2 personnes

  • Réanimer les stocks

    3 personnes

  • Répondre aux informations sur les allergènes

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Finaliser les dernières commandes

    4 personnes

  • Clôturer les ventes

    2 personnes

Suivi

  • Emballer les restes en toute sécurité

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Nettoyer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Balayer et laver le lieu

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Démonter les tentes

    4 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Compter les matériaux réutilisables

    2 personnes

  • Ranger le matériel propre et sec

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Distribuer les restes

    2 personnes

  • Effectuer le nettoyage final

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 4
  • Tables pliantesqté 18
  • Tables de bièreqté 12
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tabourets de barqté 12
  • Tables de buffetqté 6
  • Nappesqté 18
  • Chariots de serviceqté 2

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 220
  • Petits bolsqté 100
  • Gobelets réutilisablesqté 300
  • Tasses à caféqté 80
  • Couteauxqté 220
  • Fourchettesqté 220
  • Cuillèresqté 180
  • Louchesqté 24
  • Pincesqté 18
  • Plateaux de serviceqté 24

Équipement

  • Barbecues à gazqté 3
  • Friteusesqté 2
  • Plaques à inductionqté 4
  • Bacs de maintien au chaudqté 6
  • Réfrigérateursqté 3
  • Glacièresqté 6
  • Bacs à glaçonsqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Mixeurs plongeantsqté 2
  • Balances de cuisineqté 2
  • Thermomètres numériquesqté 4
  • Terminaux de paiementqté 4
  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphone

Cuisine

  • Planches à découperqté 12
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 12
  • Saladiersqté 12
  • Bacs de stockageqté 30
  • Verres doseursqté 6
  • Casserolesqté 8
  • Plaques de cuissonqté 6
  • Plateaux de service en aluminiumqté 20
  • Tabourets de cuisineqté 12
  • Sacs isothermesqté 20

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 8
  • Lampes LEDqté 12
  • Multiprisesqté 8
  • Rallongesqté 10
  • Goulottes de câblesqté 12

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 10
  • Panneaux de menuqté 8
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Marqueurs craieqté 12
  • Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Bacs à vaisselleqté 6
  • Seauxqté 8
  • Serpillièresqté 6
  • Sets de balaiqté 4
  • Épongesqté 20
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
  • Pompes désinfectantesqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer l’emplacement, les démarches administratives et les besoins techniques des stands.
  • Fixez les menus, les prix et les allergènes avant les inscriptions. Demandez les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant le festival afin de transmettre les informations aux fournisseurs.
  • Répartissez les stands sur un plan avant leur arrivée : laissez un passage d’au moins 1,5 mètre et marquez clairement le chemin vers chaque zone de restauration.
  • Testez tout le matériel la veille, notamment les friteuses, plaques à induction, machines à café, réfrigérateurs et thermomètres. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et répartissez les stocks par stand.
  • Prévoyez les bénévoles par créneau de 2 à 3 heures. Une personne doit suivre les livraisons et les stocks, tandis qu’une autre peut orienter les visiteurs et surveiller les tables, chaises et zones de service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de food trucks ?
Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander les autorisations, confirmer les fournisseurs, traiter les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand faut-il demander les autorisations pour un festival de food trucks ?
Lancez les demandes dès que le lieu est réservé, au minimum 6 semaines avant l’événement. Certaines démarches peuvent prendre plusieurs semaines et conditionner l’installation des tentes ou des équipements de cuisson.
Combien de food trucks faut-il prévoir pour un festival ?
Comptez généralement un stand de restauration pour 50 à 75 personnes, selon la durée et la variété des menus. Pour 150 participants, prévoyez donc environ 2 à 3 stands et répartissez-les pour éviter une seule file d’attente.
Quand confirmer les livraisons et les stocks ?
Confirmez les livraisons 3 à 5 jours avant le festival, puis vérifiez les produits frais le matin même. Répartissez les denrées, boissons, glaçons et produits non périssables par stand avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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