Einen Flohmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein Flohmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Route und Genehmigungen fest, danach planst du Stände, Verkehr und Versorgung. Sobald die Standbetreiber zugesagt haben, lassen sich Plätze, Strombedarf und Beschilderung zuverlässig einteilen. Viele Organisatoren kümmern sich zu spät um Anwohnerinformationen, Helfer und Bargeld. Dieser Ablauf zeigt dir, was du mehrere Wochen vorher, in der letzten Woche und am Veranstaltungstag erledigen solltest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigung beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
5
Standbetreiber einladen
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Standplätze zuweisen
2 Personen
9
Strombedarf ermitteln
10
Reservierungen vornehmen
11
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
12
Verkehrsplan prüfen
2 Personen
13
Anwohner informieren
2 Personen
14
Einladungen verschicken
2 Personen
15
Werbung online stellen
16
Drucksachen anfertigen lassen
17
Standbetreiber bestätigen
18
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
19
Freiwillige einteilen
20
Drehbuch ausdrucken
21
Wettervorhersage prüfen
22
Standbetreiber erinnern
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Materialien prüfen
2 Personen
25
Bargeld wechseln
26
Kisten und Kästen bereitstellen
2 Personen
27
Wetterplan kommunizieren
28
Abfallstellen vorbereiten
2 Personen
29
Absperrungen aufstellen
4 Personen
30
Verkehrsschilder aufstellen
2 Personen
31
Stände und Zelte entladen
6 Personen
32
Stände aufbauen
6 Personen
33
Zelte aufbauen
6 Personen
34
Strom anschließen
2 Personen
35
Beleuchtung anschließen
2 Personen
36
Standplätze markieren
2 Personen
37
Aussteller empfangen
3 Personen
38
Aussteller verweisen
3 Personen
39
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Infopunkt einrichten
2 Personen
42
Catering vorbereiten
3 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Geldkasse bereitstellen
2 Personen
45
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
46
Team einweisen
2 Personen

Event

47
Besucher begrüßen
4 Personen
48
Infostand besetzen
2 Personen
49
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
50
Catering ausgeben
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Gelände sauber halten
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
56
Beleuchtung kontrollieren
57
Verkehrswege freihalten
2 Personen
58
Besucher in die Schlussrunde begleiten
3 Personen
59
Verkauf abschließen
2 Personen

Nachbereitung

60
Standbetreiber auschecken
3 Personen
61
Kasse sicher verstauen
2 Personen
62
Cateringreste kühlen
2 Personen
63
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
64
Zelte abbauen
6 Personen
65
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
66
Stromkabel entfernen
2 Personen
67
Absperrungen entfernen
4 Personen
68
Abfall sammeln
4 Personen
69
Gelände reinigen
4 Personen
70
Materialien einladen
4 Personen
71
Geschirr abwaschen
2 Personen
72
Kasse zählen
2 Personen
73
Rückgabematerialien sortieren
2 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Abfall entsorgen
2 Personen
76
Verkehrsschilder zurückbringen
2 Personen
77
Beschädigte Materialien notieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 15
PartyzelteAnz. 6
TischeAnz. 12
StühleAnz. 30
StehtischeAnz. 6
KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 20
MessethekenAnz. 30
StandgewichteAnz. 30
TransportwagenAnz. 3

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
Niederländische FlaggenAnz. 8
BallonclustersAnz. 10
WegweiserAnz. 20
Programmatische PosterAnz. 25
InfotafelnAnz. 6
StandnummernkartenAnz. 15
KreidetafelnAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
KartenterminalsAnz. 2
PowerbanksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelrollenAnz. 4
Handmegafon
FunkgeräteAnz. 6
Kassenschachteln für BargeldAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 3
TackerAnz. 4
Papierschneider
KabeltrommelnAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
HanddesinfektionspumpenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route und Genehmigungsantrag. Prüfe zusätzlich die Versicherung, bevor du Standbetreiber verbindlich einlädst.
Bearbeite die Anmeldungen laufend und frage Strombedarf sowie besondere Ernährungswünsche ab. Weise Standplätze erst zu, wenn du die benötigte Fläche und Anschlüsse kennst.
Erstelle spätestens 3 Wochen vorher einen Lage- und Verkehrsplan. Informiere Anwohner rechtzeitig und plane Wegweiser, Standnummernkarten und Infotafeln so, dass Besucher den Markt ohne Nachfragen finden.
Bestätige die Standbetreiber 7 bis 10 Tage vor dem Flohmarkt und erinnere sie an Aufbauzeit, Standnummer und Zufahrt. Teile Helfer in feste Schichten ein, statt nur eine allgemeine Liste zu führen.
Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Materialien, Kabelrollen und Verlängerungskabel. Wechsel außerdem ausreichend Bargeld und lade Kartenterminals, Funkgeräte sowie Powerbanks vollständig auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Flohmarkt anmelden?: Plane den Genehmigungsantrag mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin ein. Je nach Route und Verkehrsregelung kann die Prüfung länger dauern, daher solltest du Datum und Strecke nicht erst nach den Anmeldungen festlegen.
Wie viele Flohmarktstände passen auf eine Fläche?: Rechne pro Stand mit der tatsächlichen Tisch- oder Marktstandbreite plus mindestens 1 Meter Bewegungsfläche davor. Lege die endgültige Zahl erst nach dem Lageplan fest, damit Rettungswege, Zufahrten und Abstände eingehalten werden.
Wann sollte man die Flohmarkt-Aussteller bestätigen?: Schicke die verbindliche Bestätigung 7 bis 10 Tage vor dem Flohmarkt. Nenne darin Standnummer, Aufbauzeit, Zufahrt und besondere Vorgaben; eine kurze Erinnerung 1 bis 2 Tage vorher verhindert viele Rückfragen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Flohmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung und Funkkontakt, zwei Helfer für Aufbau und zwei für Besucher- oder Verkehrsfragen ein. Bei mehreren Marktbereichen brauchst du pro Bereich zusätzlich mindestens eine feste Ansprechperson.

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