Zo organiseer je een vaarparade zonder verrassingen

Begin niet met versiering of catering, maar met de vaarroute en de haalbaarheid op het water. Bepaal de keerpunten, stem de route af met de waterbeheerder en regel daarna vergunningen, meldingen en informatie voor hulpdiensten. Pas wanneer de route vaststaat, kun je deelnemersvoorwaarden, inschrijving, startvolgorde en vaarsinstructies uitwerken. Plan daarnaast vroeg de veiligheidsbezetting, communicatie en een alternatief bij slecht weer; juist die onderdelen worden bij een vaarparade vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vaarroute en keerpunten bepalen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen indienen
3
Waterbeheerder informeren
4
Hulpdiensten over route informeren
5
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sponsoren en partners benaderen
2 personen
9
Muziek en omroep regelen
10
Catering reserveren
11
EHBO-bezetting regelen
12
Verkeersregelaars inplannen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Deelnemerslijst controleren
2 personen
16
Startvolgorde van boten maken
2 personen
17
Vaarsinstructies versturen
18
Weersverwachting controleren
19
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
20
Bebording en routekaarten drukken
2 personen
21
Vlaggen en bootnummers maken
2 personen
22
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
23
Portofoons opladen
24
Boodschappenlijst controleren
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Boten technisch controleren
3 personen
27
Reddingsmiddelen controleren
2 personen
28
Route vanaf de wal markeren
4 personen
29
Catering voorbereiden
4 personen
30
Boten decoreren
6 personen
31
Publiekszone vrijmaken
4 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Bar en uitgiftepunt opbouwen
4 personen
35
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
36
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
37
Routeborden plaatsen
3 personen
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
Catering en koeling vullen
4 personen

Event

40
Deelnemers aanmelden
4 personen
41
Bootnummers uitdelen
2 personen
42
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
43
Boten naar de start begeleiden
5 personen
44
Publiek naar kijkzones begeleiden
4 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Vaarparade starten
4 personen
47
Parade op het water begeleiden
8 personen
48
Veiligheid op het water bewaken
6 personen
49
Muziek en omroep bedienen
2 personen
50
Dranken serveren
4 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalpunten legen
2 personen
54
Deelnemers terug naar aanlegplaats begeleiden
5 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
56
Avondprogramma begeleiden
3 personen
57
Laatste ronde aankondigen
58
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

59
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
60
Catering afsluiten
4 personen
61
Boten ontdoen van decoratie
4 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Afval verzamelen en afvoeren
4 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Routeborden en afzetting verwijderen
3 personen
67
Boten en steigers schoonmaken
4 personen
68
Materiaal inventariseren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
71
Portofoons en accu's opladen
72
Vergunningmaterialen archiveren
73
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barbladenaantal 2
Hoge statafelsaantal 6
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 12
Mobiele opladersaantal 6
Megafonenaantal 2

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 30
Reddingsboeienaantal 8
Reddingslijnenaantal 8
EHBO-koffersaantal 3
Zaklampenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Afzethekkenaantal 20
Afzetlintaantal 8
Antislipmattenaantal 12

Navigatie

Routeboeienaantal 12
Ankersaantal 12
Touwenaantal 12
Waterbestendige routekaartenaantal 20
Bootnummersaantal 30
Vlaggenlijnenaantal 20
Signaalvlaggenaantal 12

Decoratie

Vlaggenaantal 80
Ballonnenaantal 300
Ballongewichtenaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 15
Infobordenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Scharenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Sponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de vaarroute eerst vast, inclusief keerpunten, start- en eindpunt en plekken waar boten elkaar kunnen hinderen. Deel de definitieve routekaart en vaarsinstructies pas uit nadat de waterbeheerder en hulpdiensten zijn geïnformeerd.
Begin minimaal enkele weken vooraf met vergunningen en meldingen. Geef daarbij niet alleen de datum door, maar ook de route, verwachte drukte en eventuele muziek, omroep of catering aan de wal.
Maak deelnemersvoorwaarden die passen bij de route en boten. Verzamel bij de inschrijving ook contactgegevens en dieetwensen, controleer de deelnemerslijst en maak daarna een startvolgorde met bootnummers en duidelijke instructies.
Zet veiligheid niet alleen op papier: plan EHBO, verkeersregelaars en mensen voor de waterkant, en controleer reddingsvesten, reddingsboeien, reddingslijnen en portofoons vóór de opbouw. Laad portofoons en mobiele opladers uiterlijk de dag ervoor op.
Bevestig een alternatief weerplan voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer de weersverwachting de laatste 48 uur opnieuw en spreek af wanneer je deelnemers informeert over uitstel, inkorting of afgelasting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vaarparade organiseren?: Start idealiter minimaal 8 tot 12 weken van tevoren. Dan is er tijd voor route-afstemming, vergunningen, meldingen, deelnemersinschrijving en het regelen van EHBO, communicatie en catering.
Welke vergunningen heb je nodig voor een vaarparade?: Dat hangt af van de vaarroute, het aantal boten en activiteiten aan de wal. Dien meldingen en vergunningaanvragen zo vroeg mogelijk in, bij voorkeur minstens 6 tot 8 weken vooraf, en informeer ook de waterbeheerder en hulpdiensten.
Hoe maak je een veilige startvolgorde voor boten?: Maak de startvolgorde nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd en deel boten in op basis van formaat, snelheid en ervaring. Houd bijvoorbeeld 1 tot 2 minuten tussen starts als boten elkaar bij het eerste vaarvak kunnen ophouden.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een vaarparade?: Leg vooraf een alternatief vast, zoals uitstel, een kortere route of afgelasting. Controleer de verwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor de start, zodat deelnemers, hulpdiensten en leveranciers op tijd worden geïnformeerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.