Erbe-Festival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Erbe-Festival verbindet Führungen, Workshops, Marktstände und gemeinsame Verpflegung. Damit am Veranstaltungstag nichts fehlt, legst du zuerst Datum, Ort und Programm fest und klärst danach Genehmigungen, Sicherheit und Lieferanten. Spätestens einige Wochen vorher brauchst du Helfer, Anmeldelisten und gedruckte Programmhefte. Kurz vor Beginn werden Zelte, Stände, Technik, Sitzplätze und der Empfang aufgebaut.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programmpunkte festlegen
3 Personen
Genehmigungen prüfen
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
Lieferanten reservieren
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Event veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programmhefte gestalten
2 Personen
Programmhefte drucken lassen
Streckenkarten vorbereiten
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Anmeldelisten ausdrucken
Führer anweisen
2 Personen
Workshopleiter anweisen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Cateringmengen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Zelt und Marktstände aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Infotafeln aufstellen
2 Personen
Weg- und Sicherheitsschilder aufstellen
2 Personen
Ausstellungstische einrichten
3 Personen
Exponate sicher aufstellen
3 Personen
Workshoptische aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Erste Führungen begleiten
3 Personen
Erste Workshops begleiten
4 Personen
Ausstellung erläutern
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Zweite Führungen begleiten
3 Personen
Zweite Workshops begleiten
4 Personen
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
Abendprogramm ankündigen
Redner betreuen
2 Personen
Auftritte betreuen
3 Personen
Mikrofone verwalten
Licht während des Programms bedienen
Abendgetränke servieren
3 Personen
Letzte Führung begleiten
3 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Exponate sicher verpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Foto- und Videomaterial sammeln
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Teilnehmerinformationen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
MarktständeAnz. 6
KlappischeAnz. 16
KlappstühleAnz. 90
BarhockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 16
KleiderständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
LaptopAnz. 2
Präsentationsbildschirm

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
Historische PlakateAnz. 20
FotopaneeleAnz. 12
InfotafelnAnz. 10
WegweiserAnz. 14
KreidetafelnAnz. 6
TischdekorationAnz. 16
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
TablettsAnz. 8
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MüllsäckeAnz. 100
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenpapierAnz. 48
DesinfektionstücherAnz. 8
KüchenpapierAnz. 12
AllzweckreinigerAnz. 4
SpülmittelAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Ort und Programmpunkte zuerst fest. Prüfe Genehmigungen und Sicherheitsplan, bevor du Lieferanten, Führer und Workshopleiter verbindlich einteilst.
Plane die Besucherkommunikation mindestens 3 bis 4 Wochen vorher: Veranstaltung online veröffentlichen, Einladungen verschicken und Anmeldungen fortlaufend bearbeiten.
Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Festival und bestätige danach die Cateringmengen. Rechne außerdem Geschirr, wiederverwendbare Gläser und Servierschalen in die Ausgabeplanung ein.
Drucke Programmhefte, Streckenkarten, Namensschilder und Anmeldelisten nicht erst am Vorabend. Halte mindestens 10 Prozent zusätzliche Exemplare für Nachmeldungen und beschädigte Unterlagen bereit.
Plane den Aufbau mit festen Zeitfenstern: Zelte und Marktstände zuerst, danach Tische und Stühle, Empfangstheke sowie Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Beleuchtung. Prüfe die Verlängerungskabel vor dem Einlass und lege Taschenlampen für den Abbau bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erbe-Festival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Genehmigungen. Lieferanten, Führer, Workshopleiter und Freiwillige sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann müssen die Anmeldungen für ein Erbe-Festival geschlossen werden?: Schließe die reguläre Anmeldung idealerweise 7 Tage vor dem Festival, damit du Cateringmengen und Teilnehmerlisten bestätigen kannst. Plane am Veranstaltungstag eine separate Liste für Nachmeldungen ein.
Wie viel zusätzliches Material braucht man für ein Erbe-Festival?: Plane bei Programmheften, Streckenkarten und Namensschildern etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei Gläsern, Tassen, Tellern und Besteck sind 10 bis 15 Prozent zusätzliche Einheiten sinnvoll, besonders bei mehreren Ausgabestellen.
Wann sollte der Aufbau beim Erbe-Festival beginnen?: Beginne mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem ersten Programmpunkt mit dem Aufbau. Zelte und Marktstände benötigen zuerst Platz, anschließend werden Sitzmöbel, Empfang, Technik und Beleuchtung eingerichtet und getestet.

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