Fabriktour organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Fabriktour braucht mehr Vorbereitung als eine normale Betriebsbesichtigung: Besucher bewegen sich durch Produktionsbereiche, benötigen passende Schutzausrüstung und müssen sicher geführt werden. Kläre zuerst Route, Zugang und Sicherheitsrisiken, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Verpflegung, Namensschilder und die Einteilung der Guides. Am Veranstaltungstag zählen ein eingerichteter Empfang, klare Wegweiser und eine vollständige Ausgabe der Sicherheitsausrüstung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Besucherliste aktualisieren
Führungsroute festlegen
2 Personen
Sicherheitsrisiken prüfen
2 Personen
Zugang zu Produktionsräumen regeln
Guides einteilen
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Sicherheitsanweisung ausdrucken
Wegweiser erstellen
2 Personen
Catering bestellen
PSA-Größen erfassen
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
PPE sortieren
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location und Sanitäranlagen kontrollieren
2 Personen
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
PPE-Ausgabestelle einrichten
2 Personen
Buffet- und Getränkestation aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Event
Empfangstheke besetzen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Namensschilder verteilen
Sicherheitsmaterialien verteilen
3 Personen
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
Führung starten
3 Personen
Gruppen begleiten
4 Personen
Fragen an den Maschinen beantworten
3 Personen
Fotomoment begleiten
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Geschirr abholen
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
PPE einsammeln und zählen
2 Personen
Reste kühlen und lagern
2 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Empfangstheke abbauen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
PPE reinigen und verstauen
2 Personen
Pfand- und Leihmaterialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- MegafoneAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- Präsentationsbildschirm
Sicherheit
- SicherheitshelmeAnz. 50
- SchutzbrillenAnz. 50
- SicherheitswestenAnz. 50
- SicherheitsschuheAnz. 45
- GehörschutzAnz. 50
- Einfache Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Registrierung
- NamensschildhalterAnz. 55
- ArmbänderAnz. 55
- KlemmbretterAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 20
- BesucherformulareAnz. 60
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- RoutenhalterAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
- InformationsbannerAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Führungsroute fest, bevor du die Teilnehmerzahl bestätigst. Prüfe jeden Produktionsraum auf Risiken, Fluchtwege und Zugangsbeschränkungen und halte fest, wo Besucher nicht stehen dürfen.
- Erfasse bei der Anmeldung neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und die benötigten Größen für Helme, Schutzbrillen, Westen und Sicherheitsschuhe. So fehlen am Empfang keine passenden Ausrüstungsstücke.
- Plane die Guides nach Gruppenstärke und Route ein. Teile außerdem eine Person für Empfang und Besucherlisten ein, damit verspätete Anmeldungen nicht den Beginn der Führung verzögern.
- Bestelle das Catering erst, wenn die Anmeldungen bestätigt und die Ernährungswünsche erfasst sind. Rechne Getränke für die Ankunft und Verpflegung für die gesamte Aufenthaltsdauer getrennt und stelle Geschirr, Servierschalen sowie Besteck bereit.
- Teste Technik und Beleuchtung vor dem Aufbau vollständig. Prüfe dabei Präsentationsbildschirm, Laptops, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Verlängerungskabel und Megafone; richte anschließend Empfangstheke, Wegweiser und PPE-Ausgabestelle ein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Fabriktour organisieren?
- Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Route, Sicherheitsprüfung und Einladungen. Die endgültige Besucherzahl, Ernährungswünsche und PSA-Größen solltest du spätestens 7 Tage vor der Tour abschließen.
- Wie viele Guides brauche ich für eine Fabriktour?
- Das hängt von der Route, den Produktionsbereichen und der Gruppengröße ab. Plane mindestens einen verantwortlichen Guide pro Gruppe ein und teile bei mehreren Bereichen zusätzliche Guides ein, damit niemand ohne Begleitung bleibt.
- Welche Sicherheitsausrüstung brauchen Besucher bei einer Fabriktour?
- Typisch sind Sicherheitshelme, Schutzbrillen, Sicherheitswesten, Sicherheitsschuhe und Gehörschutz. Erfasse die Größen vorab und richte die Ausgabe spätestens 30 Minuten vor Führungsbeginn ein.
- Was muss am Tag der Fabriktour zuerst aufgebaut werden?
- Kontrolliere zuerst Location, Sanitäranlagen und Zugänge, bevor du Empfang, Sitz- und Cateringbereiche aufstellst. Danach folgen Wegweiser, Technik und die PPE-Ausgabestelle; plane dafür mindestens 90 Minuten vor dem Empfang ein.
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