Was du für einen Firmenrundgang brauchst

Für einen Firmenrundgang brauchst du mehr als Einladungen und eine Route. Plane Empfang, Gruppenführung, Getränke, Snacks und den Präsentationsraum so, dass Besucher ohne Verzögerung durch den Tag kommen. Diese Einkaufsliste hilft dir bei Namensschildern, Beschilderung, Geschirr, Kaffee, Technik und Reinigung. Rechne die Mengen anhand der bestätigten Besucherzahl und bestelle Catering sowie Leihmobiliar rechtzeitig.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Empfangstisch
TischeAnz. 6
StühleAnz. 24
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 30
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
KüchenmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 8

Dekoration

NamensschilderAnz. 30
LanyardsAnz. 30
WegweiserAnz. 10
ProgrammeAnz. 30
TischdeckenAnz. 6

Reinigung

SpülbeckenAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
HandfegerAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Tee - 3 Packungen
- Zucker - 1 Kilo
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitrone - 6 Stück
- Stilles Mineralwasser - 24 Flaschen
- Mineralwasser sprudelnd - 12 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangensaft - 6 Liter
- Apfelsaft - 4 Liter
- Bier - 48 Flaschen
- Alkoholfreies Pils - 24 Fläschchen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Sekt - 3 Flaschen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Knabberzeug - 3 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Oliven - 2 Gläser
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 30 Stück
- Gurke - 4 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Brie - 1,5 Kilo
- Junger Käse - 1,5 Kilo
- Pesto - 2 Gläser
- Baguettes - 8 Stück
- Cracker - 6 Pakete
- Wraps - 30 Stück
- Hähnchenaufschnitt - 1 kilo
- Geräucherter Lachs - 750 Gramm
- Vegetarische Falafel - 1 Kilo
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Servietten - 150 Stück
- Pappbecher - 50 Stück
- Cocktailspieße - 2 Schachteln
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Flüssige Handseife - 4 Flaschen

Tipps

Plane pro Besucher ein Namensschild, ein Lanyard und ein gedrucktes Programm ein; für Nachmeldungen legst du mindestens 10 zusätzliche Sets zurück.
Rechne beim Empfang mit zwei bis drei Getränken pro Person für die erste Stunde und stelle zusätzlich Wasser in Kannen bereit. Getränke solltest du spätestens am Vortag kühlen.
Für Kaffee und Tee brauchst du je nach Dauer mindestens eine Tasse pro Gast plus etwa 10 Prozent Reserve. Prüfe außerdem, ob Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen gleichzeitig am Empfang und im Präsentationsraum gebraucht werden.
Lege pro geplantem Sitzplatz einen Stuhl bereit und stelle Tische für Empfang, Catering und Präsentation getrennt auf. Tischdecken, Serviertabletts und ausreichend Teller, Gläser sowie Besteck werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel spätestens am Vortag im Präsentationsraum. Drucke Wegweiser frühzeitig und bringe zusätzlich Putzlappen, Handfeger und Abfallbehälter für den abschließenden Rundgang mit.

Häufige Fragen

Wie viele Namensschilder brauche ich für einen Firmenrundgang?: Plane ein Namensschild und ein Lanyard pro angemeldeter Person ein. Lege zusätzlich 10 Prozent Reserve zurück, damit Nachmeldungen und falsch beschriftete Schilder abgedeckt sind.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Firmenrundgang?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle danach etwa ein Getränk pro Person und Stunde bereit. Für Wasser sind Kannen am Empfang und im Präsentationsraum praktisch.
Wann sollte ich das Catering für einen Firmenrundgang bestellen?: Bestelle das Catering mindestens 7 bis 10 Tage vorher, sobald Besucherzahl und Ernährungswünsche feststehen. Änderungen der Teilnehmerzahl solltest du spätestens 2 bis 3 Werktage vor dem Termin melden.
Wie viel Reserve brauche ich bei Programmen und Wegweisern?: Drucke bei Programmen mindestens 10 Prozent mehr Exemplare als bestätigte Besucher erwartet werden. Bei Wegweisern reicht meist ein Exemplar pro Abzweigung plus 2 Ersatzexemplare für kurzfristige Änderungen.

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