Excel-Schulung organisieren: der Ablauf, der funktioniert
Eine Excel-Schulung steht und fällt nicht nur mit dem Trainingsprogramm. Entscheidend ist die Reihenfolge: Erst Ort, Zielgruppe und Inhalte klären, dann Anmeldungen und Materialien festziehen und zuletzt Technik und Arbeitsplätze testen. Plane pro Teilnehmer einen Laptop, eine Maus und eine Übungsdatei ein. Prüfe außerdem frühzeitig Ernährungswünsche, Zertifikate und die Verpflegung, damit am Schulungstag keine organisatorischen Lücken entstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Trainingsort reservieren
- 2
Trainingsprogramm erstellen
- 3
Teilnehmerliste erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Teilnehmerinformationen versenden
- 8
Schulungsmaterial ausarbeiten
- 9
Übungsdateien vorbereiten
- 10
Präsentation abschließen
- 11
Zertifikate vorbereiten
- 12
Catering bestellen
- 13
Anwesenheit bestätigen
- 14
Technik prüfen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 17
Laptops aufladen
- 18
Badges und Registrierung bereitlegen
- 19
Raum lüften
- 20
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Arbeitsplätze einrichten
3 Personen
- 22
Präsentationsbildschirm installieren
2 Personen
- 23
Kabel sicher verlegen
2 Personen
- 24
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 25
Mittag- und Abendessen vorbereiten
3 Personen
Event
- 26
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 27
Anwesenheit erfassen
- 28
Trainingsziele erläutern
- 29
Excel-Grundlagen demonstrieren
- 30
Übungen anleiten
2 Personen
- 31
Kaffeepause organisieren
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
- 33
Formeln und Funktionen erklären
- 34
Abendessen servieren
3 Personen
- 35
Geschirr sammeln
2 Personen
- 36
Pivot-Tabellen vorführen
- 37
Übungsaufgabe begleiten
2 Personen
- 38
Kurze Pause organisieren
- 39
Fragen und Praxisfälle behandeln
- 40
Zertifikate ausgeben
- 41
Feedbackformulare verteilen
- 42
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 43
Geräte ausschalten
2 Personen
- 44
Arbeitsplätze abbauen
3 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Abfall sammeln
2 Personen
- 47
Raum reinigen
3 Personen
- 48
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 49
Materialien prüfen
2 Personen
- 50
Geliehene Sachen zurückgeben
- 51
Feedback verarbeiten
- 52
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 24
- Registrierungstisch
- Garderobenständer
Ausstattung
- LaptopsAnz. 20
- ComputermäuseAnz. 20
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Kabelloser Presenter
- WLAN-Router
Präsentation
- Flipchart
- Flipchartblätter
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 6
- Whiteboard-Wischer
- NotizblöckeAnz. 24
- KugelschreiberAnz. 30
- ÜbungsordnerAnz. 24
- NamensschilderAnz. 24
- ZertifikatsmappenAnz. 24
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- WassergläserAnz. 30
- Dinner-TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServierschalenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 6
Catering
- GetränkespenderAnz. 2
- ServierschalenAnz. 6
- KaffeemilchkännchenAnz. 2
- ZuckerdosenAnz. 2
- ServiettenhalterAnz. 4
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Staubsauger
- Wischset
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 8
Tipps
- Reserviere den Trainingsort, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe dabei, ob für jeden Teilnehmer ein eigener Arbeitsplatz, ausreichend Steckdosen und stabiles WLAN vorhanden sind.
- Schließe das Trainingsprogramm mindestens 7 Tage vorher ab. Verschicke danach Teilnehmerinformationen mit Beginn, Pausen, Anfahrt, benötigten Vorkenntnissen und Hinweisen zu den Übungsdateien.
- Teste die Technik nicht erst am Morgen: Schließe Präsentationslaptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter und Presenter spätestens am Vortag an. Lege zusätzlich ein Verlängerungskabel als Reserve bereit.
- Bereite die Arbeitsplätze vor der Ankunft der Gruppe vor. Lade die Laptops vollständig auf, verteile Mäuse und Übungsordner und lege Namensschilder, Notizblöcke und Kugelschreiber am Registrierungstisch aus.
- Bestelle das Catering erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Rechne für Kaffee und Tee nicht nur zur Begrüßung, sondern auch für jede Pause; Mittag- und Abendessen sollten mit Lieferzeit und Serviergeschirr abgestimmt sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Excel-Schulung organisieren?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit der Raumreservierung und dem Programm. Eine Woche vor dem Termin sollten Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Materialien und Zertifikate weitgehend fertig sein.
- Wie viele Laptops braucht man für eine Excel-Schulung?
- Plane grundsätzlich einen Laptop pro Teilnehmer und mindestens einen zusätzlichen Präsentationslaptop ein. Lade alle Geräte am Vortag auf und prüfe vor Beginn, ob Excel, Übungsdateien und WLAN funktionieren.
- Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?
- Sende die Informationen spätestens 7 Tage vor der Schulung, sobald Ort, Uhrzeit und Programm feststehen. Für Änderungen am Raum oder Ablauf solltest du zusätzlich spätestens 24 Stunden vorher eine kurze Aktualisierung schicken.
- Was muss man am Tag vor einer Excel-Schulung prüfen?
- Prüfe am Vortag Raumaufstellung, Arbeitsplätze, Präsentationstechnik, Kabel, WLAN und Übungsdateien. Lege außerdem Badges, Registrierungsmaterial, Schreibwaren und Zertifikatsmappen bereit, damit der Empfang höchstens 15 Minuten dauert.
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