Organiser une formation Excel, étape par étape

Une formation Excel réussie se prépare d’abord autour du niveau des participants et des exercices qu’ils devront réaliser. Commence par réserver la salle, fixer le programme et ouvrir les inscriptions, puis prépare les fichiers, la présentation et les certificats. La logistique informatique demande une vérification séparée : ordinateurs, souris, câbles, adaptateurs, Wi-Fi et vidéoprojecteur. Les derniers oublis concernent souvent les besoins alimentaires, les badges et l’installation des postes de travail.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de formation
2
Établir le programme d’entraînement
3
Créer la liste des participants
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer les informations aux participants
8
Élaborer le support de formation
9
Préparer les fichiers d'entraînement
10
Finaliser la présentation
11
Préparer les certificats
12
Commander le catering
13
Confirmer la présence
14
Vérifier la technique
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Rassembler le matériel
2 personnes
17
Charger les ordinateurs portables
18
Préparer les badges et l'inscription
19
Aérer la salle
20
Installer les tables et les chaises
3 personnes
21
Aménager les postes de travail
3 personnes
22
Installer l’écran de présentation
2 personnes
23
Sécuriser les câbles
2 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Préparer le déjeuner et le dîner
3 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
2 personnes
27
Enregistrer la présence
28
Expliquer les objectifs de l’entraînement
29
Présenter les bases d’Excel
30
Animer les exercices
2 personnes
31
Assurer la pause café
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Expliquer les formules et les fonctions
34
Servir le dîner
3 personnes
35
Rassembler la vaisselle
2 personnes
36
Démontrer les tableaux croisés dynamiques
37
Encadrer l’exercice d’entraînement
2 personnes
38
Prévoir une courte pause
39
Aborder les questions et les cas pratiques
40
Remettre les certificats
41
Distribuer les formulaires de feedback
42
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

43
Éteindre l’équipement
2 personnes
44
Démonter les postes de travail
3 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Rassembler les déchets
2 personnes
47
Nettoyer l’espace
3 personnes
48
Remettre le mobilier en place
3 personnes
49
Vérifier le matériel
2 personnes
50
Rendre les articles empruntés
51
Traiter les retours
52
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Table d'inscription
Portant à vêtements

Équipement

Ordinateurs portablesqté 20
Souris d’ordinateurqté 20
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Présentateur sans fil
Routeur wifi

Présentation

Paperboard
Feuilles de paperboard
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Effaceur pour tableau blanc
Blocs-notesqté 24
Stylos à billeqté 30
Dossiers d’entraînementqté 24
Badges nominatifsqté 24
Classeurs de certificatsqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verres à eauqté 30
Assiettes de dînerqté 30
Couvertsqté 30
Saladiers de serviceqté 6
Louchesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Bacs de rangementqté 6

Catering

Distributeurs de boissonsqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Laitier à caféqté 2
Sucriersqté 2
Porte-serviettesqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 4

Éclairage

Lampes de bureauqté 8

Conseils

Bloque la salle avant d’envoyer les invitations, puis prévois au moins 30 minutes avant l’arrivée du groupe pour aérer, installer les tables et tester la projection.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirme les présences quelques jours avant la formation afin d’ajuster le catering et les repas.
Prépare un ordinateur portable pour chaque participant, avec les fichiers d’entraînement déjà disponibles, puis garde un ordinateur de présentation distinct pour éviter les changements de session.
Teste la chaîne vidéo complète au plus tard la veille : vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, adaptateur, rallonge, multiprise et présentateur sans fil.
Installe les badges et la table d’inscription à l’entrée, puis aménage les postes avant l’accueil. Charge les ordinateurs portables et prévois quelques souris supplémentaires si le matériel est partagé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une formation Excel ?: Prévois idéalement 2 à 4 semaines pour réserver la salle, inviter les participants, traiter les inscriptions et commander le catering. Garde les 2 derniers jours pour les confirmations, les tests techniques et la préparation du matériel.
Quand envoyer les invitations à une formation Excel ?: Envoie-les au moins 3 semaines avant la date prévue si les participants doivent s’inscrire. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant la formation pour recueillir les besoins alimentaires et finaliser les repas.
Combien d’ordinateurs faut-il pour une formation Excel ?: Prévois un ordinateur portable par participant, plus 1 ordinateur réservé à la présentation. Vérifie au minimum 24 heures avant que les fichiers d’entraînement sont accessibles et que chaque poste dispose d’une souris fonctionnelle.
Quand installer la salle pour une formation Excel ?: Commence l’installation 30 à 60 minutes avant l’accueil : tables, chaises, badges, postes de travail et écran de projection. Effectue le test technique complet avant l’arrivée du premier participant, plutôt que pendant les présentations.

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