Checklist pour organiser une visite d’usine

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez les inscriptions plusieurs semaines avant la visite et demandez dès ce moment les besoins alimentaires ainsi que les tailles d’EPI. Une confirmation finale permet ensuite de préparer les badges, les formulaires et la liste des visiteurs sans travailler sur des chiffres provisoires.
• Définissez le parcours avant de commander le traiteur ou d’imprimer les panneaux. Vérifiez pour chaque zone les risques, les accès autorisés et le nombre de guides nécessaire afin d’éviter les groupes trop importants.
• Prévoyez un équipement de protection pour chaque visiteur confirmé, avec quelques unités de rechange par taille. Les casques, lunettes, gilets, chaussures et protections auditives ne doivent pas être distribués au dernier moment, surtout si plusieurs groupes arrivent en même temps.
• Installez un véritable point d’accueil avec porte-noms, bracelets, presse-papiers, stylos et formulaires visiteurs. Placez-y aussi les consignes de sécurité imprimées : l’enregistrement et le briefing seront plus rapides si tout est regroupé au même endroit.
• Testez la technique et l’éclairage avant l’arrivée du public, puis vérifiez les sanitaires, les tables, les chaises et la signalétique sur place. Pour le café et le buffet, contrôlez les bouilloires, machines à café, rallonges, multiprises, verres, assiettes et couverts avant l’installation finale.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une visite d’usine ?

Commencez la préparation au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de gérer les inscriptions, les besoins alimentaires, les accès aux zones de production, les EPI et la commande du catering.

Combien d’EPI prévoir pour une visite d’usine ?

Préparez un équipement complet pour chaque visiteur confirmé et ajoutez quelques pièces de rechange dans chaque taille. Comptez au minimum 5 à 10 % d’unités supplémentaires pour couvrir les changements de taille, les oublis ou les arrivées non prévues.

Quand confirmer les inscriptions à une visite d’usine ?

Faites une première relance environ 2 semaines avant la visite, puis arrêtez la liste définitive 3 à 5 jours avant. Vous pourrez ainsi finaliser les badges, les quantités de catering, les groupes et la préparation des EPI.

Que faut-il prévoir à l’accueil le jour de la visite ?

Installez l’accueil au moins 60 minutes avant l’arrivée du premier groupe. Préparez la liste des visiteurs, les badges, les bracelets, les formulaires, les stylos, les consignes imprimées et le point de distribution des EPI.

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