Filmfestival organiseren: checklist van plan tot vertoning
Een filmfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen films en een projector klaarzetten. Je regelt eerst het programma, de vertoningsrechten en de zalen; daarna volgen techniek, publieksinschrijving, vrijwilligers en catering. Test elk filmbestand uiterlijk enkele dagen vooraf op de afspeelapparatuur en bewaar reservebestanden op minimaal twee USB-sticks. Deze checklist helpt je de 65 taken in logische volgorde af te werken, zodat op de festivaldag duidelijk is wie welke zaal, gastspreker en publieksstroom beheert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma en films selecteren
3 personen
Vertoningsrechten controleren
2 personen
Filmprogramma samenstellen
3 personen
Draaiboek voor vertoningen maken
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Reserveringen voor apparatuur maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festival online publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Gastsprekers bevestigen
2 personen
Filmbestanden verzamelen
2 personen
Filmbestanden technisch testen
2 personen
Ondertiteling controleren
2 personen
Programmafolders opmaken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Polsbandjes en tickets bestellen
Catering bestellen
2 personen
Technische reservebestanden maken
2 personen
Publieksinformatie afdrukken
2 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Boodschappen doen
3 personen
Films op afspeelapparatuur zetten
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Projectoren en schermen testen
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Techniek volledig aansluiten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Entree en ticketbalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Eerste film starten
2 personen
Zaalwissel begeleiden
3 personen
Dranken en snacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede film starten
2 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Derde film starten
2 personen
Avondpauze verzorgen
3 personen
Publieksstemming uitdelen
2 personen
Winnaar bekendmaken
2 personen
Laatste film starten
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Kassa en ticketbalie afsluiten
2 personen
Apparatuur veilig uitschakelen
2 personen
Afval direct verzamelen
2 personen
Nazorg
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Techniek demonteren
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Overgebleven catering sorteren
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatie netjes opleveren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 260
- Klaptafelsaantal 18
- Entreebalie
- Buffettafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 12
Apparatuur
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Mediaspelersaantal 2
- Laptopsaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 4
- HDMI-adaptersaantal 4
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Reserve-USB-sticksaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Koptelefoonaantal 2
- Powerbanksaantal 4
- Zaklampenaantal 6
- Batterijladersaantal 4
Verlichting
- LED-panelenaantal 4
- Sfeerlampenaantal 8
- Reservebatterijenaantal 24
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Wijnglazenaantal 80
- Bordenaantal 280
- Vorkenaantal 280
- Messenaantal 280
- Lepelsaantal 280
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Schaaltjesaantal 20
- Serveerschalenaantal 12
- Tangenaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
Decoratie
- Festivalpostersaantal 20
- Filmpostersaantal 12
- Rode loper
- Fotowand
- Tafelkledenaantal 8
- Pijlbordenaantal 16
- Kabelbindersaantal 100
- Schilderstapeaantal 8
- Naamkaartjesaantal 300
- Pennenaantal 40
- Stembiljettenaantal 300
- Programmafoldersaantal 300
- Ticketsaantal 300
- Polsbandjesaantal 300
- Klembordenaantal 6
- Plakgumaantal 10
- Papiertapeaantal 10
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Papieren handdoekenaantal 12
Tips
- Plan de technische test minimaal 3 dagen voor de eerste vertoning. Controleer beeldverhouding, geluidsniveau, ondertiteling en of elk filmbestand vanaf de mediaspeler of laptop start; zet daarna een reservekopie op twee USB-sticks.
- Maak per zaal een kort draaiboek met inlooptijd, starttijd, pauze, aftiteling en contactpersoon. Leg ook vast wie een vertoning overneemt als een vrijwilliger uitvalt.
- Bestel tickets, polsbandjes en programmafolders pas nadat het programma definitief is. Tel per zaal de maximale capaciteit na en houd een apart overzicht bij van gasten, gastsprekers en aanmeldingen met dieetwensen.
- Test niet alleen de projector, maar de hele keten: mediaspeler, HDMI-kabel, adapter, luidsprekers, mengpaneel en microfoon. Leg per zaal één complete reservecombinatie klaar, inclusief verlenghaspel en stekkerdoos.
- Regel catering met een gekoelde opslagplek voordat de levering komt. Zet buffettafels, herbruikbare bekers, glazen, borden, bestek en afvalbakken op een plattegrond, zodat vrijwilligers tijdens de briefing precies weten waar ze moeten aanvullen en opruimen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een filmfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met programma, locaties en vertoningsrechten. Reserveer zalen en apparatuur zodra de datum vaststaat; plan de technische filmtest uiterlijk 3 dagen voor de start.
- Wanneer moet ik vertoningsrechten voor films regelen?
- Controleer de rechten voordat je het programma publiceert, idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Een film zonder bevestigde toestemming zet je niet definitief in het programma.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een filmfestival?
- Reken minimaal 1 vrijwilliger bij de entree, 1 aanspreekpunt per zaal en 1 coördinator voor techniek en programma. Bij meerdere gelijktijdige zalen heb je dus minstens 2 zaalvrijwilligers per extra zaal nodig.
- Wanneer moet ik filmbestanden en ondertiteling testen?
- Verzamel de definitieve bestanden uiterlijk 1 week vooraf en test ze volledig 3 dagen voor de vertoning. Controleer daarna nogmaals de juiste versie op de afspeelapparatuur voordat het publiek binnenkomt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!