Organiser une visite d’usine sans rien oublier
Une visite d’usine demande plus qu’une réservation et quelques invitations. Il faut coordonner les visiteurs, la date de fabrication, les règles de sécurité, le parcours, les groupes et l’accueil sur place. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, depuis la préparation des inscriptions jusqu’au refroidissement des boissons et à l’installation du matériel. Elle vous aide aussi à repérer les points souvent réglés trop tard, comme les tailles d’EPI, les besoins alimentaires ou les informations de transport.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des visiteurs
Confirmer la date de fabrication
Réserver une visite guidée
Réserver le catering
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Demander les consignes de sécurité
Définir le parcours des visiteurs
Élaborer le programme
Répartir les groupes de visite
Vérifier les coordonnées
Concevoir les badges nominatifs
Concevoir la signalétique
Imprimer la liste de présence
Imprimer le programme
Imprimer les consignes de sécurité
Imprimer les badges nominatifs
Calculer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
Vérifier les tailles des EPI
Envoyer la confirmation aux visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer des kits par groupe
2 personnes
Confirmer le lieu par téléphone
Événement
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point de distribution des EPI
2 personnes
Préparer le matériel de présentation
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
Distribuer les équipements de sécurité
2 personnes
Accompagner les groupes au point de départ
3 personnes
Animer la visite guidée
4 personnes
Accompagner les changements de groupe
3 personnes
Recueillir les questions des visiteurs
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la présentation
Monter le buffet
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
Encadrer l'espace réseau
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Récupérer les équipements de sécurité
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Stocker la restauration restante
2 personnes
Classer les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement
Rendre les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 45
- Tables de buffetqté 3
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verres à eauqté 50
- Assiettesqté 50
- Assiettes à dessertqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Écran de présentation
- Ordinateur portable
- Enceinte portable
- Casques pour visiteursqté 45
- Lunettes de sécuritéqté 45
- Protections auditivesqté 45
- Gilets de sécuritéqté 45
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Louchesqté 8
- Pincesqté 6
- Plateaux de serviceqté 10
- Bacs de conservationqté 8
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
Décoration
- Porte-nomsqté 45
- Nappeqté 8
- Panneau d’accueil
- Panneaux de directionqté 8
Catering
- Courses
- Pains de glaceqté 20
- Autocollants d'étiquettes de régimeqté 100
- Cartons buffetqté 20
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Bacs de tri des déchetsqté 4
- Balaiqté 2
- Raclette de solqté 2
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Brosses de toilettesqté 2
Bureau
- Badges nominatifsqté 50
- Stylos à billeqté 12
- Presse-papiersqté 6
- Papier d’impressionqté 2
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 3
- Marqueursqté 2
- Braceletsqté 50
- Enveloppesqté 50
Éclairage
- Lampes de table LEDqté 4
Conseils
- Commencez par confirmer la date de fabrication et la visite guidée avant d’envoyer les invitations. Gardez ensuite un délai d’au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
- Demandez les consignes de sécurité et les tailles d’EPI dès l’inscription. Sans ces informations, la répartition des groupes et l’accès à certaines zones peuvent être bloqués le jour de la visite.
- Fixez le parcours et le programme avant de concevoir les badges, la signalétique et les documents imprimés. Prévoyez un exemplaire papier de la liste de présence, du programme et des consignes de sécurité.
- Calculez les quantités de catering après la clôture des inscriptions, en séparant les besoins alimentaires recueillis. Faites les courses assez tôt pour refroidir les boissons et préparer les éléments qui ne supportent pas l’attente.
- Testez la veille l’écran, l’ordinateur portable, l’enceinte, les rallonges et les multiprises. Vérifiez aussi les tables, les chaises, les tables de buffet, la vaisselle et les équipements de service avant l’arrivée des visiteurs.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une visite d’usine ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse environ 10 jours pour les inscriptions, puis suffisamment de temps pour recueillir les besoins alimentaires, préparer les groupes et envoyer la confirmation finale.
- Combien de temps avant faut-il demander les tailles d’EPI ?
- Demandez-les au moment de l’inscription et clôturez la collecte au moins 7 jours avant la visite. Vous pourrez ainsi vérifier les tailles disponibles et éviter de découvrir un manque le matin même.
- Quand confirmer le parcours et les groupes de visiteurs ?
- Finalisez le parcours, le programme et la répartition des groupes 5 à 7 jours avant l’événement. Les badges, la signalétique, la liste de présence et les consignes de sécurité peuvent alors être imprimés sans changements de dernière minute.
- Quand préparer le catering pour une visite d’usine ?
- Calculez les quantités dès que les inscriptions sont closes, généralement 3 à 5 jours avant la visite. Faites les courses au plus tard la veille et refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !