Zo organiseer je een Exceltraining zonder last-minute problemen
Een Exceltraining organiseren begint niet met de presentatie, maar met het doel en de deelnemers. Leg eerst het programma, de locatie en de groepsgrootte vast; daarna werk je oefeningen, laptops en communicatie uit. In de laatste week controleer je vooral de techniek en aanmeldingen. Op de trainingsdag zelf draait alles om goed ingerichte werkplekken, een duidelijke registratie en bestanden die direct werken. Met deze volgorde voorkom je dat deelnemers wachten op wifi, kabels of een ontbrekend oefenbestand.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Trainingslocatie reserveren
- 2
Trainingsprogramma opstellen
- 3
Deelnemerslijst aanmaken
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Deelnemersinformatie versturen
- 8
Trainingsmateriaal uitwerken
- 9
Oefenbestanden voorbereiden
- 10
Presentatie afronden
- 11
Certificaten voorbereiden
- 12
Catering bestellen
- 13
Aanwezigheid bevestigen
- 14
Techniek controleren
2 personen
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
Materialen verzamelen
2 personen
- 17
Laptops opladen
- 18
Badges en registratie klaarleggen
- 19
Ruimte ventileren
- 20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 21
Werkplekken inrichten
3 personen
- 22
Presentatiescherm installeren
2 personen
- 23
Kabels veilig wegwerken
2 personen
- 24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 25
Lunch en avondeten voorbereiden
3 personen
Event
- 26
Deelnemers ontvangen
2 personen
- 27
Aanwezigheid registreren
- 28
Trainingsdoelen toelichten
- 29
Excelbasis demonstreren
- 30
Oefeningen begeleiden
2 personen
- 31
Koffiepauze verzorgen
2 personen
- 32
Dranken bijvullen
- 33
Formules en functies uitleggen
- 34
Diner serveren
3 personen
- 35
Servies verzamelen
2 personen
- 36
Draaitabellen demonstreren
- 37
Oefenopdracht begeleiden
2 personen
- 38
Korte pauze verzorgen
- 39
Vragen en praktijkcases behandelen
- 40
Certificaten uitreiken
- 41
Feedbackformulieren uitdelen
- 42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 44
Werkplekken afbreken
3 personen
- 45
Servies afwassen
2 personen
- 46
Afval verzamelen
2 personen
- 47
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 48
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 49
Materialen controleren
2 personen
- 50
Geleende spullen retourneren
- 51
Feedback verwerken
- 52
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 24
- Registratietafel
- Garderoberek
Apparatuur
- Laptopsaantal 20
- Computermuizenaantal 20
- Beamer
- Projectiescherm
- Presentatielaptop
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 3
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Draadloze presenter
- Wifi-router
Presentatie
- Flip-over
- Flip-overvellen
- Whiteboard
- Whiteboardstiftenaantal 6
- Wisbordwisser
- Notitieblokkenaantal 24
- Balpennenaantal 30
- Oefenmappenaantal 24
- Naamkaartjesaantal 24
- Certificaatmappenaantal 24
Servies
- Koffiekopjesaantal 30
- Waterglazenaantal 30
- Dinerbordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
- Serveerkommenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Opslagbakkenaantal 6
Catering
- Drankdispensersaantal 2
- Serveerschalenaantal 6
- Koffiemelkkanaantal 2
- Suikerpottenaantal 2
- Servettenhoudersaantal 4
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Stofzuiger
- Dweilset
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Verlichting
- Bureaulampenaantal 8
Tips
- Reserveer de trainingslocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen of er per deelnemer een werkplek, stroompunt en stabiele wifi beschikbaar is; voor een groep van 12 deelnemers heb je dus minimaal 12 bruikbare plekken nodig.
- Werk het programma uit vóór je de presentatie afrondt. Plan per onderdeel een korte uitleg en een oefenblok, en test elk oefenbestand vooraf op dezelfde Excelversie als die op de laptops staat.
- Vraag dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf op. Bevestig daarna de deelnemersinformatie met starttijd, route, benodigdheden en eventuele voorbereiding, zodat je catering en werkplekken op aantallen kunt afstemmen.
- Test de volledige techniek uiterlijk één werkdag voor de training. Sluit presentatielaptop, beamer, projectiescherm, HDMI-adapters, verlengkabels en stekkerdozen aan en leg kabels veilig weg; een losse adapter op de ochtend zelf kost al snel 15 minuten.
- Richt de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang in. Zet tafels en stoelen klaar, plaats laptops en computermuizen, leg notitieblokken en pennen neer en controleer daarna registratie, badges, koffie, thee en water voordat deelnemers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Exceltraining organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, het programma en de deelnemerslijst. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 weken vooraf en sluit de definitieve aantallen, dieetwensen en catering 7 dagen voor de training.
- Hoeveel laptops heb ik nodig voor een Exceltraining?
- Reken op één werkende laptop per deelnemer en houd één extra laptop achter de hand. Bij 12 deelnemers regel je dus 13 geteste laptops, inclusief muizen, opladers en toegang tot de benodigde bestanden.
- Wanneer moet ik de techniek van een Exceltraining testen?
- Doe een volledige test uiterlijk één werkdag vooraf en voer op de ochtend zelf nog een korte controle uit. Test niet alleen de beamer, maar ook wifi, HDMI-adapters, verlengkabels, stekkerdozen, de presentatielaptop en de oefenbestanden.
- Hoeveel tijd moet ik vóór een Exceltraining opbouwen?
- Plan minimaal 60 minuten voor het klaarzetten van de ruimte en 30 minuten extra als je laptops of audiovisuele apparatuur moet installeren. Zo blijft er tijd over om een ontbrekende kabel, lege accu of niet-werkende verbinding te vervangen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!