Eine Fabriktour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Fabriktour müssen Besucherführung und Produktionssicherheit zusammenpassen. Beginne deshalb mit der Route, den zugänglichen Bereichen und den Sicherheitsrisiken, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Guides und die benötigte Schutzausrüstung. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Empfang, sichtbare Wegweiser und getestete Technik, damit Gruppen nicht warten oder unkontrolliert in Produktionsräume gelangen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Anmeldungen bestätigen
5
Besucherliste aktualisieren
6
Führungsroute festlegen
2 Personen
7
Sicherheitsrisiken prüfen
2 Personen
8
Zugang zu Produktionsräumen regeln
9
Guides einteilen
10
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
11
Cateringmengen berechnen
12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
13
Sicherheitsanweisung ausdrucken
14
Wegweiser erstellen
2 Personen
15
Catering bestellen
16
PSA-Größen erfassen
17
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
PPE sortieren
2 Personen
20
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
21
Location und Sanitäranlagen kontrollieren
2 Personen
22
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
24
Wegweiser aufstellen
2 Personen
25
PPE-Ausgabestelle einrichten
2 Personen
26
Buffet- und Getränkestation aufbauen
3 Personen
27
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen

Event

28
Empfangstheke besetzen
2 Personen
29
Besucher registrieren
2 Personen
30
Namensschilder verteilen
31
Sicherheitsmaterialien verteilen
3 Personen
32
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
33
Führung starten
3 Personen
34
Gruppen begleiten
4 Personen
35
Fragen an den Maschinen beantworten
3 Personen
36
Fotomoment begleiten
37
Snacks servieren
3 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
40
Buffet auffüllen
3 Personen
41
Geschirr abholen
2 Personen
42
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

43
PPE einsammeln und zählen
2 Personen
44
Reste kühlen und lagern
2 Personen
45
Buffet abbauen
3 Personen
46
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
47
Abfall sammeln
2 Personen
48
Geschirr abwaschen
2 Personen
49
Empfangstheke abbauen
2 Personen
50
Location reinigen
3 Personen
51
Materialien zurückbringen
3 Personen
52
PPE reinigen und verstauen
2 Personen
53
Pfand- und Leihmaterialien zurückgeben
2 Personen
54
Übrig gebliebene Einkäufe prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
GläserAnz. 100
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
MegafoneAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Präsentationsbildschirm

Sicherheit

SicherheitshelmeAnz. 50
SchutzbrillenAnz. 50
SicherheitswestenAnz. 50
SicherheitsschuheAnz. 45
GehörschutzAnz. 50
Einfache Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 55
ArmbänderAnz. 55
KlemmbretterAnz. 4
KugelschreiberAnz. 20
BesucherformulareAnz. 60

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
RoutenhalterAnz. 12
WegweiserAnz. 12
InformationsbannerAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Führungsroute mindestens 2 Wochen vorher fest und prüfe jeden Abschnitt auf Lärm, Kreuzungen mit Betriebswegen und gesperrte Bereiche. Plane außerdem eine Ausweichroute für Störungen im laufenden Betrieb.
Verschicke die Einladungen mit einer festen Anmeldefrist, idealerweise 7 bis 10 Tage vor der Tour. Erfasse dabei Namen, Ernährungswünsche und benötigte PSA-Größen, damit Helme, Brillen, Westen, Sicherheitsschuhe und Gehörschutz am Eingang bereitliegen.
Teile die Besucher in Gruppen mit jeweils einem Guide ein und bestätige die Anmeldungen spätestens 3 Tage vor dem Termin. Aktualisiere die Besucherliste danach noch einmal, statt mit einer alten Ausdruckversion zu arbeiten.
Berechne das Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist und bestelle eine kleine Reserve von etwa 5 Prozent. Stelle Kaffee, Wasser und Geschirr an einem festen Buffet bereit, damit der Empfang nicht durch Nachfragen und Nachschub blockiert wird.
Baue Empfangstheke, PSA-Ausgabe, Wegweiser und Sitzgelegenheiten mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Teste Präsentationsbildschirm, Laptops, Beleuchtung, Verlängerungskabel und Megafone anschließend mit der tatsächlich verwendeten Technik.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fabriktour organisieren?: Starte mindestens 4 Wochen vor dem Termin mit Route, Sicherheitsprüfung und Zugang zu den Produktionsräumen. Für Einladungen, Anmeldungen und PSA-Größen solltest du zusätzlich 2 Wochen Vorlauf einplanen.
Wie viele Besucher kann ein Guide bei einer Fabriktour betreuen?: Plane die Gruppengröße nach der Route und den Sicherheitsregeln des Betriebs. Praktisch sind häufig 10 bis 15 Personen pro Guide; bei lauten Bereichen oder vielen Stopps brauchst du kleinere Gruppen oder zusätzliche Guides.
Wann muss die Besucherliste für die Fabriktour fertig sein?: Schließe die Anmeldungen etwa 7 Tage vor der Tour und bestätige die Teilnahme spätestens 3 Tage vorher. Drucke am Veranstaltungstag eine aktuelle Liste für den Empfang und halte Besucherformulare sowie Kugelschreiber bereit.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Fabriktour?: Plane mindestens 60 Minuten für Empfang, Tische, Stühle, Wegweiser und PSA-Ausgabe ein. Reserviere weitere 30 Minuten für die Kontrolle der Sanitäranlagen sowie den Test von Technik und Beleuchtung.

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