Erfgoedfestival organiseren: checklist en planning
Een erfgoedfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je moet rondleidingen, workshops, ontvangst, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie, vergunningen en veiligheidsplan en werk daarna toe naar leveranciers, vrijwilligers en publieksinformatie. In de laatste week draait alles om aantallen, routekaarten, naambadges, folders en een duidelijke indeling van tenten, marktkramen en ontvangstbalie. Met deze checklist houd je de volgorde en de praktische details bij elkaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programmaonderdelen vastleggen
3 personen
Vergunningen controleren
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Leveranciers reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online evenement publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programmafolders ontwerpen
2 personen
Programmafolders laten drukken
Routekaarten voorbereiden
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Inschrijflijsten printen
Rondleiders instrueren
2 personen
Workshopbegeleiders instrueren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Tent en marktkramen plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Infoborden plaatsen
2 personen
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Expositietafels inrichten
3 personen
Exponaten veilig opstellen
3 personen
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Eerste rondleidingen begeleiden
3 personen
Eerste workshops begeleiden
4 personen
Expositie toelichten
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tweede rondleidingen begeleiden
3 personen
Tweede workshops begeleiden
4 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Microfoons beheren
Licht tijdens programma bedienen
Avonddranken serveren
3 personen
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Exponaten veilig verpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Foto- en videomateriaal verzamelen
Bedankberichten versturen
2 personen
Deelnemersinformatie archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Marktkramenaantal 6
- Klaptafelsaantal 16
- Klapstoelenaantal 90
- Barkrukkenaantal 8
- Tafelkledenaantal 16
- Kapstokkenaantal 3
- Afzetpalenaantal 12
Servies
- Herbruikbare glazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 10
- Thermoskannenaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonstatievenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Laptopaantal 2
- Presentatiescherm
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Snoerverlichtingaantal 6
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Historische affichesaantal 20
- Fotopanelenaantal 12
- Informatiebordenaantal 10
- Pijlbordenaantal 14
- Krijtbordenaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 16
- Naambadgesaantal 120
- Badgehoudersaantal 120
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- dienbladenaantal 8
- Waterkokersaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Flessenopenersaantal 4
- Afwasbakkenaantal 4
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalzakkenaantal 100
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Papieren handdoekenaantal 12
- Toiletpapieraantal 48
- Desinfecterende doekjesaantal 8
- Keukenpapieraantal 12
- Allesreinigeraantal 4
- Afwasmiddelaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg programmaonderdelen, rondleidingen en workshops eerst vast voordat je vrijwilligers indeelt. Geef iedere begeleider uiterlijk een week vooraf een programma, route en starttijd.
- Controleer vergunningen en het veiligheidsplan vroeg in de voorbereiding, zeker als je partytenten, marktkramen, afzetpalen en extra verlichting nodig hebt. Plan ook een korte veiligheidsinstructie voor alle vrijwilligers.
- Bevestig cateringhoeveelheden nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Tel servies, herbruikbare glazen, koffiekopjes en besteksets apart en reserveer extra thermoskannen voor piekmomenten.
- Test geluid en presentatie minstens één keer op locatie. Controleer draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlengsnoeren en stekkerdozen; leg daarnaast powerbanks en zaklampen klaar voor de afbouw.
- Richt de ontvangstbalie in voordat bezoekers arriveren. Leg inschrijflijsten, naambadges, routekaarten en programmafolders op volgorde klaar en gebruik afzetpalen of duidelijke bewegwijzering om de looproute te sturen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een erfgoedfestival organiseren?
- Start bij voorkeur 12 tot 16 weken voor de festivaldag. Regel in de eerste 2 weken de datum, locatie, vergunningen en hoofdonderdelen van het programma; daarna volgen leveranciers, vrijwilligers en publiekscommunicatie.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een erfgoedfestival?
- Maak per gelijktijdig programmaonderdeel minimaal 1 begeleider vrij en plan daarnaast 2 tot 3 mensen voor ontvangst, publieksvragen en praktische ondersteuning. Voeg bij meerdere locaties minstens 1 aanspreekpunt per locatie toe.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen en publiceer ik het erfgoedfestival online?
- Publiceer het evenement ongeveer 8 weken vooraf en verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programmaonderdelen vaststaan. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen doorlopend en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 1 week voor het festival.
- Wat moet ik een week voor een erfgoedfestival controleren?
- Controleer dan de definitieve bezoekersaantallen, catering, vrijwilligersindeling, routekaarten, naambadges en programmafolders. Test ook de microfoons en luidsprekers en bevestig opnieuw de levertijden van tenten, marktkramen en andere gehuurde materialen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!