Filmfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre die Aufführungsrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Plane außerdem mindestens eine technische Prüfung jeder Filmdatei ein, einschließlich Untertitel und Ton.
• Lege für jede Vorführung einen festen Ablauf mit Einlass, Beginn, Pause und Wechsel fest. So weiß das Team, wann Filme geladen, Mikrofone übergeben und Räume vorbereitet werden müssen.
• Teste die komplette Wiedergabekette frühzeitig: Medienplayer oder Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter und Lautsprecher. Halte mindestens einen Ersatz-USB-Stick und Ersatzbatterien bereit.
• Schicke Einladungen und veröffentliche das Programm erst, wenn Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Bestätigung der Gastredner erfasst werden können. Teile Freiwillige anschließend konkreten Aufgaben und Zeitfenstern zu.
• Plane die Ausgabe und Lagerung des Caterings für den Veranstaltungstag. Kühlboxen, wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck sollten vor dem Einlass bereitliegen; gekühlte Speisen gehören bis zur Ausgabe in die Kühlung.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Filmfestival organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Aufführungsrechte, Räume, Technik, Gastredner und ein belastbarer Vorführplan noch rechtzeitig koordinieren.

Wann müssen die Filme technisch getestet werden?

Teste jede Filmdatei spätestens 7 Tage vor dem Festival und wiederhole den Test am Vortag mit der tatsächlich verwendeten Technik. Prüfe dabei Bild, Ton, Untertitel und die Ladezeit vom Abspielgerät.

Wie viele Helfer braucht ein Filmfestival?

Plane mindestens eine Person für den Einlass, eine für die Technik und eine für die Saalbetreuung je gleichzeitig genutztem Vorführraum ein. Bei mehreren Räumen kommt zusätzlich eine koordinierende Person für den Ablauf hinzu.

Wann sollte man Catering für ein Filmfestival bestellen?

Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vorher und bestätige die Menge 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Berücksichtige dabei die gemeldeten Ernährungswünsche und organisiere die gekühlte Lagerung am Veranstaltungstag.

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