Checklist pour organiser un festival du film
Un festival du film demande de coordonner la programmation, les droits de projection, les salles et toute la technique avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la sélection des films jusqu’au briefing des bénévoles. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : tester chaque fichier vidéo, vérifier les sous-titres, prévoir des sauvegardes et garder le catering au frais. Utilisez-la pour suivre les 65 tâches et les 66 fournitures du plan.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Sélectionner le programme et les films
3 personnes
Vérifier les droits de projection
2 personnes
Composer le programme de films
3 personnes
Élaborer le déroulé des projections
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Faire les réservations de matériel
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le festival en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les intervenants invités
2 personnes
Rassembler les fichiers vidéo
2 personnes
Tester techniquement les fichiers vidéo
2 personnes
Vérifier les sous-titres
2 personnes
Mettre en page les brochures du programme
2 personnes
Concevoir la signalétique
Commander les bracelets et les billets
Commander le catering
2 personnes
Créer des fichiers de secours techniques
2 personnes
Imprimer les informations au public
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Faire les courses
3 personnes
Mettre les films sur le matériel de lecture
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Tester les projecteurs et les écrans
3 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Brancher toute la technique
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Assurer l’entrée et la billetterie
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Lancer le premier film
2 personnes
Gérer le changement de salle
3 personnes
Servir les boissons et les snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Lancer le deuxième film
2 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Lancer le troisième film
2 personnes
Assurer la pause du soir
3 personnes
Distribuer le bulletin de vote du public
2 personnes
Annoncer le vainqueur
2 personnes
Lancer le dernier film
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Fermer la caisse et le guichet billetterie
2 personnes
Éteindre l'équipement en toute sécurité
2 personnes
Collecter immédiatement les déchets
2 personnes
Suivi
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Démonter l'équipement technique
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Trier le reste du catering
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Rendre le lieu en parfait état
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 260
- Tables pliantesqté 18
- Bureau d’accueil
- Tables de buffetqté 4
- Poubellesqté 12
Équipement
- Projecteursqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Lecteurs multimédiasqté 2
- Ordinateurs portablesqté 2
- Câbles HDMIqté 4
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 8
- Clés USB de secoursqté 4
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Casque audioqté 2
- Batteries externesqté 4
- Lampes de pocheqté 6
- Chargeurs de batterieqté 4
Éclairage
- Panneaux LEDqté 4
- Lampes d'ambianceqté 8
- Piles de rechangeqté 24
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Verres à vinqté 80
- Assiettesqté 280
- Fourchettesqté 280
- Couteauxqté 280
- Cuillèresqté 280
- Cuillères de serviceqté 12
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Petits bolsqté 20
- Plateaux de serviceqté 12
- Pincesqté 8
- Tire-bouchonsqté 4
Décoration
- Affiches du festivalqté 20
- Affiches de filmqté 12
- Tapis rouge
- Mur photo
- Nappesqté 8
- Panneaux indicateursqté 16
- Serre-câblesqté 100
- Ruban de masquageqté 8
- Badges nominatifsqté 300
- Stylosqté 40
- Bulletins de voteqté 300
- Brochures du programmeqté 300
- Billetsqté 300
- Braceletsqté 300
- Presse-papiersqté 6
- Colle repositionnableqté 10
- Ruban de papierqté 10
Catering
- Courses
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Essuie-toutqté 12
Conseils
- Commencez par les films et les droits de projection : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le programme, obtenir les autorisations et rassembler les fichiers vidéo définitifs.
- Bloquez les salles avant de publier le programme. Vérifiez pour chaque projection la capacité, les horaires, le projecteur, l’écran, les câbles, les adaptateurs et les rallonges nécessaires.
- Testez chaque fichier vidéo sur le matériel qui sera utilisé le jour J, idéalement 7 jours avant. Contrôlez aussi les sous-titres et gardez une copie de secours sur au moins deux clés USB.
- Fermez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant le festival. Cela laisse le temps d’ajuster le catering, les tables de buffet, les gobelets et le stockage au frais.
- Réunissez les bénévoles pour un briefing de 30 à 45 minutes le jour précédent ou avant l’ouverture. Donnez à chacun son poste, les horaires des projections, le fonctionnement de l’accueil et la procédure en cas de panne technique.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour un festival de petite ou moyenne taille. Ce délai permet de confirmer les droits, réserver les salles et le matériel, publier le programme et organiser les bénévoles.
- Quand faut-il vérifier les fichiers vidéo d’un festival du film ?
- Effectuez un premier test au moins 7 jours avant les projections, puis vérifiez que les bons fichiers sont bien copiés sur le matériel de lecture la veille. Testez l’image, le son, les sous-titres et les connexions HDMI.
- Quand commander le catering pour un festival du film ?
- Commandez-le environ 5 à 7 jours avant, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires suffisamment stabilisés. Prévoyez ensuite des glacières ou un espace réfrigéré pour conserver les produits jusqu’au service.
- Que faut-il prévoir pour l’accueil du public dans un festival du film ?
- Installez un bureau d’accueil, les billets ou bracelets, la signalétique et les informations imprimées avant l’ouverture, au moins 60 minutes à l’avance. Préparez aussi les listes d’inscription et une personne capable de répondre aux questions sur les salles et les horaires.
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