Eine Fahrparade Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Fahrparade beginnt die Planung nicht mit Musik oder Catering, sondern mit Route, Wendepunkten und Sicherheitskonzept. Danach folgen Genehmigungen, Meldungen und die Abstimmung mit Wasserbeauftragten, Rettungskräften und Verkehrsregelung. Sobald die Anmeldung läuft, brauchst du belastbare Teilnehmerdaten, eine Startreihenfolge und klare Segelanweisungen. Plane außerdem früh einen Wetterplan und prüfe Technik, Funkgeräte und Rettungsmittel spätestens am Vortag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Fahrroute und Wendepunkte festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen einreichen
3
Wasserbeauftragten informieren
4
Rettungskräfte über die Route informieren
5
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
6
Anmeldeformular veröffentlichen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Sponsoren und Partner ansprechen
2 Personen
9
Musik und Durchsagen organisieren
10
Catering reservieren
11
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
12
Verkehrsregelungskräfte einplanen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
16
Startreihenfolge der Boote erstellen
2 Personen
17
Segelanweisungen versenden
18
Wettervorhersage prüfen
19
Alternativen Wetterplan bestätigen
2 Personen
20
Beschilderung und Wegkarten drucken
2 Personen
21
Flaggen und Bootnummern anfertigen
2 Personen
22
Materialbestand überprüfen
2 Personen
23
Funkgeräte aufladen
24
Einkaufsliste prüfen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Boote technisch prüfen
3 Personen
27
Rettungsmittel überprüfen
2 Personen
28
Route vom Ufer aus markieren
4 Personen
29
Catering vorbereiten
4 Personen
30
Boote dekorieren
6 Personen
31
Publikumsbereich freimachen
4 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Partyzelte aufbauen
4 Personen
34
Bar und Ausgabestelle aufbauen
4 Personen
35
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
36
Stromversorgung anschließen
2 Personen
37
Wegweiser aufstellen
3 Personen
38
Müllstationen aufstellen
2 Personen
39
Catering und Kühlung auffüllen
4 Personen

Event

40
Teilnehmer anmelden
4 Personen
41
Bootsnummern ausgeben
2 Personen
42
Sicherheitsanweisung geben
3 Personen
43
Boote zum Start begleiten
5 Personen
44
Publikum zu den Zuschauerbereichen begleiten
4 Personen
45
Eröffnungsrede halten
46
Wasserparade starten
4 Personen
47
Parade auf dem Wasser begleiten
8 Personen
48
Sicherheit auf dem Wasser überwachen
6 Personen
49
Musik und Beschallung bedienen
2 Personen
50
Getränke servieren
4 Personen
51
Snacks servieren
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Abfallstationen leeren
2 Personen
54
Teilnehmer zurück zum Anlegeplatz begleiten
5 Personen
55
Preisverleihung durchführen
2 Personen
56
Abendprogramm betreuen
3 Personen
57
Letzte Runde ankündigen
58
Publikum sicher hinausleiten
4 Personen

Nachbereitung

59
Anlage ausschalten
2 Personen
60
Catering abschließen
4 Personen
61
Boote von Dekoration befreien
4 Personen
62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
63
Partyzelte abbauen
4 Personen
64
Abfall sammeln und entsorgen
4 Personen
65
Gelände reinigen
4 Personen
66
Wegweiser und Absperrung entfernen
3 Personen
67
Boote und Stege reinigen
4 Personen
68
Material inventarisieren
2 Personen
69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Restbestand einlagern
2 Personen
71
Funkgeräte und Akkus aufladen
72
Genehmigungsunterlagen archivieren
73
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarunterlagenAnz. 2
Hohe StehtischeAnz. 6
SonnenschirmeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkgeräteAnz. 12
Mobile LadegeräteAnz. 6
MegafoneAnz. 2

Sicherheit

SchwimmwestenAnz. 30
RettungsringeAnz. 8
RettungsleinenAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
TaschenlampenAnz. 8
WarnwestenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrbandAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 12

Navigation

StreckenbojenAnz. 12
AnkerAnz. 12
SeileAnz. 12
Wasserfeste RoutenkartenAnz. 20
BootnummernAnz. 30
WimpelkettenAnz. 20
SignalflaggenAnz. 12

Dekoration

FahnenAnz. 80
BallonsAnz. 300
BallongewichteAnz. 20
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 15
InfotafelnAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 48

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ZangenAnz. 8
ScherenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Wendepunkte zuerst fest und reiche Genehmigungen sowie Meldungen ein, bevor du Einladungen verschickst. Informiere Wasserbeauftragte und Rettungskräfte mit derselben aktuellen Streckenkarte.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Prüfe Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Startreihenfolge spätestens 3 bis 5 Tage vorher und versende die Segelanweisungen anschließend gesammelt.
Plane die Sicherheitsbesetzung für die gesamte Fahrzeit: Erste Hilfe, Verkehrsregelung und erreichbare Funkposten müssen vor dem Start eingeteilt sein. Lade Funkgeräte und mobile Ladegeräte am Vorabend vollständig auf.
Bestätige 24 bis 48 Stunden vorher, ob der Wetterplan ausreicht oder die Parade angepasst werden muss. Prüfe dabei besonders Wind, Sicht und Gewitterrisiko und kommuniziere Änderungen sofort an alle Teilnehmenden.
Kontrolliere am Vortag nicht nur Mobiliar und Catering, sondern auch Rettungswesten, Rettungsringe, Rettungsleinen, Warnwesten, Megafone und Beleuchtung. Beschilderung, Wegkarten, Flaggen und Bootnummern sollten bereits sortiert und einsatzbereit liegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Fahrparade anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Genehmigungen und Meldungen. Für Wasserwege mit mehreren Stellen oder zusätzlicher Verkehrsregelung solltest du noch mehr Vorlauf einplanen.
Wann sollte die Startreihenfolge der Boote feststehen?: Erstelle sie 3 bis 5 Tage vor der Fahrparade, sobald die Teilnehmerliste geprüft ist. Sende die Reihenfolge zusammen mit den Segelanweisungen spätestens 48 Stunden vor dem Start.
Wann prüft man das Wetter für eine Fahrparade?: Prüfe die Vorhersage 48 Stunden und erneut am Veranstaltungstag. Der alternative Wetterplan muss spätestens 24 Stunden vorher bestätigt und an Teilnehmende, Helfer sowie Rettungskräfte weitergegeben werden.
Wie viele Funkgeräte braucht eine Fahrparade?: Plane mindestens ein Funkgerät pro Sicherheits- oder Koordinationsposten sowie ein Reservegerät ein. Lade alle Geräte am Vorabend und teste Reichweite, Kanäle und Ersatzakkus vor dem Start.

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