Camper-Rallye organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Eine Camper-Rallye braucht mehr Vorbereitung als nur eine schöne Strecke. Du musst Startort und Übernachtungsplätze sichern, Genehmigungen prüfen und die Rallyeaufgaben so testen, dass sie unterwegs funktionieren. Auch Anmeldungen, Ernährungswünsche und Helfer sollten früh feststehen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Routenplanung bis zum aufgebauten Anmeldetisch am Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Ziel festlegen
2 Personen
Startort reservieren
Übernachtungsplätze reservieren
Routen-Genehmigungen prüfen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Rallye-Karten entwerfen
Rallyekarten drucken
Route und Aufgaben testen
2 Personen
Kontrollposten festlegen
2 Personen
Preiskategorien festlegen
2 Personen
Preise einkaufen
Freiwillige einteilen
Briefing für Freiwillige erstellen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Campermaterial sammeln
2 Personen
Startort inspizieren
2 Personen
Parkplätze markieren
2 Personen
Strom und Beleuchtung testen
2 Personen
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Kontrollpunkte einrichten
4 Personen
Rallyepakete bereitlegen
2 Personen
Preise ausstellen
Buffet und Grill vorbereiten
3 Personen
Snacks vorbereiten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial bereitlegen

Event

Anmeldetisch besetzen
2 Personen
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
Rallye-Pakete verteilen
2 Personen
Camper zu den Parkplätzen weisen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Sicherheitsbriefing geben
Rallye-Route erläutern
Startreihenfolge ausrufen
Wohnmobile starten lassen
3 Personen
Kontrollposten eins besetzen
2 Personen
Kontrollposten zwei besetzen
2 Personen
Ankunft registrieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Grill anzünden
2 Personen
Salate und Brot bereitstellen
2 Personen
Barbecuegerichte zubereiten
3 Personen
Buffet servieren
3 Personen
Diätmahlzeiten getrennt halten
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Rallyeergebnisse erfassen
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Abendprogramm betreuen
2 Personen
Abfahrtszeiten kommunizieren

Nachbereitung

Müll einsammeln
3 Personen
Grill sicher löschen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Wegweiser abholen
2 Personen
Kontrollpunkte aufräumen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Ergebnisse an Teilnehmer senden
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 4
StehtischeAnz. 4
TischdeckeAnz. 10

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 70
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
WeingläserAnz. 50
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 12

Küche

GrillfestAnz. 2
GrillzubehörAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
Megafon

Navigation

RoutenpläneAnz. 35
RallyehefteAnz. 35
KompassAnz. 8
KlemmbretterAnz. 35
StifteAnz. 50
WegweiserAnz. 30
KegelAnz. 30

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
Startflagge
Zielflagge
NamensaufkleberAnz. 70

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Startort und Übernachtungsplätze möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, ob für die Route zusätzliche Genehmigungen nötig sind.
Teste Route, Aufgaben und Kontrollposten einmal vollständig mit einem Fahrzeug. So bemerkst du unklare Wegweiser, fehlende Parkmöglichkeiten oder Aufgaben, die zu viel Zeit kosten.
Schließe die Teilnehmerliste nicht erst am Veranstaltungstag. Erfasse Ernährungswünsche und teile die endgültige Zahl für Einkauf, Sitzplätze und Rallyehefte spätestens einige Tage vorher mit.
Plane für den Start mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein. Parkplätze markieren, Strom und Beleuchtung testen, Tische und Stühle aufstellen und den Anmeldetisch einrichten dauert länger als erwartet.
Bereite das Helferbriefing schriftlich vor und verteile Funkgeräte oder andere Kommunikationsmittel vor dem Start. Prüfe außerdem am Vortag die Wettervorhersage und stelle bei Bedarf Partyzelte bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Camper-Rallye planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Start- und Übernachtungsplätze reservieren, Genehmigungen prüfen, Einladungen verschicken und die Route testen.
Wie viele Rallyekarten brauche ich?: Plane mindestens eine Rallyekarte oder ein Rallyeheft pro Team und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 20 Teams solltest du daher 22 Exemplare drucken.
Wie viel Zeit sollte der Aufbau am Startort dauern?: Rechne mit mindestens 60 bis 90 Minuten für Parkmarkierungen, Strom, Beleuchtung, Tische, Stühle und den Anmeldetisch. Bei mehreren Kontrollposten oder Partyzelten ist eine zusätzliche Stunde sinnvoll.
Wann soll ich Getränke und Verpflegung einkaufen?: Kaufe haltbare Lebensmittel und Verbrauchsmaterial 2 bis 3 Tage vorher. Getränke kannst du am Vortag kühlen; frische Zutaten und Grillgut kommen am Veranstaltungstag dazu.

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