Checklist para organizar un festival de patrimonio

Un festival de patrimonio combina visitas, talleres, puestos y actividades que deben encajar en un mismo horario. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, cerrar el programa y comprobar los permisos antes de anunciarlo. Después organiza las inscripciones, el catering, los voluntarios y los materiales de cada actividad. Esta checklist te ayuda a llegar al día del evento con la recepción, la ruta, los puestos y el equipo técnico preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Registrar las partes del programa
3 personas
Comprobar permisos
Desarrollar el plan de seguridad
2 personas
Reservar proveedores
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Diseñar folletos del programa
2 personas
Imprimir folletos del programa
Preparar los mapas de la ruta
2 personas
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Imprimir las listas de inscripción
Instruir a los guías
2 personas
Instruir a los monitores del taller
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Montar la carpa y los puestos del mercado
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar señales de ruta y seguridad
2 personas
Montar las mesas de exposición
3 personas
Montar los exposiciones de forma segura
3 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar la iluminación
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Guiar las primeras visitas
3 personas
Coordinar los primeros talleres
4 personas
Explicar la exposición
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Guiar las segundas visitas
3 personas
Coordinar los segundos talleres
4 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Coordinar a los ponentes
2 personas
Coordinar las actuaciones
3 personas
Gestionar micrófonos
Gestionar la iluminación durante el programa
Servir bebidas por la noche
3 personas
Guiar la última visita
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Empaquetar los objetos de exposición de forma segura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Recopilar material fotográfico y de vídeo
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Archivar la información de los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Puestos de mercadocant. 6
Mesas plegablescant. 16
Sillas plegablescant. 90
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 16
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 10
Termoscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías externascant. 6
Portátilcant. 2
Pantalla de presentación

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnalda de lucescant. 6
Linternascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Carteles históricoscant. 20
Paneles fotográficoscant. 12
Paneles informativoscant. 10
Carteles direccionalescant. 14
Pizarrascant. 6
Decoración de mesacant. 16
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
bandejascant. 8
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Abrebotellascant. 4
Fregaderoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Bolsas de basuracant. 100
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Toallas de papelcant. 12
Papel higiénicocant. 48
Toallitas desinfectantescant. 8
Papel de cocinacant. 12
Limpiador multiusoscant. 4
Lavavajillascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y los permisos antes de publicar el evento. Deja al menos 4 semanas para corregir horarios, confirmar proveedores y preparar los folletos.
Asigna responsables por actividad, no solo por zona. Los guías, monitores y voluntarios deben recibir instrucciones concretas y su turno confirmado al menos 7 días antes.
No esperes a la víspera para preparar la ruta. Imprime los mapas, las listas de inscripción y las identificaciones con 2 o 3 días de margen, y guarda copias adicionales en recepción.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas. Confirma las cantidades con el proveedor entre 3 y 5 días antes y revisa la compra el día anterior.
Haz un montaje técnico completo antes de abrir: carpas, puestos, recepción, mesas, sillas, micrófonos, altavoces y cables. Reserva como mínimo 2 horas para probar el sonido y despejar los recorridos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de patrimonio?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, proveedores y voluntarios suelen necesitar más tiempo que la decoración; deja la última semana para confirmaciones, impresión y compras.
¿Cuándo hay que confirmar el catering de un festival patrimonial?: Confirma las cantidades entre 3 y 5 días antes, cuando las inscripciones estén actualizadas. Incluye las preferencias dietéticas y añade un pequeño margen para cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un festival de patrimonio?: Reserva al menos 2 horas para carpas, puestos, recepción, mesas, sillas y señalización. Si hay micrófonos, altavoces y pantalla, prueba todo con 60 minutos adicionales antes de la llegada del público.
¿Cuándo se deben imprimir los folletos y mapas del programa?: Imprímelos entre 2 y 3 días antes, después de cerrar horarios y rutas. Prepara también copias extra de las listas de inscripción y mapas para recepción, guías y monitores.

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