Zo organiseer je een fabrieks tour zonder haperingen

Een fabrieks tour begint niet bij de catering, maar bij de route en de veiligheidsvoorwaarden van de productieruimtes. Leg eerst vast welke zones bezoekers mogen zien, wie rondleidt en hoeveel mensen per groep meekunnen. Regel daarna de aanmeldingen, dieetwensen en benodigde beschermingsmiddelen. In de laatste week draait alles om controleren: toegang, techniek, routeborden, PPE-maten, ontvangstbalie en catering. Met dit plan houd je de bezoekersstroom overzichtelijk en voorkom je dat iemand bij de ingang of op de werkvloer moet wachten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Aanmeldingen bevestigen
5
Bezoekerslijst bijwerken
6
Rondleidingroute vastleggen
2 personen
7
Veiligheidsrisico's controleren
2 personen
8
Toegang tot productieruimtes regelen
9
Rondleiders aanwijzen
10
Cateringmenu samenstellen
2 personen
11
Cateringhoeveelheden berekenen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Veiligheidsinstructie afdrukken
14
Routeborden maken
2 personen
15
Catering bestellen
16
PPE-maten inventariseren
17
Techniek en verlichting testen
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
PPE sorteren
2 personen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Locatie en sanitaire ruimtes controleren
2 personen
22
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Routeborden plaatsen
2 personen
25
PPE-uitgiftepunt inrichten
2 personen
26
Buffet- en drankpunt opbouwen
3 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

28
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
29
Bezoekers registreren
2 personen
30
Naamkaartjes uitdelen
31
Veiligheidsmiddelen uitdelen
3 personen
32
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
33
Rondleiding starten
3 personen
34
Groepen begeleiden
4 personen
35
Vragen bij machines beantwoorden
3 personen
36
Fotomoment begeleiden
37
Borrelhapjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
40
Buffet aanvullen
3 personen
41
Servies ophalen
2 personen
42
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
PPE innemen en tellen
2 personen
44
Restanten koelen en opslaan
2 personen
45
Buffet afbreken
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Ontvangstbalie afbreken
2 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Materialen terugbrengen
3 personen
52
PPE reinigen en opbergen
2 personen
53
Borg- en leenmaterialen retourneren
2 personen
54
Overgebleven boodschappen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 100
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafonenaantal 2
Laptopsaantal 2
Presentatiescherm

Veiligheid

Veiligheidshelmenaantal 50
Veiligheidsbrillenaantal 50
Veiligheidshesjesaantal 50
Veiligheidsschoenenaantal 45
Gehoorbeschermersaantal 50
Eenvoudige EHBO-koffersaantal 2

Registratie

Naamkaarthoudersaantal 55
Polsbandjesaantal 55
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20
Bezoekersformulierenaantal 60

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Routebordhoudersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Informatiebannersaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de rondleidingroute vóór je uitnodigingen verstuurt. Noteer per groep de starttijd, maximale groepsgrootte en verwachte duur; zo kun je het aantal rondleiders en routeborden tijdig bepalen.
Sluit de bezoekerslijst uiterlijk 7 dagen vooraf af. Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, schoenmaten en eventuele toegankelijkheidsbehoeften uit, zodat je geen PPE of maaltijd op het laatste moment hoeft te improviseren.
Maak de veiligheidsinstructie kort genoeg om bij ontvangst uit te leggen en print één exemplaar per groep plus enkele reservekopieën. Controleer daarnaast vooraf of alle bezoekers toegang hebben tot de productieruimtes en welke zones afgesloten blijven.
Sorteer helmen, brillen, hesjes, gehoorbeschermers en veiligheidsschoenen per maat vóór aankomst. Richt één duidelijk PPE-uitgiftepunt in; een aparte plek voorkomt opstopping bij de ontvangstbalie.
Test techniek en verlichting minstens 1 dag vooraf en controleer op dezelfde dag de sanitaire ruimtes, routeborden en cateringopstelling. Neem verlengkabels en stekkerdozen alleen mee nadat je hebt vastgesteld waar stroompunten beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fabriekstour organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de route, toegang tot productieruimtes en beschikbare rondleiders. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de tour af.
Hoeveel bezoekers kunnen er in één groep tijdens een fabriekstour?: Dat hangt af van de route, veiligheidsregels en de capaciteit van de productieruimtes. Leg de maximale groepsgrootte uiterlijk 3 weken vooraf vast en plan liever meerdere kleinere groepen dan één groep die op de werkvloer stilvalt.
Wanneer regel je veiligheidsmateriaal voor een fabriekstour?: Inventariseer de PPE-maten zodra de aanmeldingen binnenkomen en bestel of verzamel het materiaal uiterlijk 1 week vooraf. Sorteer alles de dag vóór de tour per maat bij het uitgiftepunt.
Wanneer moet je catering voor een fabriekstour bestellen?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen zijn bevestigd en bestel de catering minimaal 5 werkdagen vooraf. Controleer dieetwensen nog één keer bij het afsluiten van de bezoekerslijst, ongeveer 7 dagen voor de tour.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.