Fabrikbesichtigung organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Fabrikbesichtigung müssen Besucherführung, Sicherheit und Verpflegung exakt zusammenpassen. Kläre zuerst das Fabrikationsdatum, buche die Führung und lege die Besucherroute fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Einteilung der Führungsgruppen. In den letzten Tagen prüfst du PSA-Größen, druckst Anwesenheitsliste und Sicherheitsanweisungen und kühlst die Getränke rechtzeitig.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Besucherliste erstellen
Fabrikationsdatum bestätigen
Führung buchen
Catering reservieren
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Transportinformationen versenden
Sicherheitsregeln anfordern
Besucherroute festlegen
Programm ausarbeiten
Führungsgruppen einteilen
Kontaktdaten prüfen
Namensschilder entwerfen
Beschilderung entwerfen
Anwesenheitsliste drucken
Programm drucken
Sicherheitsanweisungen drucken
Namensschilder drucken
Cateringmengen berechnen
Einkaufsliste prüfen
PSA-Größen prüfen
Besucherbestätigung versenden
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Pakete pro Gruppe zusammenstellen
2 Personen
Ort telefonisch bestätigen

Event

Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
PPE-Ausgabestelle einrichten
2 Personen
Präsentationsmaterial bereitlegen
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Sicherheitsanweisung geben
Sicherheitsmaterialien verteilen
2 Personen
Gruppen zum Startpunkt begleiten
3 Personen
Führung begleiten
4 Personen
Gruppenwechsel begleiten
3 Personen
Fragen der Besucher sammeln
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Präsentation moderieren
Buffet aufbauen
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
Networking-Bereich betreuen
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Sicherheitsmittel einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
2 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien einpacken
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Rechnungen und Belege zusammenfassen
Dankesnachricht versenden
Verlorene Gegenstände zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 45
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
WassergläserAnz. 50
TellerAnz. 50
DesserttellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Präsentationsbildschirm
Laptop
Tragbarer Lautsprecher
BesucherhelmeAnz. 45
SchutzbrillenAnz. 45
GehörschutzAnz. 45
SicherheitswestenAnz. 45

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
ServierschalenAnz. 10
AufbewahrungsbehälterAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 45
TischdeckeAnz. 8
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8

Catering

Einkäufe
KühlelementeAnz. 20
DiätetikettenAnz. 100
Buffet-SchilderAnz. 20

Reinigung

MülleimerAnz. 6
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Büro

NamensschilderAnz. 50
KugelschreiberAnz. 12
KlemmbretterAnz. 6
DruckpapierAnz. 2
KlebebandAnz. 4
SchereAnz. 3
MarkerAnz. 2
ArmbänderAnz. 50
UmschlägeAnz. 50

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 4

Tipps

Bestätige das Fabrikationsdatum und buche die Führung mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. So bleibt Zeit, Besucherzahl, Route und Transport abzustimmen.
Fordere die Sicherheitsregeln spätestens 3 Wochen vor dem Termin an und verschicke die Transportinformationen zusammen mit der Besucherbestätigung. Frage dabei auch nach benötigter persönlicher Schutzausrüstung.
Teile die Gäste nicht erst am Veranstaltungstag ein: Erstelle die Führungsgruppen 5 bis 7 Tage vorher und gleiche sie mit der maximalen Gruppengröße der Führung ab.
Berechne Catering und Getränke anhand der bestätigten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Aufenthaltsdauer. Plane für das erste Besuchsstündchen etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein.
Drucke Anwesenheitsliste, Programm, Sicherheitsanweisungen und Namensschilder spätestens am Vortag. Prüfe außerdem PSA-Größen, Beschilderung, Präsentationsbildschirm, Laptop und Verlängerungskabel.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Fabrikbesichtigung planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Fabrikationsdatum, Führung, Besucherroute, Catering und Transport noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollten die Einladungen zur Fabrikbesichtigung verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vorher, damit Cateringmengen, Ernährungswünsche und Führungsgruppen feststehen.
Wie viele Personen gehören in eine Führungsgruppe?: Die Gruppengröße richtet sich nach den Vorgaben des Betriebs und der Sicherheitsregeln. Teile die Besucher spätestens 5 bis 7 Tage vorher ein und plane zusätzliche Zeit für Einweisung und Wege zwischen den Stationen ein.
Was muss am Tag vor der Fabrikbesichtigung vorbereitet sein?: Am Vortag sollten Anwesenheitsliste, Programm, Sicherheitsanweisungen und Namensschilder gedruckt sein. Stelle außerdem Beschilderung, Namensschildhalter und Präsentationstechnik bereit und kühle die Getränke rechtzeitig.

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